秘书电话礼仪指导:拨电话注意的事项

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:57:57
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  办公电话文明用语,看起来是小事,却反映出工作人员的思想素质和严谨的工作作风及效率。

1、办公电话文明用语,一般需具备四种常用文明用语语气:

听从语气。如请示、汇报,应是尊重、简明、服从的语气,使上级领导印象深刻、事理明白,答复准确。

定性语气。这主要是组织下达决定和交办事项,应是肯定、简明、准确,不可含糊其词,模棱两可,以免受话人难以把握。

商量语气。应是平等、礼貌、诚心的语气,给对方以良好感觉。

求教语气。应是虚心、诚心、热心的语气,要有不耻下问甘当小学生的精神。

掌握电话文明用语,须靠工作人员不断提高自身的思想、文化、业务素养。
2、打电话的注意事项

选择适当的通话时间。白天应在八点以后,假日最好在九点以后,夜间则要在十点以前,以免干扰受话人包括对方老人或小孩的睡眠。老年人大多数有午睡的习惯,无特殊情况,也不要在中午给老年人打电话。与国外通话,还务必要注意时差和生活习惯。电话接通后,要询问一下时间是否合适,有无妨碍。

查清对方的电话号码,并正确地拨号。万一弄错了,应向接电话者表示歉意,不要将电话一揿了事。拨号以后,如只听铃响,没有人接,应耐心待片刻,待铃响六七次后再挂断。否则,如对方正巧不在电话机旁,匆匆赶来接时,电话已挂断了,这也是失礼的。
电话接通以后,可以先问一下对方的号码或单位,然后再报出受话人的姓名。当对方询问姓名时,一般应告诉对方,如果自己不说,反问对方“你是谁”,是很不礼貌的。万一受话人不在,而又不便说出自己的姓名时应该婉转地回答。比如说:“我是她的朋友。我明天再打电话来吧。”

晚上十点半以后再打电话是不礼貌的,除非有特别重要的事。同样,早晨七点半以前也尽量不要打电话,以免使对方忙碌的早晨更加忙乱。

打电话时一定要态度友善、语调温和、讲究礼貌,从而有利于双方的沟通。切不可表现出丝毫的粗鲁和暴躁。
在电话接通后,首先要清楚地说:“您好!”不要直接说:“我打某某先生。”而应当说:“我是某某,麻烦您找某某先生。”也不要说:“你是某某先生吗?”而应说:“我是某某,某某先生在吗?”如果同对方并不熟悉,应说出自己所属单位及姓名。这样,对方如果愿意与你通话,就自然会向你作出响应:“我就是某某。”

打电话时要讲得缓慢些、清楚些,让对方可以听得清楚。凡是讲到数字、人名、地名或者关键的名子,最好能重复一遍,或者询问对方是否听清了,然后再往下讲。

当对方讲话时,要静静地泊,不要随使便打断。在倾听时,还应当附和。你若是一直闷不作声或毫无反应,会令人感到你根本没有在用心听。

谈话结束后,应该说一声“再见”,“谢谢”,不可贸然挂断电话。



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