剑桥秘书之《沟通和项目管理》第1章第四节

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:50:59
来源 100Test.Com百考试题网


第四节 时间管理和系统化工作
一、 培养时间管理能力
1. 时间管理自我评估要点:分析我们目前对时间的使用;确认浪费时间的做法;改变我们的习惯;
2. 工作环境对时间管理的重要性:在执行计划的时候应尽量减少外来的干扰,如果坐位处于非常开放的位置,应避免与他们目光接触引来干扰。正确处理交办事务。
3. 浪费时间的因素:丢失物品、会议、电话、干扰、拖延工作、无用的纸张、紧急事务、返回 任务、过于挑剔、注意力不集中。
4. 改变浪费时间习惯的步骤:不再找诸如“现在很忙”的借口;把分散注意力的东西从视线移开(杂志、小册子);多花一些时间来计划工作;把大的工作任务细分为容易管理的小任务;先完成困难的工作,再做轻松的工作;
5. 改进时间管理的行动:定好目标,把想做或需要做的事写下来;作出优先选择;计划时间;分配工作;谢绝不速之客;控制外来干扰,回绝不必要的来访;提高交流效率,避免重复对话和返工;避免与同事之间浪费时间,争吵;加快处理邮件、信件的速度;第一次做一项工作可以稍慢一点;可以同时做的事情集中在一起做;开始工作之前要做好准备;利用间歇时间计划要做的事;根据体力安排工作;使工作简化;不要先做喜欢做的事而导致期货工作延误;集中注意力;利用好现有技术;
二、如何系统化工作
1. 工具的系统化:安排收进、待办、发出的三类文件,确认基本办公用品的全且可以使用。
2. 档案的系统化:建立三份档案,如下:
工作档:用来整理目前进行的专案和固定的工作。包括:立即可用的资料(如电话单、地址名单、公司政策及经常要参考的资料)、待议任务、固定职务(固定需要的工作资料)、目前的专案(每个专案建立一个档案,不紧急的放在参考档)、问题档(1—12一年的每个月,1-31一月的每一天,需要较短时间解决以及需要追踪的事项,起提醒作用。)
资料档:包括未来专案的研究、需要参考的过去的专案资料、资源资料、人事资料、行政资料、预算资料、客户记录。
公文档:通常由于法律因素而收藏,一般不常用到。建立公文档应注意的问题(是否有专属部门或公司的公文档系统、文件保留政策,负责人、公文档的索引系统、取出程序、检查测试系统是否需要建立公文档系统,负责人是谁)
3. 如何使档案系统更加有效:系统化电脑档案、系统化电子邮件。


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