秘书资格考试技巧心得:使用电话的礼仪秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2009:03:03 22:46:51
来源 100Test.Com百考试题网


接电话动作要迅速,一旦打错电话应及时让对方检查原因。
离开办公桌时,要安排其他人接电话。不要让人家摸不清去向和返回时间。要留话告诉他们去向和电话号码,以及回来的大概时间。如果使用了应答机器或语音邮件,提示他们将要离开多久,并告知来话者如何留言。
打业务电话时,要先自报家门:“您好。我是某某先生的秘书。”
使用几个共用的线路打数个电话时,电话之间最好有一定的间隔,给他人也留有打进电话的机会。

在跟一位很忙的人开始长谈之前,一定要问对方此时是否有时间,说话时注意要言简意赅,但也不应该草率了事。
应该称呼对方的姓名和头衔。
使用体谅和充满敬意的表达,如“谢谢您” 和“请您再重复一遍”。同样的意思,比如“我明白了” 就比“您说得多了” 要客气的多。
避免使用一些陈词滥调、俚语和粗鲁的表达,如‘呀”、“呢” 或‘呃噢” 等。
  不要在工作时间同打电话来的朋友闲聊:滥用电话是商界的一个严重问题。
如果有人打电话找老板,千万不能与之闲聊,除非是礼貌地回答对方的问题和评论。
如果因某种原因不得不放下听筒时,应该轻轻放下,但不要把听筒朝上放置,否则对方有可能听到办公室里其他人的谈话;这样做的原因还在于公司也许正播放着音乐,打电话者对此或许颇为反感。
不要打断对方的讲话或表现出不耐烦的情绪,应该仔细地听,不要因为走神而漏听对方的讲话而让对方重复。
  不要在打电话时叼着香烟、拿着铅笔或边嚼口香糖边打电话,对方如果听出来会觉得你很没有礼貌。
当提出要求和做出回答时,要有礼貌,说“请”、“谢谢”等等。
当结束谈话时,可说些这样的话:“谢谢您,某某先生,再见。” 等对方先把电话挂上之后,再把听筒轻轻放回原处。
如果必须中止某个电话,可以这样说;“对不起,某某小姐,另一个电话正在等着我,我再打电话找您好吗?”
  在办公室里打电话,最好不要选择在临近下班时间打电话。与国外通话,还要考虑时差和生活习惯。电话接通后,要询问对方是否时间合适,有无妨碍。在电话中对话时,要严格地把好时间关,做到简明扼要,不要占用对方过长的办公时间。
对打进来的电话,我们必须尽快的接听。响铃时间过长,不仅会让对方感到傲慢与失礼,而且影响正在工作的同事。要注意培养自己的听辨能力,对经常有业务往来的电话,一拿话筒便能立即叫出对方的姓名,有效地缩短我们与客户之间的隔阂与距离,始终掌握交谈的主动权。
万一弄错了,应向接电话者表示歉意,不能将电话一挂了事。拨号后,如只有铃声,没有接听,应耐心等待片刻。待铃响过六次后再挂断。否则,如果对方正巧不在电话旁,匆匆赶来接电话,电话已挂断,这是失礼的。
  电话接通后,可以先询问对方的号码或单位,然后主动报出受话人的姓名及通话内容,如受话人不在,可将内容转达给接话人;如果不便说出自己姓名及通话内容时,应该婉转应答。 F8F8"

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