秘书资格考试复习笔记五级秘书部分第一章3

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:39:21
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第三节 沟通
一、克服有效倾听中的障碍
通常在听的时候无法专心的原因有：
1、语意不清；2、预期反应；3、分散注意力；4、预先下结论；5、某些字眼引起反应；6、相逃避困难的工作；7、只听取自己想要的内容；8、只重形式而不重内容；9、想送另外的问题；10、过分依赖笔记。
二、获得良好的倾听效果，听之前的准备工作
1、约束自我，倾听本身是一种劳心劳力的事，一般人者倾向于随意、懒散，所以倾听前要对自己有所约束。
2、做好心理准备，提醒自己一定要专心，并清除头脑中的杂念。
3、让身体做好倾听的准备，不要一副无精打采的样子。
4、调整情绪，提醒自己要评判信息而不要想送去批评人。
5、准备好笔和纸或本子，以便做笔记。
三、如何自信地提出要求
1、提出要求时要有清楚的目标并留有余地：要求你所需要的东西；要求本来属于你的东西；希望对方提供具体帮助；希望对方考虑你的请求。
2、提问要简洁，中心内容要突出，要使对方在最短时间内了解你的意图；兜圈子实际上是对于自己的要求内容不够自信而寻找理由。
3、用果断和坚决的手势语协助表达要求的坚定性。
四、如何礼貌地拒绝要求
1、礼貌拒绝要求采用委婉的语言和巧妙的方式向对方说“不”。
2、礼貌拒绝的前提是避免自责、担心和愧疚感。
3、清楚的表达拒绝信号不一定使用生硬的语言。
4、礼貌拒绝的技巧：避免使用借口——借口使人感到还有余地可以讨价还价；留出时间延期答复——使人感到是深思熟虑后的拒绝；提出替代方案——满足对方的补偿心理；说明原因获得理解——使之自动放弃要求。
五、提问的禁忌。
六、与客户沟通的技能
1、致意
（1）微笑致意；（2）起立致意；（3）举手致意；（4）点头致意；（5）欠身致意；（6）脱帽致意。
七、了解客户需要的方式
访谈：接待客户时直接询问了解；电话访问；客户座谈；走访客户。
发放调查问卷：制作针对不同客户的问卷，尽量使客户易于在最短时间内完成；直接表达最迫切的要求；了解客户对公司的期望、建议等。
客户资料查询：登记在册客户资料查询；为登记客户相关资料检索查询；网上搜索查询等。
认真倾听与反馈：有效的倾听在于听的全面，理解的准确。
八、沟通
1、沟通是一种信息交换过程。使人们为了既定目标，用一定的符号，把信息、思想和情感在人与人之间进行传递的过程。
2、有效沟通的7C原则。