秘书的沟通与协调工作:协调的范围与方法秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2009:02:11 18:01:37
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(一)、对上关系的协调
对上关系协调是指组织对其上级领导人和领导部门的协调。这个过程往往通过正确贯彻上级的政策、指示,全面领会领导意图,局部利益与整体利益保持高度的一致性,不折不扣地完成上级下达的工作计划和工作布置,并及时地汇报执行情况等组织行动来实现。秘书要在上级与本单位之间做好沟通工作,既要促进本单位正确、及时地贯彻落实领导的意图,又要促进上级及时、全面地了解本单位的实际情况,从而促进本单位与上级保持一致,协调运转。
对上关系协调的方法主要有以下一些:
1.及时发现问题
发现问题是解决问题的关键。秘书人员是领导的贴身助手和参谋,在本部门和上级的关系中处于重要位置,一旦发生某些不够协调的现象,应能敏锐地从文书往来和领导的言谈举止中及时发现问题。发现问题后,要及时向领导汇报,并积极采取相应的协调措施。
2.解决问题的方法
和上级领导部门的关系,与其他的关系相比具有一定的特殊性,解决方法也应与之相适应,没有公式化的程序,而是根据情况不同、问题的性质和大小而采取相应的办法。大体上说,可采取以下几种方法:
(1)自查:
就是检查本部门自身是否全面领会了上级领导的意图;是否贯彻上级部门的政策精神;是否局部利益服从整体利益;是否在各个方面与上级领导保持了一致;是否完成了上级部署的各项工作;是否符合标准等。
(2)整改:
一般而言,如果本部门的工作符合上级部门的要求,得到领导的肯定、认同,就不会产生不和谐的现象。但如果在自查中发现有与上级要求不一致的地方,那就应该加以整顿、改进,已纠正偏差。
(3)积极请示:
在贯彻执行上级的工作要求时,会遇到各种不同的情况,这些上级在布置工作时未必都能考虑得尽善尽美。遇到这种情况下级部门不宜擅自决定,而应多请示,请领导对难以解决的问题予以定夺,以便把工作搞好。
(4)主动汇报:
将本部门的工作安排和进展情况、所遇到的问题等主动向上级部门汇报。这一方面能使上级全面了解本部门的实际情况,便于作出正确的判断、适当的决策;另一方面的体现了下级对上级领导部门的充分尊重。
在协调工作中应注意:
(1)维护领导成员的威信和形象。
秘书人员维护领导成员的威信,主要是从工作的角度出发,即使秘书本人因此受到误解和委屈,也要泰然处之。考\试大\在工作中,只能为领导补台,不能拆台。秘书人员一定要尊重领导,积极配合领导工作。当领导有某些疏漏和不足时,要积极采取补救措施,消除影响,同时要注意维护领导的自尊心。每个人都有其自尊的一面,领导者也不例外,秘书人员给领导提意见和建议一定要注意场合。
(2)维护领导层内部的团结。
维护本单位领导层的团结,事关本单位内部的稳定和有效运转,这是每个秘书人员义不容辞的责任。秘书人员作为领导的参谋和助手,经常活动与领导成员之间,并在领导层和下属机构之间起着沟通信息、处理信息的作用,因此掌握的情况比较多,也比较深入。反映情况转达意见时要讲究方式方法,不利于团结的话、闲话、气话不要说。发现领导之间有误会,应寻找适当的机会帮助澄清问题,化解矛盾。切不可挑拨是非,将问题复杂化。秘书应请示汇报工作,应严格按照领导成员职责分工进行,有分管领导就找分管领导,不越级请示。涉及全局问题,要请主要领导人裁定,并通报其他领导成员。
(二)、对下关系协调
对下关系协调是指上级机关工作过程中,充分考虑了下级的实际情况,倾听下级的意见和要求,科学地制定决策,并有效地将组织决策意图贯彻到下级各执行单位,使之自觉地协调运转,积极为实现组织目标而努力工作。
就秘书工作而言,对下级关系协调过程中,主要采取:
(1)在领导形成决策之前,深入基层调查研究,征求各方面的意见和建议,使决策建立在全面了解情况、充分代表群众的根本利益的基础上;
(2)在决策者执行中,如果发现决策方案的疏漏和偏差、或者是发现执行单位的实际困难,应及时传递给领导,使领导者作及时的必要的调整。当下级单位对领导决策意图尚未全面充分的理解时,秘书有责任向其宣传领导意图,提高其执行决策的主动性和积极性;
(3)在决策执行告一段落的考核评估和总结表彰工作中,秘书部门一方面要给下级单位的自我检查和总结给与必要的帮助,另一方面要协助领导以工作计划为依据,制定切实可行、具体明确的考核标准和评估办法。在对下关系的协调事务中,秘书既要参与决策全过程中的协调工作,又要在自身的工作事务中,全面深入地观察、分析和解决问题避免失调现象。化解矛盾,保持与下级关系的协调。
