实训指导:会务工作实训

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 23:02:28
来源 100Test.Com百考试题网


案例描述

  近年来,中国家电业迅猛发展。这不只表现在家电品种的增加,更主要是表现在中国家电业在全球市场份额的扩大。比如,中国制造的彩电已占全球市场份额的29%,洗衣机占24%,电冰箱占16%,空调占30%,而照相机和电话机则超过50%,微波炉的数字更是惊人,单是广东格兰仕一个厂生产的微波炉就占全球市场份额的35%。最近,手机和电脑的生产量与销售量也直线上升。这一分充分说明中国家电业在逐步发展壮大、走向成熟,中国家电业在基本上占据了国内市场的同时,迅速占领国际市场。

  当然,形成这种局面的原因是多方面的,除了我们国家良好的经济环境、优惠的经济政策外,企业自身素质的提高也是重要因素,他们注重开发科技含量高的新产品,注重产品质量、售后服务等,重视了现代经济管理体制作在企业发展中的作用。这不,国内一家著名的家电公司朝阳家电公司正在召开有关会议,讨论关于近期召开全国各地客户咨询洽谈会的有关事宜。朝阳家电公司是一家改制后的大型国有企业,公司资产雄厚,员工众多,著名科技人员和高层管理人员云集。公司在做好内部管理工作的同时,也注意做好客户管理工作。最近几年,公司推出了一系列新产品,占领了国内50%以上的家电市场,在国外也影响很大。最近,公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品,准备在这次客户咨询洽谈会上亮相,以此引起客户和消费者的关注。会上,营销部主任提供了一份本公司客户名单,各种单位和个人有二三百个。公司决定给这些单位和个人发出邀请信,邀请他们参加本公司关于新产品的大型客户咨询洽谈会。公司派主抓公关、销售的王副经理负责此项工作,迅速成立会务筹备处,拟定会议方案,准备大会所用各种材料。会议定于2002年10月10日在北京国际会议中心召开,食宿也在北京国际会议中心,会期暂定5天,其中第一天开幕式,第二天专家讲座,第三天专家咨询,第四天专项合作项目洽谈,第五天组织客户游览长城。公司要求大会必须圆满成功,以达到公司举行这次活动的目的。

  王副经理立即成立了大会筹备处,成员有10人。他们首先召集会务工作会议,明确将要召开的咨询洽谈大会的主题,即宣传新产品,洽谈新业务。围绕主题,拟定大会筹备方案。确定参加会议的正式人员280人,特邀有关领导和专家10人,工作人员10人。确定了大会的议程和会议所需要的各种材料,大会所需的经费预算,请有关领导和专家讲话的建议等。该方案报经公司领导审核、讨论、修改、完善后,筹备处马上给各位成员明确分工。主要分工有:准备会议所需文件(包括起草会议通知,公司总经理的开幕词,有关领导的讲话稿,有关新产品的情况资料,与会议有关的背景材料等);会务服务生活保障(包括发会议通知,接待,签发,分发文件和物品,安排住宿,布置会场等);宣传报道(联系新闻媒体,通报会议情况,编写会议纪要等);对外联络(包括联系旅游,预订返程车、船、机票等)。

  经过精心准备,各方人员如期到会,新产品咨询洽谈会按时召开。但是,在与会人员报到时,负责接待签到的小张发现,有十几个会员在报到单上注明“回族”或其他民族。小张及时把这一情况报告给王副经理,王副经理马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜,使与会人员都非常满意。会议按计划顺利进行,与会人员对该公司的新产品非常满意,专家的讲解时间、介绍更使与会人员大开眼界。利用会议休息时间,公司还应与会人员的要求,组织参观了公司的生产车间等场地。会务筹备处还安排了舞会等娱乐项目,最后一天的游长城更是其乐融融,热闹非凡,大家像老朋友似的说笑着、唱着登上长城,年轻人还进行了登长城比赛。公司王副经理在长城上即兴演说,把长城的历史同当今中国经济的繁荣结合起来,使得客人们群情激昂,振奋不已。客人们都表示,对这种形式的会议很满意,他们了解了生产公司的情况,了解了公司产品的特点。在经销这种产品时就会有的放矢地介绍产品,这增加了他们销售的积极性。因此,这次会上,公司签订的订单是出人意外的多。在游长城回来后,还有单位同公司签订合同。

  新产品咨询洽谈会结束了。公司送走了客人后,进行会后总结。总结会上,公司总经理认为,这次会议开得很成功。会务筹备处的准备工作做得周密细致,会议的组织接待工作做得很好,为公司赢得良好的人气指数打下了基础。再加上新产品过硬的质量,专家精辟的讲解等,使得这次会议达到了预期的目的,圆满成功。王副经理也讲了话,他主要指出这次大会上的一些疏漏之处,比如,在准备期间,把一个常识性的问题给遗忘了,那就是少数民族人员的就餐问题。虽说是一个小问题,但处理不好也会造成不好的影响。幸亏发现及时,及早解决,才没有影响客户的情绪,使大会能顺利进行。在此特表扬小张工作细致,发现问题及时反映,尽早解决。另外,会议简报出得不够及时,没有把会议上的情况及时通报给有关人员,尤其是最后签订合同的情况,这可能是会期结束,有些人员思想松懈造成的,以后要吸取这方面的教训。总结会上还通报了这次咨询洽谈会上的收获,80%的与会者都同公司签订了合同,超出了预计的数量。这也为公司下一步的工作提出了更高的要求。尽管如此,公司上下都很高兴。总经理决定,对大会筹备处的人员每人奖励一个月的奖金。最后,要求大会筹备处尽快把与会这次大会有关的材料都整理出来。

实训要求:

请认真思考并组织讨论以下问题:

●假如你是会议筹备处的一员,请你为新产品咨询洽谈会拟定会议方案。

●参加这次咨询洽谈会的人员来自全国各地,人员的文化程度、素质等因素各不相同。如果你是会议的组织者,你会如何组织接待他们?怎样使他们对会中服务感到满意?

●你是对该公司的这次会议满意吗?你认为哪些地方可取,哪些地方不可取?

实训提示:

●此案例设置的主要目的是让学生对会务工作有一个具体、清晰的认识,在阅读案例时可把会务工作分为“会前准备”、“会间服务”、“会后工作”三部分来中以学习领会。

●从案例中暴露出的疏漏之处汲取教训,为以后从事实际工作打下基础。



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