秘书资格文书工作实训

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 23:02:35
来源 100Test.Com百考试题网

发文处理实训案例

　　中国维行保险股份有限公司是一家全国性、综合性保险公司， 经营范围包括各类财产保险、人身保险、国际再保险以及证券、信托业务等。公司总部设在广州，主要股东包括：广州市投资管理公司，招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输（集团）公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合伙集团公司等。

　　中国维行保险股份有限公司是中国改革开放的产物，作为一家国有股份制保险企业，公司率先在两核系统通过ISO9001质量体系认证。公司成立以来，始终秉承“客户至止，服务至上”的经营理念，以繁荣经济和保障人民生活为己任，积极为社会提供高品质的保险服务，赢得了社会各界和广大客户的信赖和支持，各项业务发展迅速。截止到1999年底，公司资产总额已达人民币400亿元，在全国各地设立分支机构500余家，员工队伍达到12.4万人，当年保险收入208亿元。

　　中国维行保险股份有限公司杭州分公司于1995年4月21日，由中国人民银行批准正式成立。从成立起，杭州分公司便着手建立科学明晰的组织架构，专业化的决策和规范化的风险控制体系，使公司在风险控制、投资管理、产品开发、业务拓展、服务体系等方面在同业中处于领先地位，业务得到了长中的发展。

　　中国维行保险有限公司在自身发展的历程中，始终坚持管理创新和技术进步的发展策略，经济与技术实力日益增强。公司十分注重学习、借鉴国外同行经验，积极引进国外先进技术和管理人才，先后与国外多家知名保险公司建立了友好合作关系。为了适应经济全球化和知识经济时代的挑战，增强公司的国际竞争能力，繁荣和发展中国民族保险事业，近几年公司还聘请国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，加快与国际同业接轨，实现国际一流综合金融服务集团的发展目标，展望新的世纪，中国维行保险公司针继续勇于开拓、锐于创新，强化公司的各项经营管理，提升公司的核心竞争力，力争在两年内业务规进入世界500强，业务品质进入全球400优。

　　为响应总公司号召，早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的目标，中国维行保险股份有限公司杭州分公司决定从2002年6月1日起开展“扎实基础、提升品质，促进杭州产险持续快速发展”活动。主要活动是头脑风暴会、主题演讲会和合理化建议征文。各部门和各分支机构必须在2002年7月28日前上报活动开展情况。按照活动方案要求：头脑风暴会是指每月邀请著名专业顾问前来讲座；演讲会每月一个主题，全体员工必须积极参与；合理化建议活动全体员工必须参与，每月评选出3篇优秀征文上报；安期上报活动组织和进行情况。

实训要求

　　根据上述内容，杭州公司要制发一份通知。完成4个场景演示。

　　2002年5月12日，杭州分公司总理经理某将秘书刘某叫到办公室，对她说明了这次活动的目的要求，让她马上写一份通知，发到分公司各部门和杭州各分支机构，告知有关活动事项。刘某用记事本将王总经理的话记录下来，走出经理办公室，回到自己办公室，立即开始拟写通知，请演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并请制作出通知的初稿。

　　初稿完成后，刘秘书将这份通知写在统一的发文搞纸上，拿给王总经理审核，王总看地后签字同意发出。请演示领导审核签发过程。

　　刘秘书将这份通知编上发文号，即“苏维保[2002]10号”，写在发文稿纸的相应栏内，再检查一遍通知的正文内容，确定无误后，把这份发文稿拿到文印室，交给打字员小郭打印成正稿，打印份数为30份。小郭让刘秘书明天下午2：00来取。请演示秘书编号印制文件的过程。

　　5月13日下午2：30，刘秘书将打印好的通知正稿从文印室取回，逐一盖章，并在发文登记得薄上填写好内容，再分别将每份通知用信封套好，封上口。请演示秘书发文登记和装封的过程。

实训说明

学生每4人为一组，教师为4名学生编上号数，即1至4号，实训在模拟公司；办公室进行。

学生可以先制作文稿，每位学生都必须制作一份通知正稿。要求打印，格式完整，完成时间不超过30分钟。

文稿完成后，再按场景顺序进行演示。4个场景演示总过程不能超过60分钟。

第一个场景，由1号扮演刘秘书，2号扮演总经理。

第二个场景。由2号扮演主秘书，3号扮演总经理。

第三个场景，由3号扮演济秘书。4号扮演小郭。

第四个场景，由4号扮演刘秘书。

每组在实训过程中还必须制作两份材料：通知的发文稿和发文登记薄。

实训提示

　　拟稿是办文的基础环节，直接在系到文书质量，拟稿的一般过程为：领导交拟、秘书领会、吃透领导的意图，收集、组织材料，构思起草、修改。送领导审阅。拟稿应在按统一标准制作的“发文稿纸”上书写，发文稿纸格式见表2-2。

