一、业务善后函 当出口方提交整套装运单据后，业务就进入了善后阶段。如果买方或开证行对单据没有提出异议，说明出口方已得到买方或开证行的付款保证。进口方在目的港接受货物后，本笔交易即为顺利完成。但如果买方或开证行认为货物与单证不一致，就会拒付。收到拒付通知后，出口方首先要确定拒付原因，与银行相互配合，做好应变工作，共同把无法正常收汇的风险和损失降至最低点。同时迅速与买方联络，寻求解决办法，尽量说服买方接受货物。 在善后阶段，业务员通常就本笔业务的相关情况与客户进行交流，这就是业务善后函。善后函的作用是总结经验、吸取教训、增进友谊、有利于今后的业务发展。根据业务发展情况的不同，善后函可分为两大类： 1．买方或开证行接受单据后的善后处理 出口方可以感谢对方所作的努力，对增进双方的了解表示高兴；也可以展望未来，希望能继续扩大合作，收到更多的订单，或借此推荐新产品等。例如： We are glad to know that the issuing bank has honored our draft against L/C No.AB001234.We hope this deal will be the basis of the further development of our business relationships. We can ensure that you will find the goods shipped to your entire satisfaction .We are looking forward to your repeat orders.
2．遭到买方或开证行拒付时的善后处理
1．买方或开证行接受单据后的善后处理 2．遭到买方或开证行拒付时的善后处理 在业务中，遭到买方或开证行拒付是经常遇到的事情。遇到此类问题，首先应与进口商联系，弄清每一笔拒付的背景情况，对症下药。 对于开证行的拒付（有理拒付和无理拒付），应具体分析，采取对策。如，货物出现品质差异或单据出现不符点时，要针对问题，积极采取措施或配合银行修改单据，挽回损失。再如，买方或开证行为了拖延付款时间好进行验货或者为了要求降价而提出拒付，这时，一要据理力争，二要随时关注货物和进口商的动向。如拒付是由于进口商对货物不满意或出口方原因引起的，可适当让步；如拒付确属进口方损害了出口方的利益，除了与银行联系反驳事宜以外，还要向船公司了解进口商是否已借单提货。如果已经提货，收款就有可能了，因为，提单被拿去提货，开证行已无法退回全套单据，只能全额付款。对于一些明显超出处理时限的拒付可以不予理会，许多不符点都是拖延付款时间而已，所以遇到拒付时，不要先否定自己，更不要因为害怕收不到货款而草率同意降价要求。 业务中遭到拒付时，出口方处于极为不利的地位，这时，语气应当诚恳、委婉，并且具有说服力，以赢得买方的谅解，比如回顾双方以往的愉快合作等。重要的是应当强调单证不符点是细微的，并不影响货物的品质，不会给进口方的利益造成损害。例如： We feel deeply sorry for the mistake in our negotiation documents ,which is made as a result of our clerk’s carelessness. We really hope this incident will not affect negatively our friendly cooperation. We can guarantee that the quality of the goods is exactly in line with the stipulations of the relative contract. Since our goods have been shipped on time ,would you be kind to make the payment through your bank? You may rest assured that such a mistake will never occur again. 当然，有时作出一些具体的让步，如适当减价，也是必要和明智的。 二、违约的处理 在出口合同履行过程中，如因买方违约，致使卖方遭受损失，卖方可根据不同对象、不同原因以及损失程度，实事求是地向买方提出索赔。如因卖方违约引起买方索赔的情况，则应仔细地审核买方提供的单证和出证机构的合法性，做好品质、包装、储存、备货、运输等各个环节的调查研究，把单证材料和实际情况结合起来，查清货物损失的环节、原因，分清责任，合理确定损失程度、金额和赔付办法。 无论货物是否投保，损失原因怎样，都应先向承运人索偿。如果不是船方原因，它会拒绝偿付。这时，再向保险人索偿。保险公司在处理索赔时，一般都要求提供投保人与承运人的往来函件副本作为支持索赔的文件。