秘书考试资格认定：秘书机构概述秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2008:12:30 19:17:53
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　　一、秘书机构的概念
　　根据现代行政组织理论，所谓社会组织，即按照一定目标、任务和形式建立起来的，经过不同部门的分工协作，以及不同层次的权利操作和责任划分，合理协调内部人群活动的社会集团。机构则指组织内部所设的部门，从属于社会组织。从社会学、系统论角度，秘书机构与社会组织是不同的概念，其逻辑关系为包含与被包含的关系。
　　由此可知，秘书机构从属于社会组织，它既具有社会组织的性质和特点，也具有秘书机构自身的性质和特点。那么，究竟什么是秘书机构？秘书机构有哪些性质和特点？秘书机构与社会组织有何关系？这些都是秘书机构的研究，首先必须弄清楚的问题。
　　对于秘书机构的概念，秘书学界意见不一，分歧较大，主要有：一是将秘书机构等同组织内部的职能部门（业务部门）；二是认为秘书机构就是组织内部的办公室(厅)。
　　我们认为，秘书机构 是各级各类领导机关、单位组织的综合办事机构，它隶属于领导机关不在领导机关内为领导工作和单位日常运转提供公务服务。办公厅、办公室、秘书处、秘书科等均属于秘书机构，有些调研室、研究室、政务处、政工科、综合处也是秘书机构。
　　除了组织的常设性秘书机构外，还有一些根据需要而设的临时性秘书机构，如大型庆典活动、党代会、人民代表大会、政协会议等有大量的筹备、组织、办公事务需要秘书机构操办。　　
　　二、秘书机构的性质
　　社会行政组织可分为领导机构、职能机构、辅助机构、咨询机构和派出机构。其中的辅助机构(或幕僚机构)，又分为全面辅助机构和局部辅助机构。秘书机构为全面辅助机构。其主要任务，就是直接辅助领导者和全面处理社会组织（机关单位）的各项日常工作，使领导者集中时间与精力，思考、处理重大问题。我国的秘书机构，是各类、各级社会组织（机关单位）的特殊办事部门。其不同于一般的职能部门（业务部门）和综合职能部门，有着特殊的地位、性质和作用。秘书机构的特殊地位，决定着它的辅助性质：
　　(1) 辅佐而无权力。权力机构，即具有决策权与指挥权的领导部门；秘书机构，仅承担着辅助性的工作，法律上无任何权力。
　　（2) 办事而无职能。职能机构，即某项业务的执行部门，可以独立行使所辖范围内的职权；秘书机构，只能处理相关事务性工作，起着助人成事的作用。
　　(3) 协调而无统辖。领导部门和职能部门，可以依据各自的权限，管辖下级组织；秘书机构，只对同级组织负责；与下级组织，只是指导与被指导的业务关系，无管辖之权。
　　在社会组织中，秘书机构的特殊地位和辅助性质的特点：
　　1、辅助功能的综合性
　　秘书机构是社会组织内的全面辅助部门，其辅助功能的综合性具体表现为：既要发挥参谋助手作用、沟通协调作用、督促检查作用，还要发挥“窗口”、“门面”作用。这些作用的发挥，一般都具有全面性和全局性。这是其他机构所不具有的。
　　2、所处位置的中枢性
　　所谓中枢机构，即在决策管理系统中起主导作用，在一级组织中能够统揽一切的部门。秘书机构不是中枢机构，但最贴近中枢机构，辅助着中枢机构行使职权。如辅助决策、拟制计划、传达指令、组织协调、督促检查等。这也是其他机构所不具有的。
　　3、组织关系的封闭性
　　所谓组织关系的封闭性，即秘书机构只接受本级部门的领导，直接对本级领导部门负责。秘书机构在其公务活动中，必然要与上级的、同级的和下级的组织或机构发生组织（配合）关系，即使与上级秘书机构或下级秘书机构之间，它们仅仅是工作、业务上的指导与被指导关系，并无隶属关系；而上、下级职能部门之间，则存在着领导与被领导的隶属关系。
　　三、秘书机构的职能
　　秘书机构的基本职能对于不同行业、不同层次的秘书部门来说可能具有不同的侧重点。而且，随着工作任务、外在形势、领导意图的变化，秘书机构的基本职能也可以相互转换，或拓宽这个职能，或压缩那个职能。但总的来说，秘书工作机构的基本职能包括以下几个方面：