　　审核的内容包括：文字表述是否概念准确、简明扼要、条理清楚、语法规范，文种使用是否恰当，公文格式是否符合要求，传达范围是否合理等。

　　签发是文书制发的生效环节，签发日期即是文书生效日期。签发时要在发文稿纸的签发栏批明意见，签署姓名，字迹端正，日期具体。

　　发文登记一般为薄式登记，内容参见发文登记薄（见表2-3）

　　装封要检查文件份数、检查有无附件，检查是否漏盖印盖章，检查有无多发、重发或漏的单位。

　　表2-2×××××（机关名称）发文稿纸

发文字号	[ ]号		缓 急				密 级
签发：			会签
主送
抄送
拟稿单位		拟稿人				审 核
印 制		校 对				分 数
附件
主题词
标题
（正文）

表2-3发文登记薄

顺 序 号

发出 日期

发文字号

文件标题

成文时间

密级

缓急

附件

份数

主送机关

抄送机关

签收人

归卷日期

存档号

备注

（背景参见上述案例）

杭州分公司收到中国维行保险股份有限公司的一份通知，得知杭州保监办将于本周对杭州地区进行保险信用体系全面检查，以下是这份通知：

中国维行保险股份有限公司文件

中维保[2002]30号

关于迎接南京保监办保险信用体系检查的紧急通知

各分支机构：

根据2002年度江苏保险信用体系工作安排，杭州保监办将于本周开始对杭州地区进行全面检查。希各分支机构高度重视，对照2002年度保险公司信用考核指标，全面自查整改，并作好接受检查的准备。各分支机构将自查报告于6月24日之前上报至中心分公司人事行政部。

特此通知

中国维行保险股份有限公司（公章）

二OO二年六月五日

实训要求

收文工作分5个场景。

●2002年6月8日，总经理秘书刘X收到这份通知，拆启后，将文件取出，核对好份数、日期后，将文件的内容登记在收文登记簿上。请演示秘书收启文件和收文登记的过程。

●刘秘书取出文件处理单，填上内容、提出初步办理意见，再将文件处理单夹在通知原件上，拿到总经理办公室，给王总经理批示。请演示秘书拟办文件的过程。

●总经理办公室内，王总经理看了通知后，同意了刘秘书长的处理意见，指明此份通知中要求办理的事项具体应由人事行政部负责办理。他立即打电话让刘秘书过来，让她将这份通知和办理意见传达给人事行政部。请演示领导批办文件的过程。

●刘秘书将这份通知和办理意见，交给人事行政部部长陈XX，请他负责办理。陈看过后，以电话的形式，告知3个分支机构：平江区营运部、沧浪区营运部、金阊区营运部，要求他们对照2002年度保险公司信用考核指标进行自查，并在6月20日将自查报告交至人事行政部。请演示承办文件的过程。

●2002年6月20日，3家分支机构的自查报告均按要求上报，陈XX在文件处理单上，填好办理结果、方式和日期，然后和通知原件一起，交还给刘秘书。请演示注办文件的过程。

实训说明

●学生每5人为一个组，教师为5名学生编上号数，即1至5号。实训在模拟公司办公室进行。学生按场景顺序进行演示，5个场景演示总过程不能超过60分钟。

●第一个场景，由1号扮演刘秘书。

●第二个场景，由2号扮演刘秘书，3号扮演总经理。

●第三个场景，由3号扮演刘秘书，4号扮演总经理。

●第四个场景，由4号扮演刘秘书，5号扮演陈XX。

●第五个场景，由5号扮演刘秘书，1号扮演陈XX。

●每组在实训过程中必须制作两份材料：通知的收文登记和文件处理单。

实训提示：

●收启时注意凡信封上表明送本单位的公文，可直接拆封，急件和密件应当先拆，拆封后要检查核对，确认收到文件的质量与数量和发文通知单上注明的项目完全相符。

●凡收到的重要文件都要登记，内容参见收文登记簿（见表2-4）。

●拟办文件，要说明此件应由哪个部门办理，如何办理，办理时限，办理后文件是否应退回，由谁归档。要制订文件处理单（见表2-5）。

●批办要由领导人对文件的办理做出批示，需要办理落实的公文，批明承办部门或承办人，以及承办期限和要求。批办语言要准确、清楚，并签上姓名，写明日期。

●承办是文件处理的核心和关键环节，对需向下传达的公文，公电话或转发的形式传达即可。承办必须快速及时办理，不得延误、推诿，凡可用电话、口头联系等方法解决的问题，不必复文，但需做好记录。

●公文办结时，由承办人在文件处理单上注明办理结果，电话或面谈方式承办的，应注明谈话人（通话人）姓名、职务和谈话要点。

表2-4 收文登记簿

收文号

收文 日期

来文 机关

来文 标题

来文 字号

密级

缓急

份数

承办 单位

签收人

复文 字号

归卷 日期

存档号

备注

表2-5 文件处理单

来文机关		来文字号		密级
文件标题		份数		时间要求
拟办意见：
批办意见：
处理结果：