《公文主题词表》由范畴表、字顺表、附表三大部分组成。
1、范畴表。范畴表又称分类表，它根据公文的主要内容和职能部门的分工划分若干范畴，将字顺表中所列款目词按词义归入有关类目，满足按类查词和按族性检索的要求。
范畴表设两级类目，一级类目19个，用一个汉语拼音字母标识。二级类目70个，用两个拼音字母标识。
2、字顺表。字顺表由正式主题词与非正式主题词款目(词单元)、款目词的汉语拼音、范畴号和词的参照关系四部分组成，个别词还有注释。
例如，第121页：
财政政策
款目词汉语拼音→cai zheng zheng ce
①汉语拼音。注上汉语拼音主要是便于按音排序和按音查词。
②款目词。款目词单元按汉语拼音字顺规定的同音同调同形排列，起排列和查找作用。
③范畴号。范畴号即每个款目词所属的分类范畴编号。这是字顺表与范畴表联系的渠道，通过范畴号可以在范畴表中查找与该主题词同属一个类别的相关主题词。
④参照关系。参照关系有等同关系、属分关系和相关关系三种。
等同关系指两个以上概念相同或相近的主题词之间的关系，也叫用代关系，用“Y”表示正式主题词，用"D"表示非正式主题词；
属分关系指概念上具有隶属关系的主题词之间的关系。不同隶属关系主题词分别用 “F”、 “S”、 “．”、“．．”和“Z”表示。“F”是下位词指引符，该词之后的主题词为下位词，用“．”、“．．”表示，黑点多少表示词的等级，黑点越多表示该词越专指；“S”是上位词指引符；“Z”是族首词指引符，同时带有“*”号。
相关关系指主题词之间具有的交叉、对立、矛盾、对应等相互参照的关系，用C表示。
3、附表。附表有三个，内容为：组织机构名称表；中国地区名称表；世界各国和地区名称表。附表中的主题词与字顺表中的主题词具有同等效力。