1. 确认产品受限物质的范围、种类、及限制值
禁用物质管理的第一个步骤就是要评估公司的产品及销售市场、确认受限物质的范围、种类、及限制值等。不同的国家、对不同的有害物质有不同的规范。而为了符合各个国家不同的指令以及绿色行销的企业形象，绝大部份国际大厂都制定了较法规更严格的限制标准，而且限制的项目更多。RoHS指令只限定6项，绝大部份国际大厂都是在18项以上。RoHS规定是1000或100 ppm，国际大厂也都比这些规定要低很多，部份甚至完全禁止。所以建立绿色电子供应炼的第一大步骤是评估您的的产品及客户要求，确认您受限物质的范围、种类、及限制值等。
2. 成立公司绿色项目小组
禁用物质管理的第二个步骤就是要成立乙项目小组、专门负责禁用物质管理的所有事项。而现今绝大部份国际买家，在评估供货商时，也都会要求供货商指定一禁用物质代表经理人、负责所有联系及执行。禁用物质管理的推动、需要公司许多部门、如研发、采购、生管、及品保等单位的协力配合，所以高层主管的支持是推动禁用物质管理的成败关键。
3. 制定公司的RoHS方针和程序
该禁用物质管理项目小组的第一个工作就是、发展出公司的禁用物质管理的方针和程序。禁用物质管理方针的内容可以只是简单的一个公司使命宣言、阐明公司推动绿色管理的决心。而禁用物质管理程序的内容、则必须详尽的规定受限的物质及其限制值等，并有具体的执行计划。如果没有类似的禁用物质管理的方针和程序，国外买家可能会认为公司没有推动绿色管理的计划，而将您列为不合格的供货商。
4. 透过第三方检测报告、确认所购物料均符合公司的绿色要求
执行禁用物质管理的基本步骤就是绿色采购、要确认所采用的零部件及物料等、均不含超出公司标准的禁用物质。在选用零部件前，应先请供货商将其样品、送交至认可的第三方实验室检测。当送样核可时、要求供货商检具检测报告、不含禁用物质宣告文件、及材料申告书等证明文件，才可予以认可。
在禁用物质管理上一个逐渐浮现的问题是、如何审查供货商所提交之检测报告、确认其产品符合法令的规定。许多供货商为了降低测试成本，经常会不依照均质材料的要求进行检测，或者是实验室采用了不适当的检测方法或设备，而一份无效的测试报告可能就让您的产品含有禁用的化学物质。所以、审查检测报告是日益重要的一个工作。
5. 审核自身和供货商的生产管理系统
测试只是一个对已发生问题的检测手段，不能解决问题。而唯一能实际防范问题发生之预防措施、就是要有一套禁用物质管理系统。您需要实地去工厂做系统评估、依据禁用物质管理的要求，评估供货商生产管理系统的完整性与有效性。如果发现管理系统有任何缺失，应立即要求供货商改善、提升品管能力。
6. 建立供应链之材料申报标准作业程序
下一个禁用物质管理的重要工作是、汇整您产品的材料成份报告。为了有害物质管理、以及许多国家对标示产品成分的要求，您需要搜集您所使用之原物料及零部件的材料成份，并将其汇整成一份产品材料成份报告。而废弃电子电器产品指令 (WEEE)也要求供货商提出可回收材料说明，并制定有具体回收目标，以降低天然资源的浪费。
汇整的材料成份的方法可以有很多种做法，视您原物料及供货商数目之大小，由最简单的问卷方式、Excel的表格、特别开发的客制程序、到复杂的数据库等等，您可选择一个最适合贵公司的做法。
7. 设立物料检验机制
虽然原始零部件承认时已要求测试，量货进料时的抽检、仍是不可省略的一个品管动作。适当的检测设备、以及训练合格的工程师，是执行物料检验必要的投资。如果考虑公司资源运用、以及整体管理风险的考量，委托专业检测单位代为执行、也是一个比较经济可行的解决方案。
8. 制定来料、半成品、及成品的抽验计划
因为产品所使用的每一个材料、都可能会由于厂商蓄意添加或是人为疏失等因素，而含有法规禁止的有毒化学物质。而如果要对每一批材料进行检验、将是非常昂贵而且不切实际的做法。所以，您需要依据零部件可能含有禁用物质的风险高低，制定一套抽验计划。
另外、禁用物质也有可能是于生产过程中、由于设计变更、投错物料、多个备份供货商供料、或是制程污染等因素、而掺杂到产品中，所以半成品及成品也应该有适当的抽验计划。
9. 将所有的管控措施及结果整理成记录文件
目前RoHS的法规要求、制造商需要提出适当的技术文件、证明自己的产品不含法令禁止的有害物质。所以、您需要依材料清单的内容，就每一个零部件、逐项整理其检测报告、供货商不含禁用物质宣告文件、及材料申告书等证明文件，确认所有零部件的左证资料都完整。再加上供货商生产管理系统审核报告，以及成品的抽验结果等、整理成乙份技术文件，证明产品不含有禁用物质，而且其佐证资料都完整齐备，提供客户及欧盟海关查询。
10. 检讨及改善
品质是无法完美的，需要不断地检讨及改进。上述的管理流程、也需要比照Plan – Do – Check – Action 的原则，发掘缺失、持续改善。
最后、有害物质限用指令(RoHS)所代表的是，各国政府已逐渐重视科技所带来的生态影响，而环保要求已直接影响产品的制造技术，所以可以称之为科技业的绿色革命。制造商及供货商将被迫提升产品的制造技术，无法跟上要求的业者，将会被淘汰出局。而规划整体的因应方案、也需要时间，所以要及早准备，千万不要心存侥幸，一昧观望，而延误了准备的工作，因而对公司营运造成影响。