秘书档案管理：第七章档案馆指南（档案馆介绍）

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:59:24
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第七章 档案馆指南（档案馆介绍）

—、档案馆指南的概念及作用

　　档案馆指南是以文章叙述的形式，全面、概括地介绍和报导档案馆及其馆藏情况的一种实用工具书。它便于利用者全面了解档案馆馆藏，是查找和利用检索馆档案的指南。

　　二、档案馆指南的类型

　　1．从档案馆指南的详略程度及体例上分，有简明指南和综合指南。简明指南又称“档案馆名录”，主要是列举挡案馆全部或部分全宗名称、起止日期、档案数量、档案内容提要等，篇幅短小。综合指南，旨在综合、全面、系统地介绍馆藏，是档案馆指南的主要类型。

　　2．从揭示馆藏范围来分，有仅限一馆之介绍和一个地区或同一类型若干档案馆的介绍。

　　三、挡案馆指南的结构与编写方法

　　档案馆指南结构主要包括：目录、前言、档案馆概况、档案全宗介绍、馆藏资料介绍、索引和附录。下面分别介绍各部分的写作方法。

　　1．目录

　　将指南的各个组成部分的名目按一定的次序排列起来，并指明其所在页次。编者可通过它了解指南的全貌，也便于利用者查找所需材料。

　 2．序言（前言）

　　在序言中，指出编写指南的目的和用途、结构联系和使用方法，概要地介绍本馆档案材料的价值。

　　3．档案馆概况

　　这部分，要求写明档案馆成立的年代及历史发展情况，档案材料的来源、全宗数、档案材料总数，起止年度，档案的整理、鉴定和完好程度，本馆所定的指南利用，借阅有关规定、手续，以及档案馆库房建设、重要设备和现代化管理手段等。

　　4．档案全宗介绍

　　这是档案馆指南的主体，可以逐个介绍各指南全宗，也可将彼此具有共同点的指南全宗作综合介绍。

　　5．馆藏资料概况

　　对在馆所收藏的资料加以说明，以作为档案的辅助材料提供利用。

　　6．索引和附录

这也是指南不可缺少的组成部分。索引包括编制总的专题索引、人名索引、地名索引、机关团体名称索引、历史事件索引、事物索引等。附录包括专用名词注释、珍贵图片和必要的图片的说明，以及本馆的规章制度等。