对下关系协调的常用方法有:
(1)面商协调法:
对不涉及多方,或者虽然涉及多方但不适宜或者不必要以会议方式协调的问题,可以用面商的形式。面商方式比较灵活,可以是代表组织意见的正式谈话,也可以是个人之间的谈心和交流。可根据不同需要灵活处理。
(2)磋商式协调法:
协调者以平等的身份、商量的态度、探讨的口气发表自己的意见,征求对方的看法,共同寻求解决问题的最佳办法,达到协调的目的。在重大问题未决策前,上下级之间、平行级之间、部门之间,为了达成某种协议,可以采用磋商式协调。
(3)建议式协调法:
协调者以平等的身份、建议的态度、谦虚的语言,将自己的意见转告给对方,提请对方选择采用,以达到协调的目的。而不是要求对方去做什么,更不是指示别人做什么和怎么做。平行关系、无隶属关系的单位之间及上级机关的某部门与下级单位之间,往往采用建议式协调。这种协调不具有强制性和约束力,但具有一定的影响力,有助于解决问题。
秘书对下关系协调时应注意:
(1)严守本分不擅权越位。
这是因为秘书部门不是独立的,只是领导机关的辅助机构,处理、协调问题的时候,只能根据领导的决定、决议和批示的精神办理,而不能代替领导拍板。秘书人员虽然辅助领导研究各种问题,但只有发言权,无表决权。秘书部门提出解决问题的预案,只有经过领导的研究决定后,作为领导形成的决定,决议才能生效。
(2)放手使用,充分信任。
秘书在工作中常常会遇到一些桀骜不驯的下属,他们足智多谋,有能力和魄力,同时又锋芒毕露,雄心勃勃,处处透着慑人之威。这些下属常常提出与上级相反的意见,而往往又能显示出他的意见的高明。这使得许多管理者不知如何对待他们。在对待这种人的方法中我们决不能学习嫉贤妒能的“武大郎”,而应该放手使用,充分信任,为他们提供施展才华的机会和条件,采纳他们的意见,赋予他们解决问题的权力。而对那些能力比自己强的人,你谦虚一点尊重他们,反而能令其心服,同时也可以吸引更多的人才。
(三)、上下双方关系协调
上下关系协调是指对本部门的上级与本部门的下级进行协调。目标是理顺上下关系,使得上下思想、行动保持一致。进行这项协调工作的秘书处于中间环节,作用大、责任重。
1.对政策变化后的协调步骤
大凡已经形成的决策和上下知晓的动议,突然因情况有变需要撤销,准备形成新的处理方案,这就要求秘书对上下双方进行工作关系的协调。这个时候,一要使上下对新情况认识一致;二要对撤销原动议上下认同;三要对处理问题的新方案反复讨论,上下均表示满意。上下级关系的秘书部门在沟通、联络、交换意见、草拟方案等方面,能起到不可低估的作用。通过协调可避免下级对上级产生“政策多变”的误会,避免上级对下级产生“不尊重领导”的看法。
2.上下关系协调工作的一般程序
纵向协调工作没有固定的程序,但一般来说其工作全过程可以分解为若干步骤,寻因求果,步步推进。
(1)找准问题。
这是协调工作的开始,强调一要找,即秘书人员要主动深入实际,深入群众,通过调查,发现需要协调解决的矛盾;二要准,即找准那些必须通过协调才能解决的问题,然后,报请领导同意,请他直接出面协调,或受领导之托去行使协调之责任。
(2)拟订方案。
通过对协调课题的分析论证,提出切实可行的协调工作方案,包括协调的时间、地点、参与人员、拟采用的协调工作方法、所要达到的目的,并尽可能设计出几套方案,陈述其利弊,请领导同志定夺。正确的工作方案可避免走弯路,但工作方案很难做到尽善尽美,只能在协调工作实施过程中不断修正。
(3)实施协调。
实施协调工作方案,既要有原则性,又要有灵活性,瞄准协调目标,随机应变。但对协调过程中出现的新情况、新问题要及时向领导反映汇报,以便得到领导的支持。
3.实施协调中采用的主要方法
(1)文字协调法:
这是经常采用的协调形式,如通过拟订工作计划、活动部署、订立制度、集体审查修改文稿等形式统一认识,协调行动,使组织内部上下各相关方面的工作协调运转;用征求文稿意见、会签文件、会议备忘录、会谈协商纪要等形式,协调组织与外部各方面的关系。这种形式具有规范性、稳定性,是较长时间内保持协调关系的依据。
(2)信息沟通法:
现实生活中的很多矛盾,是由于不了解情况,凭主观臆测,加上偏听偏信造成的。医治此症的良药,就是沟通信息。将有关部门、单位的人员召集起来,如实介绍情况,就能解除误会,消除隔阂。心情舒畅,事情也就好办了。
(3)政策对照法:
对同一项工作,有的部门认为该办,有的部门认为不该办,不能办,往往众说纷纭,各抒己见。在这种情况下,就要对照党和国家的方针、政策、法规,用政策统一思想,形成共识。
(四)、秘书与领导关系的协调
领导是秘书公务服务的主要对象,正确有效的协调与领导的关系,使二者工作和谐、心理默契、相互信任,这对秘书发挥其职能作用,有着关键性的影响。
