多家企业的高级秘书畅谈秘书经验

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:29:13
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秘书作为公司中承上启下的“万金油”式人物，一向为人所关注。如何演好这一角色？在上周举办的“数位时代的秘书”精品研讨会上，阿里巴巴、联想、神州数码等多家企业的高级秘书畅谈了各自的经验。

执行力要高于老板

据北京高级秘书学院董事长王世红介绍，目前我国的秘书职业从业人员达２３００万人。高级秘书，区别与普通的行政秘书，目前职场上的高级秘书正扮演着越发重要的角色。王世红说，高级秘书主要以自己丰富的工作经验和综合能力协助上司思考，帮助上司决策，代理上司工作。公司秘书是公司的行政助理，高级秘书则是上司的私人助理、参谋和顾问，其作用是对上司工作的补充和完善。进一步说，高级秘书是无决策权的总经理、领导团队的编外成员。高秘的职责和地位还体现在，经上司授权处理有关业务和人事并参与决策；根据上司的授权，参与企业的经营或管理；妥善处理上司与股东大会、董事会及其他上司之间的关系，创造和谐双赢的效果。

衡量高秘的工作能力，主要看他的执行能力。一个出色的高秘，其执行能力必高于上司。王世红说，举一个简单的例子，安排上司日程，是一个秘书的主要工作内容。如果上司不需要你帮他安排，那这个秘书就是可有可无的。而那些出色的秘书，则可以使老板无法安排自己的日程。他们对老板的日程安排甚至是带有强制命令性质的。

有自己的想法和思路

北京睿德晟企业管理顾问有限公司资深行业讲师懿萌认为，高秘的身份就是助手。从目前的秘书职业发展规律看来，转型是多数秘书人才的必由之路。而想要成功转型，用心是首要条件。

高秘工作的优势在于能接触高端，这无形中扩大了自己的学习面。比如开董事会，虽然作为秘书没有发言权，但在别的领导发言讨论时，秘书可以在旁仔细观察。如果这个时候只知道机械记录，就错失了大好的学习机会。观察领导对各种问题的反应及应对方式，然后设想如果是自己该采取哪种方式，虽是“偷师”，但受益无穷。

高级秘书就应成为老板的得力助手。出色的助手不应是鹦鹉学舌式的重复者。有自己的想法和思路，才能被特别器重，并为自己争取到机会。

牢记自己助手身份

隋宁是一家医药进出口公司的总裁秘书。作为高秘，她最害怕的事就是说错话。高秘的工作性质决定了她必须在特定场合下表达自己的意见，一旦与老板意见相左，后果严重。

一次和客户吃完饭回来，她认为对方的报价还比较合理，就试着劝了一下老板，结果被老板一通训斥，并被怀疑吃了回扣，险些因此丢掉饭碗。

懿萌说，伴君如伴虎，虽然是助手，但在某些事情上，尤其是老板已有了明确底线的时候，还是需要配合老板，而绝不是和他产生意见分歧。

同时，作为执行者，落实公司精神，团结公司同事是必要事务。要能够提振士气，以未来远景说服、鼓励人心，以聚成一股推动团队前进的力量。还要切记戒骄戒躁，体察下情，以亲切的态度面对众人。