秘书技能:如何应付不速之客

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 23:00:15
来源 100Test.Com百考试题网


  如何应付不速之客

  来访者事先没有与企业预约会见面谈,是临时来访的,这种接待工作称无约接待。
  对临时来访的客人,秘书要有礼貌地询问客人的来意,再根据当时情况,凭借自己以往接待经验,作出适当的应对办法。倘若领导正在开会,且会议即将结束(或正在会见客人,会见将结束),客人找领导面谈的问题并不复杂,就告诉客人在会客室稍等;若领导会议时间长,或当天安排会见很紧,则可以清楚告诉客人,然后再有礼貌地询问客人是否可以安排另外一个时间见面;或根据领导的时间表找出一个空隙,主动提出一个确切的时间,征求客人的意见。倘若领导刚好单独一个人在办公室,完全可以会见临时来访的客人,此时秘书不要贸然将客人带进领导的办公室,而应该问清来者意图请来者稍等,自己请示领导,得到同意,才能请客人进办公室;若领导不愿会见,并请你找借口打发来客,此时秘书可请示领导,是否可派其他人代领导会见,领导允许,并指定某人代替,秘书就礼貌机智地请客人接受与某负责人会谈。如果客人坚持非见领导不可,而且客人身份地位比较特殊,此时秘书一方面机敏地为领导挡驾,让他明白今天无论如何不行,一面让他留下电话和会面时间、要求,表示禀告领导,待领导决定后立即通知他。假如领导交待要另择时间亲自会见,秘书就可以礼貌地与客人协商预约双方都感到方便的会见时间,并请客人留下电话、通讯地址。
  在无约接待工作中,秘书要机敏,以消除领导可能遇到的困窘场面。



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