秘书与领导关系协调的步骤主要有3步:
1.检查自身
秘书要协调与领导的关系,首先要从检查自身做起。在政治意识上、思想品德上、业务素质上,都要严格要求自己、不断寻找差距。特别是在为领导和领导部门服务方面应不断地对照有关要求,看是否做到尽职尽责,是否能准确理解、把握领导的事务,在工作中是否贯彻好领导意图,是否圆满完成了领导交办的各项工作等。考\试大\
2.提高业务素质
秘书必须不断加强服务意识、服从意识、参谋意识、全局意识;必须摆正自己的位置,处理好对领导的依从性和独立性的关系,不断提高业务素质,提高观察感知能力、分析综合能力、语言文字运用能力、组织社交能力。只有素质提高了,才能不断改进工作,更好地为领导服务、当好助手和参谋,使自己的工作有所进步并得到领导的肯定和认可。
3.主动交流
秘书人员应该尊重领导、体谅领导,与领导进行多方面的交流,以便加强沟通,逐步建立起领导与秘书新型的和谐关系,即工作上领导与被领导、辅助与受辅助的关系,政治上、人格上的平等关系,生活上、道义上的友爱关系。
秘书在处理与领导关系的协调中,应充分注意:
(1)总结领导活动规律,正确领会领导意图,在辅助领导工作的职能地位上,积极主动及时周全地为领导服务。
(2)要不折不扣地完成领导交办的事务,做到忠诚可靠,不假藉领导的权威谋私,也不向领导献媚讨好。
(3)维护领导的威信,不背后议论,若发现领导工作中的失误和疏漏,坦诚地当面提出自己的建议和看法,做领导的诤友。
(4)设身处地体谅领导。受到批评要虚心,受到误解不埋怨,找适当的机会向领导解释。
与领导关系的协调,对秘书人员来说是一个颇有难度的问题。秘书人员应认识到,搞好与领导关系的协调,对组织运转和发展有着至关重要的影响。秘书人员的职能地位为协调工作提供了良好的条件和较多的机会。秘书人员应努力工作,使领导产生信任感。在与领导建立深厚的同事感情和友谊的同时,还要能够运用灵活的协调方法和艺术。
(五)、秘书与群众关系协调
协调好群众与单位的关系,使群众对单位有一种向心力、凝聚力和归属感,这就是群众关系协调的努力方向和目标。
群众是组织的基石。做好群众工作是秘书工作的重要内容。除了用组织会议、制发文件统一群众的思想和行动外,还应该做以下的工作:一是深入调查研究,发现不和谐的因素和失调的趋势,应努力协调各方并及时向领导汇报,尽快解决;二是在草拟决策方案、法规制度时,要全面考虑,避免出现疏漏,在群众中造成矛盾和纠纷;三是当群众中发现某些利益冲突时,一方面要协助领导,帮助群众,让群众理解根本利益的一致性,另一方面,要及时向领导汇报,建议领导采取必要的措施;四是当一项改革措施出现,群众中的认识出现差异时,秘书人员更要加强宣传工作,避免因认识上的差异造成群众中的矛盾和纠纷;五是对群众中存在的一些难以解决的矛盾,一方面要缓解矛盾,另一方面要请示领导,创造条件逐步解决。
常用的方法:
(1)理论灌输方法:
协调工作不能以势压人,而要以理服人,而要以理服人,动之以情。要用大道理管小道理,通过宣传马列主义、毛泽东思想、邓小平理论,用真理来统一思想和行动。
(2)权威利用方法:
这是当有关方面固执己见、互不相让,进而可能影响领导决定事项的贯彻落实之时,不得已采取的。通过富有权威的领导同志出面干预,或者由领导积极表态,进而达到统一思想和步调的强制性办法。
(3)感情激励法:
协调的方法很多,以攻心之法为上。最能感动人心的,莫过于一片人间真情和一颗赤诚之心,晓之以理,动之以情。人是有感情的,往往因为一番肺腑之言和困境中的一次鼎力相助,就能够起到联络感情、化解矛盾的作用。人与人之间如此,部门之间、单位之间也如此。
(六)秘书对领导成员之间的关系协调
领导之间在感情上有距离,在工作上有分歧是正常现象。因此,秘书参与协调领导成员之间的关系,以缓和领导之间的矛盾,这是其一项主要的职能。
领导之间的关系存在不和谐,大抵有两种情况引起:一是看问题的观点和角度不同;二是彼此之间的信息传递不佳,有误会。由于秘书贴近领导,可以利用许多方便条件把协调领导之间关系的工作做得及时、灵活而全面。
其方法有:
(1)如果领导之间的矛盾和分歧是原则问题,对于秘书来说,只要坚持原则,旗帜鲜明地站在正确的一方就行了;
(2)如果领导之间的矛盾是工作中的分歧,或者有的隐藏着“我说了算”的意气之争,秘书人员对这种非原则性问题,就要善于“和稀泥”,避免事态扩大,尽量缓和矛盾,促进矛盾化解,增强团结,而不是搬弄是非,挑拨离间,扩大分歧。 F8F8"

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