剑桥秘书之《沟通和项目管理》第1章第二节

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:51:05
来源 100Test.Com百考试题网


第二节 项目计划管理
一、 行动计划概述
1. 行动计划的目的:把大目标分解成可以实现的步骤;促进自己去达到这些目标;让想法更易于实施;提供一个概括性描述;使我们集中于重要的事而不仅仅是紧急的事;提供了可供判断的进程标准;帮助预见困难。
2. 政策的制定
是个指导性的原则,与虞略不同,是提导行动准则的主体。
3. 日计划的目的:明确每天的工作;提醒作用;梳理思维;了解目标的时限;督促完成工作;帮助注意事情的优先级。
4. 日计划完成的八个步骤:5分钟的计划时间;推进今天尚未完成的工作;计划明天的活动;计划与目标相关的活动;把事情按优先级排好顺序;委派任务;估计每项任务所需的时间;阅读邮件后把新的任务加入计划中;
5. 周计划
每个星期都应检查一次所有工作的来源,决定优先顺序。
6. 中期计划
未来计划只能是一定时期的计划而不是全部。思考近期内的目标和任务,实现这些目标的意义,若干后的工作和生活与今日的不同,从而制定出计划;计划时间充足,任务划分明确,时间上下限也清楚,最后的方案都是从多种方案中选出的,从而可以节省很多时间;配置日常行为的时间;回顾与总结;
二、 项目计划的主要内容
1. 项目计划阶段的四个问题:谁负责什么任务;怎样确定项目时间;怎样分配及何时分配资源;怎样保证项目的成功。
2. 项目计划过程的四个环节:开始工作;理想情况的计划;反复讨论;落实。
3. 分配责任:是开始计划的第一步,根据项目选定阶段所作工作结构分解的结果,明确每项工作任务的具体负责者,使项目组进行现有资源的比较分析。
4. 潜在问题分的六个步骤:分析对项目的成功有影响的潜在问题;确定最先可能发生的潜在问题并选取出需要进一步考察的问题;分析可能引起潜在问题的原因;确定能够最大限度减少潜在问题影响的措施,以及获得能够采取应急行动的信息;结合潜在问题分析结果修改项目计划。
5. 潜在机会分析的六个步骤:寻找能够促使项目成功的潜在机会;逐一分析上一步骤中的潜在机会,并确定最可能发生的潜在机会;分析导出潜在机会;确定能够促使潜在机会发生的措施,选择最有效的促进措施加以实施;制定并实施能够使潜在机会得到最大开拓的措施;结合潜在机会分析结果修改项目计划。
6. 资源管理:是对项目的资源进行分析,提供具体管理,管理者根据时间安排表为项目各阶段分配资源(人力、可能用到的设备和各种服务设施)。
三、 项目计划的准备
1.成立项目团队(5人左右);
2.明确项目制定的职责范围(提纲包括如下):
①序言:简要介绍项目设想的背景、项目所在地区总的发展形势;
②项目的一般职责范围:广泛说明项目制定的目标,可以是初步项目设计也可以是全面的设计;
③项目的具体职责范围:要求项目组对某些问题作具体调查或提出建议。
应注意的问题:主要的委任机构及其与其他机构的关系;项目的总体目标;项目的具体目标;项目范围;项目的战略和主要问题;项目的时间限制,如开始及完成时间;项目的资金来源,如内部、外部,限制资金、人员、时间的因素;要求项目取得的具体工作成果;项目组的经营理念和组织文化。


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