秘书资格考试复习笔记四级秘书部分第五章

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:40:23
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第五章 信息与档案

1.信息分类的五大方法：书上第297页下：字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法和时间分类法。其中主题分类法用的最多。

2.选择题：信息筛选方法：主要是前三个：看来源、看标题、看正文。P299中 题型：前三个占三个选项，在随便写一个构成四个选项，让你选择。

3.信息取舍的方法：一是择其重点；二是择优录用 P300

对信息决定取舍时，要留下的信息应要：一突出思想；二要注意典型性；三要富有新意P299下

4.信息核对方法：重点看一（溯源法）、三点（核对法）。题型：可能反过来考 P300

5.信息工作程序：收集、整理、传递、存储、利用、反馈（顺序不能错） p300下

其中信息整理是信息工作的核心，是对原始信息进行分类、筛选、核实 P301上

6.信息分类的步骤：辨类和归类 P301中

7.题目：在分类中遵循的原则：A科学系统原则B层次性原则C符合实际原则D交叉包容原则 答案：ABC 见书上第301页下

8.交叉参照卡的定义： P302上

9.选择题：信息内向传递的形式有：备忘录、传阅单、企业内部刊物等；

信息外向传递的形式有：新闻稿、新闻发布会等 P303上 题型：随机写出四个，让你选择是内向传递的形式？或外向传递的形式？

10.信息传递：口头传递的缺点：信息零乱；较难储存 P304下

11.企业文字传递信息的主要表现形式有：文本、表格、图表、框图

表示企业生产常用柱状图、饼行图 P304——P306

12.信息传递的三要素：信源、信道、信宿

信源分为原生源和再生源

信宿包括接受信息和利用信息 P308

13.第八大题；信息的登记和编码？

答案：（书上第309页中）登记即建立信息的完整记录，系统地反映存储情况，便于查找和利用。信息的登记包括总括登记和个别登记；登记的形式有薄册式、卡片式

信息的编码是为了适应电子计算机处理的需求，它的编码结构一般由字符（字母或数字）组成基本数码，再由基本数码结合成为组合数据。信息编码的一般步骤：①分析所有预编码的信息资料②选择最佳的编码方法③确定数码的位数。信息资料编码的方法：①顺序编码法②分组编码法：所有项目都要有同样多的数码个数，左边数码表示大类，而向右排列的每一个数码，则标志着更细的小类。 P309——P310上

在登记、编码后，要根据时序、来源、内容、字顺排序。排序完后，要进行科学保管，因为保管关系到信息的安全、完整和使用寿命。