助理文秘培训手册系列之八

文章作者 100test 发表时间 2007:05:28 11:26:14
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三、 会议管理技巧
　　每一位秘书/助理人员都能成为安排会议与活动的专家。
　　了解会议/活动的宗旨与目的
　　设计流程（控制人、事、时、地、物）
　　执行与协调
　　检讨与跟催
　　
　　1、 会议（活动）的种类
　　(1) 以性质分
　　定期/不定期、例行会议、公司内部会议、经销商会议、会员会议
　　(2) 以功能分
　　解决问题/讨论会、教育训练、准备资讯、收集资讯、动脑会议、沟通感情

　　(3) 以人数分
　　5人—10人 小型会议
　　50人—100人 中型会议
　　100人—500人 大型会议
　　500人以上 超大型会议
　　(4) 以地域分（开会的地点）
　　公司内召开
　　在国内召开
　　在外国召开
　　
　　时间进度表/职责分配表（范例）
　　会议/活动名称：
　　会议/活动性质：200人国际性科技研讨会（国外100人，国内100人）
　　开会/活动日期：1994年11月15日-19日
　　2月底以前：
　　成立筹备委员会及秘书处
　　设定主题
　　邀请VIP讲者
　　宣传、工作开始
　　─海报
　　─通告
　　经费筹募开始
　　接洽饭店/餐饮/交通
　　勘察场地
　　3月-6月：
　　宣传工作
　　经费筹募/制定预算
　　发出海报/通告
　　接受报名
　　确定参与VIP
　　论文审核
　　决定初步议程
　　与协力厂商签约
　　设定翻译者/节目主持人
　　7月-10月
　　宣传工作
　　经费/预算控制
　　制作最后确定议程/节目
　　继续接受报名
　　制作论文搞要集
　　决定场地布置细节与视听设备需求
　　制作现场所需工作检索明细
　　与协力厂商确认细节
　　确定一切VIP安排
　　11月1日-14日
　　确定一切细节
　　做好确认工夫
　　沙盘演练