助理文秘培训手册系列之三

文章作者 100test 发表时间 2007:05:28 11:26:27
来源 100Test.Com百考试题网


对于同事,秘书要建立融洽相处的人际关系,业务才能顺利推展;对于属下者,也需要好的人际关系,才能使上下人脉和谐,必能在对外处理业务时,和气待人,考虑周到,圆满达成任务。
  (1) 认明秘书并非具“特别身分”
  秘书比其他部门的同事,更容易接受情报或听到机密事项,这也是造成秘书微妙立场的主因。有时,在会议室里倒茶时,就会得知人事调动的消息;或听到董事长的出差是为了洽谈与对方业务合作的话题等,诸如此类的情报,所以,常给其他部门的人,有种特殊身份的印象。即使,秘书也以“特殊”为荣,就很难在公司里博得人缘。
  (2) 博得人们的信任
  秘书对于传遁上司的讯息、指示、或普通职员的心声,都应明确传达,以完成疏通管道的任务。这些表现,久而久之就能取得公司机构里里外外、上上下下所有人的信任。
  另外,关于秘书人际关系的技巧,可分对内对外两方面,现分别列举如下:
  对内:
  与上司的人际关系:
  ──熟悉上司的个性及家庭
  ──熟悉上司的交际圈
  ──勿拘泥于前任上司的处事习惯
  对秘书同事间的人际关系:
  ──不该有优越感
  ──互相保持和谐的关系
  ──在业务上互相帮助
  ──多注意上司的业务内容与人际关系,以便增进沟通
  对属下的人际关系:
  ──多照顾属下
  ──多伸出援助之手
  ──传达属下的心声
  对待客户及业务相关的单位:
  ──诚实无欺
  ──努力维持长久的人际关系
  ──秘书受客户私人缴请时,不论是否接受邀约,都应事前向上属报告,以尊重上司。
  4、 资质
  秘书的资质,可决定秘书工作的品质。一位主管,当然需要一位开朗、负责、可靠的秘书。虽然资质意为“天生之才能”;但秘书的资质则要求对天生之才能再加以训练。换句话说,秘书的资质,并非可速成造就或者完全靠天生的,而是需要长时期的训练与培养的。秘书需要不断地反省自己,找出缺点,并予以更正,以臻完美。
  秘书的资质可分下列十项,由T形图来表示,分成左右两边各五项,左边代表对事,右边代表对人。此T形图可列表如下:
  秘书十大特质
  A对事
  准确性
  好判断力
  工作效率
  机智性
  主动性 B对人
  考虑周到
  圆滑性
  谨慎性
  责任感
  客观性

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