秘书收文处理程序：文件的传阅秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2009:02:11 18:01:25
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　　文件传阅，是指将公司收进的非办理性文件，按特定的范围，组织有关人员进行阅读，借以学习、了解有关方面的工作情况。这一工作通由秘书人员负责组织。主要方法是逐人送阅，即由秘书人员统一管理，各传阅对象在收退文件时，都直接与秘书人员发生联系。第一个人阅完后，直接退还秘书人员，再由秘书人员送给第二个人，第二个人阅完后再退还，再送给第三个人，依次，直到传完为止。这种传阅方法好处很多，第一，可以有效地控制文件，掌握文件的去处；第二，可以避免文件丢失、乱丢和积压等问题发生；第三，可以随时合理地调整阅文次序，加强阅文周转速度。
　　除上述传阅方法外，有条件的公司应建立专门的阅读室，由文书工作人员进行管理，有关阅读对象尽量到阅读室阅读文件。可以减少往返传递的时间和手续，提高阅文效率，安全保密，应提倡这种方法。
　　传阅表式样：
　　文件名称 空格
　　时间 空格 送阅对象 空格
　　送阅对象
　　签名
　　备注
　　做好传阅工作，秘书人员应切实注意以下几点：
　　*合理调度，分清主次。组织传阅的原则是急用先看，先送给公司的上司、主管负责人和主管业务部门阅读，再送其他人员。如遇无暇阅读的对象，应适当灵活调整阅文次序。在文件较多的情况下，可分头传送以使需要阅知的对象及早看到文件。
　　*急件、密件，单独处理。尤其是对特急件和绝密件，要减少中间环节，以免误时误事或发生失密。
　　*严格范围，认真管理。无论是采取逐人送阅还是阅文室阅读都必须严格执行关于文件阅读范围的规定，既不能随意扩大也不能缩小，发至谁的文件，阅读到谁。 F8F8"