秘书收文处理程序:文件的登记秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2009:02:11 18:01:31
来源 100Test.Com百考试题网


  收文经过签收、拆封之后,需要进行逐件登记。对收文进行登记,一是便于管理和保护文件,防止丢失和积压;二是便于检索文件及检查文件的运行与督察情况;三是便于统计文件的数量、运转周期和进行督察工作;四是可以作为核对与交接文件的凭据。
  通常收文登记应包括以下几项主要内容:
  *收文日期
  *收文编号
  *来文企业
  *文件密级、缓急程度
  *文件标题或内容摘要
  *份数、附件
  *处理情况
  特别提醒:
  *收文登记的应确定,哪些文件必须登记,哪些文件可以不登记,这是登记工作首先应弄清的问题。如果见文就登,不仅耗费大量的时间和精力,还会影响到正常的工作。
  *同时应确定在收文登记簿写明的主要内容。这些内容应根据公司工作的实际需要来确定,繁简得当,不超出需要限度。如登记内容过多过细,会费时费力,造成不应有的消耗。反之,过于简单,缺少某些必要的内容,则说不明问题,起不到登记应有的作用。
  1)登记方式
  *簿式登记。即采用事先装订成册,并且一页纸可以登记数个文件的登记。
  *按时间先后顺序依次编号登记。这种方式易于查找,便于保存,好处很多。
  收文登记簿式样:
  日期:空格 编号:空格
  来文企业:
  缓急:空格 份数:空格
  处理情况:
  备注:   
  *卡片式登记。卡片式登记是使用单张卡片进行登记。一般情况下,每张卡片登记一份文件,必要时也可登记一组文件。这种登记方式的项目较为详细,便于对文件进行灵活的分类排队,方便使用,事后也还可根据需要集中装订。其缺点是不易查找,不便管理,稍有不慎,容易丢失或抽乱。来源于百考试题
  卡片式登记式样:
  来文企业:
  缓急:空格 份数:空格
  文件名称:
  处理情况:
  备注:   
  *联单式登记。是用装订成册的三联单,采取一次复写的方式进行登记。考\试大\登记部门和负责部门可分别留存一份联单,文件本身附一份联单。这种方式可以减少重复登记,提高处理效率。
  联单式登记式样:
  来文部门:空格 收文编号:空格
  文件标题:
  分送情况:空格 负责人:空格
  处理情况:空格 备注: 空格   
  特别提醒:**对秘书来说,无论采取哪一种登记方式,都应力求达到及时、准确、手续简便,易于查找和利于统计文件等要求。
  2)登记工作注意事项
  *登记字迹要工整清楚,不仅自己能辨认,别人也能看懂,便于查找。
  *登记项目要逐格填写,不随意取舍。
  *登记标题要完整,不能随意简化。如来文没有标题,可根据文件内容简明确切地摘要其内容。
  *对于专门性质或绝密文件,要专门登记,以利于做好保密工作和督察工作。
  *登记后的文件,应在首页右上角写好收文备注(包括收文人、收文编号和收文日期等),防止丢失。 F8F8"

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