　　1、后勤保障
　　后勤保障是秘书工作机构的传统职能之一。早在1951年召开的第一届秘书长会议上，周恩来总理就明确提出“掌管事务”是秘书长和不设秘书长的办公厅主任的两大工作系列之一。
　　在秘书工作机构中，后勤保障的工作范围很宽，包括财务管理、物资设备管理、房产管理、环境管理、车辆管理、职工生活管理等工作，要花费相当多的人力、物力和财力。因此，秘书工作机构要充分重视后勤保障工作的重要意义，只有管理好了各种事务性工作，才能确保各项政务性工作的开展。在实际工作中，秘书工作机构要转换机制、理顺关系，提高管理效率，可以适当实现部分后勤工作社会化，确保后勤工作的效率和效益。
　　2、办理文书
　　文书是指能表达某种意思，用于处理各种事务、并且有一定体式的书面文字材料。文书按照事务的性质分类，可分为公务文书和私人文书。文书工作是秘书工作的重要组成部分，主要是指秘书人员或其他专职人员通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理和保管的过程。
　　办理文书是秘书工作机构的传统职能之一。秘书工作显著的文牍性特点，主要就集中在文书办理工作上。文书工作的基本任务是准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手。
　　3、信息管理
　　秘书工作中的信息管理是指秘书获取、加工、传递、存储和利用信息的一系列活动。
　　秘书工作机构既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心。1985年，第一届全国秘书长、办公厅主任座谈会中，第一次明确向秘书工作机构提出，要对领导发挥“提供信息作用”，而且“信息的收集要充分，传递要迅速，处理要准确，反馈要及时”，从而开辟了秘书工作机构信息管理工作的新时代。因此，现在，秘书工作机构的信息管理工作不仅包括以前的编写、传递简报，还包括全方位、全过程的信息处理工作。信息管理解决了多年来领导了解外部情况主要靠内参的薄弱环节，对于辅助领导正确决策，协助领导科学管理，具有重要的意义和作用。
　　4、督促检查
　　督促检查，简称督查，是领导决策得以实施的重要保障，也是秘书工作机构一个主要职能。一般来说，实施科学领导应完成“科学预测——正确决策——督促实施——信息反馈——二次决策”等领导行为过程。督查则是整个领导行为的一个关键环节。如果督查工作做得不好，必然影响领导效率，使决策难以奏效，发挥实际作用。
　　 督查是代表或受领导委托进行的，与其他监察、纪委、审计、政法等部门办案不同，应着重围绕中心工作的全局，抓大事、抓重点，举一反三，扩大效果，而不能代替上述部门的工作。由于秘书工作机构的人力、精力是有限的，应该注意将督查工作与调查工作、信息工作、信访工作结合起来，以便集中取得成效。
　　5、综合协调
　　协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。简而言之，协调就是使工作中有关各方同心协力、配合适度，从而减少摩擦、增加效益。
　　 综合协调工作，在秘书工作机构中占有重要地位，是一项重要的秘书工作。综合协调在工作中一定要讲究方法、注意方式，根据时机、场合、人员、问题的不同进行综合分析，做出最佳选择。来源于百考试题
　　6、“不管部”职能
　　根据“三服务”的宗旨，秘书机构为领导拾遗补缺，消灭领导领域的工作空白点是其义不容辞的责任。1990年全国秘书长座谈会上，中央主要领导同志指出：办公厅是个“不管部，许多交不到具体部门承办的事情，都可以交给办公厅去办。”这就更为明确地赋予秘书部门以“不管部”的职能。
　　秘书部门的“不管部”职能，是由秘书机构的宗旨、性质、地位所决定的。秘书部门位居领导近身，是领导的左右手，领导自然会把那些无人专管的事情交给秘书部门去处理。“不管部”的事务是“有限无穷”的。有限是指它不能超越本级领导的职责范围，不应代替其他职能部门的职权范围，无穷是指具体的事务可大可小，可能很多，秘书应当把它视为自己份内之事，不应看成额外负担。 F8F8"