秘书要具有吸引人的个性

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:14:33
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长期以来，人们总认为秘书(尤其党政机关的秘书)是神情严肃，不声不响，整天围着领导转的神秘人物，使人产生敬而远之的感觉。在改革开放的潮流下，这样的秘书形象必须要改变，要变成待人热情亲切、使人们愿意接近的形象，这就需要秘书具有吸引人的个性。要具有吸引人的个性则应当做到以下几点：
1、善于交际
秘书常要和上下左右、内外公众打交道，沟通各方面的关系，为组织和各类公众架起通行的桥梁。因此，秘书必须具有交际能力，能和各类公众结识、交往、为组织广交朋友、广结良缘，性格宜外向，经济组织中的秘书尤其需要这样。
善于交际的关键是善于交谈，这就要求秘书有相当的口才，能够自如地运用语言，通畅地传递信息，表达感情，交流思想。这样的秘书能为自己和组织结交许多朋友，能介绍许多不相识的人携起手来，相互了解、彼此合作；能使各种公众乐意和你所代表的组织交往。
2、熟悉公关礼节
公关礼节是日常生活中，尤其是交际场合中表示尊重对方的惯用的规则和形式。秘书熟悉和运用公关礼节，既能使对方愉快，又能表现出自己的教养，有助于打破入际之间的心理屏障，促进相互之间的结识。
不同的国家、民族、地区，由于文化背景和风俗习惯的不同，有各种各样的礼节，秘书在和公众交往中，要了解他们各自不同的礼节、习俗，然后，入乡随俗，施行适当的礼节，尊重对方的习惯。
就日常礼节而言，也因场所的不同而异。比如，有舞会礼节、宴会礼节、接待礼节、迎往送来礼节等等。以下简介一些各种场合均使用的最基本礼节，包括见面礼节、交谈礼节。
见面礼节有：
点头礼 即以点头表示敬重，一般运用于同辈、同级或同一场合多次见面的相识者，点头时要脸带微笑。
鞠躬礼 下级对上级、服务人员对宾客，以及初次见面的朋友之间常施此礼。施礼时，耍立正，双眼注视对方，上身前倾，视线自然下垂，戴帽者要先脱帽后鞠躬，对信奉佛教的客人，鞠躬时还可以双手合十致意。鞠躬时，上身前倾的角度越大，表示越谦恭。
脱帽礼 凡在公共场合遇到熟人，也可以摘帽点头致意，离别时再戴上帽子，或者用右手掀一下帽子，表示施此礼。
举手礼 遇见熟悉的、身份、年龄相当的朋友，可以向对方举起右手，招呼致意。
亲吻礼 这是西方流行的见面礼，凡上级对下级、长辈对晚辈、朋友之间、夫妇、情人之间表示亲昵、爱抚的礼节，一般用拥抱、亲脸或额头、贴面颊、接吻、吻手等形式。我国秘书在与外宾、外商交往中，为了尊重对方的习俗，可适当施行此礼。
但是，女青年一般不宜和男外宾、尤其是年轻男外宾行亲吻礼，可主动热情地伸出右手，和对方施握手礼。
除此之外，最普遍施行的还有握手礼。
谈话礼节主要包括：
姿态表情得体。秘书与人交谈时，耍站稳或坐端正，显得落落大方，表情诚恳自然，语气温和亲切，双方相隔适当的距离，眼睛要看着对方以示在专注地听，但是，目光要虚而宁和，不能盯住对方脸上的某—部位，使对方感到不自然，也不能轻易去打断对方的说话。自己讲话时，声调以平和稳重为宜，可以适当作些手势，但是，动作的幅度不能太大，在交际场合高声交谈、手舞足蹈是失礼的表现。当讲话涉及在场的其他人时，不宜以手相指，面应以目示意。
交谈宜从平淡处人手。平淡的话题回旋余地大，双方都能随便交谈，如谈论近日的天气、社会新闻，由此一步步深入，顺理成章。
避免主动谈自己不内行之事。交谈中不懂装懂会给对方以浮夸的印象，对自己外行的事要回避，对方问起，应谦虚地向对方请教。
谈话内容要适当，即交谈中不宜涉及疾病、死亡、怪诞离奇、耸人听闻、黄色淫秽的话题，也不能去查问对方的隐私，更不能去贬低长辈和身份高的人士。
此外，男秘书还应当注意不能在交际场合无休止地找女性攀谈，以免惹人反感。
3、心胸开朗宽和
秘书的性格应当开朗宽和，开朗是心地坦诚、表里如一的外在表现，它往往表现为幽默的谈吐，能吸引别人。宽和指豁达、大度、不计较别人的小过失。秘书既要以诚恳地态度说服公众，使他们在没有感到被强迫的情况下接受自己的观点，又应当耐心倾听对方的意见、反映，使双方之间形成一种平等、融洽的气氛。秘书要有容忍精神，容忍反对意见，容忍暂时的误解，容忍对方的缺点，善解人意，以宽阔的胸怀、谦和的态度，与不同性格、不同习惯、不同爱好、不同观点的入和睦相处，并在任何激烈的冲突中都善于控制自己的情绪，保持头脑清醒，既不放弃原则，又能以灵活的方法淡化矛盾。总之，开朗宽和、豁达大度的性格能使公众喜爱你、信赖你，加深双方的友谊，并不断拓展你的交际范围，为组织找到越来越多的朋友。