剑桥秘书之《沟通和项目管理》第2章第三节

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:51:00
来源 100Test.Com百考试题网


第三节 项目团队的沟通
一、 项目沟通概述
1. 人际沟通:是将信息由一个人传递给另一个人或多个人,同时也包括人与一之间的相互理解。
2. 组织沟通:是指组织之间的信息传递。组织内部沟通有正式与非正式渠道。
3. 项目沟通的作用:项目沟通是计划的基础;项目沟通是进行项目管理的依据;项目沟通是协调团队成员关系的必需条件;项目沟通是项目负责人成功领导的重要措施。
4. 沟通中的障碍:语言理解上的障碍;知识经验水平的落差障碍;信息选择性障碍;心理因素的障碍;组织层次的的障碍;信息长度障碍;
5. 改善沟通的方法:重视双向沟通;利用多种沟通方式;正确运用文字语言;
6. 改善沟通参考建议:沟通前先澄清概;只沟通关键信息;明确沟通目的;考虑沟通时的环境;确定沟通内容时应尽可能听取他伞兵意见,与他人商议;表达准确;进行信息的追踪与反馈;进行言行一致的沟通;沟通时不仅要着眼于现在,还应考虑到未来;要积极倾听。
7. 沟通方式如下:
正式沟通 正式沟通是按项目团队正式规定的通道进行信息传递和交流的方式。优点是信息可靠性强,有较强的约束力。缺点是要通过多个层次,速度较慢。
非正式沟通 不通过正式沟通渠道而进行的信息传递和交流。优点是沟通方便,且能沟通一些在正式渠道中难以实现的信息。缺点是信息容易失真。
上行沟通 指团队成员的意见、建议向项目负责人反映,有逐层传递与越级反映两种形式。
下级沟通 指项目负责人对对团队成员进行的自上而下的信息沟通。目的:使团队成员明确项目目标;进行项目指导;对团队成员的工作进行必要的提醒;向团队成员提供必要的资料、反馈团队成员的工作绩效、激励成员。
平行沟通 是团队中同级部门之间的信息交流。可以减速少部门之间冲突的有效途径。
单向沟通 是信息发送都和接收者两者之间不需要进行信息反馈。速度快但客观性差。
双向沟通 两者间需要多次的信息来往。
书面沟通 使信息可以作为资料长期保存,反复查阅。
口头沟通 比较自由、速度快,可以自由交换看法,且传递消息较为准确。
语言沟通、体态沟通
二、项目中的会面沟通
1. 听取他们的意见
2. 项目中的会见
⑴会见原因有:提供信息、获取信息、交流信息、给予劝告或指导、安排工作。
⑵会见的准备:明确会见的开始时间;明确会见的双方;明确应预先通知的内容;明确会见的持续时间;明确会见中打算了解的情况和打算提供的信息。对会场的场所、环境作适当准备。
⑶会见进行 善于提问、倾听和小结,并对各项内容做及时的记录。开始时会见应采取迂回战术,需要缓和双方关系,营造良好气氛。
⑷提问 要求作简短回答的(中止式)和让对方作出详细说明(发散式)的两类。还要以有情形设定式问题。
⑸倾听
⑹总结 保证会见双方对交谈内容的一致性理解。可以中断对方谈话,进一步明确已交谈内容,继而重新选定会见话题。
⑺会见结束
⑻会见组织者应注意的问题:不要同被会见者发生争论;不要让会见者反客为主;不要在某一问题上耽误太多时间;及时总结;不要给被会见者造成心理压力;不要进行毫无准备或准备不充分的会见;不要让被会见者等待太长的时间。

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