《秘书学》教学方案第三次授课

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 23:08:27
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第三次授课
一、办公室工作
(一)布置美化办公室的基本原则
(二)办公室电话的正确使用
(三)妥善安排约会
二、会务工作
(一)会议是有组织有领导地商议事情的集会。(资源共享+达成决议)
(二)会务工作的总要求:充分准备,严密组织,服务周到,确保安全
(三)会务工作的三个阶段
  1.会议的准备工作:
①安排议题,确定步骤
●议题的变通处理  
●保密性议题的安排顺序  
●议题、议程、日程的关系:议题是会议需要讨论的问题;议程是议题在会议上讨论的先后顺序;日程是对会议全部活动逐日作出的安排  
●余兴节目不可缺少(附:[余兴]会议或宴会之后附带举行的文娱活动。)
②拟定与会人员范围或名单
●报领导审定
③办理会议报批手续
④发放会议通知
●书面通知更妥当  ●通知内容须视具体情况而调整(回执、交通指南等)
⑤准备会议文件和材料
⑥选择和布置会场
⑦排列座次
⑧办妥后勤服务事宜
⑨做好新闻发布工作
⑩进行全面的会前检查
2.会议期间的工作:
①搞好签到工作
②热情接待会议成员
③传接电话
④协助领导掌握情况,协调控制会议进程
⑤担任会议记录,编写会议简报
⑥调派车辆
3.会议结束后的工作:
①送别与会人员(与会议通知中“回执”一项相对应)
②处理遗忘的物品
③完善会务工作
④寄发感谢信
⑤打印会议记录
⑥开总结会
三、调研工作与信息工作
(一)调查研究在秘书工作中的作用:
*调查研究是秘书人员的重要职责
  1.“没有调查就没有发言权。”(p175)
2.秘书部门和秘书人员经常代替领导者展开调研。
*调查研究是秘书人员做好各项秘书工作的基础。
*调查研究是秘书人员辅助决策的关键环节。
1.调研贯穿于决策的全过程
2.秘书的调研工作及其作用应当在决策中得到体现(p76、p176)
*调查研究是秘书人员坚持群众路线,切实改进作风的有效方式
*调查研究是秘书人员提高秘书人员工作能力的必要途径
1.适应、接受人情世故
2.角色转换的必由之路
(二)秘书调研的基本原则
  1.坚持实事求是;2.态度谦虚诚恳;3.掌握必要的方式方法;4.注重科学分析
(三)调研的方式方法
*调研的方式:调研人员在调研过程中采用的具体形式和手段。
  1.个别访问
①定义:对调查对象采用分别访问、个别交谈的形式,了解或核实情况。
②注意事项:
●选准调查对象(了解情况,愿意配合,不带偏见)
●侧面了解访问对象(年龄、职业、文化程度、在所调查问题中所处的位置等)
●访问、交谈时态度要诚恳,方法要适当
2.开调查会
①定义:在取得调查对象及其所在单位的支持下,召开由知情人参加的座谈会,调查了解所要研究解决的问题。
②注意事项:
●确定人选(知道情况,有代表性)
●事先通知调查的目的、内容
●会场的启发、引导、协调、把握
3.问卷调查
①定义:以书面问卷的形式提出若干问题,或将有关调查项目设计为调查表,发给调查对象,让他们根据一定的要求作答,然后进行集中统计、分析。
②分类:
●开放式问卷:主要由问答题、填空题组成,调查对象可自行答卷,不受限制。内容丰富,信息量大,参考价值高。不便于统计、整理。
●封闭式问卷:主要由选择题、判断题组成,调查对象无法自由发挥。格式整齐,回答方便,便于统计、分析。
③注意事项:关键在于问题项目的设计,必须做到以下三点:
●围绕调查目的
●内容相互关连
●便于理解和回答
4.现场调查
①定义:亲临实地去调查了解情况、研究工作,以获得第一手材料,作出准确的判断。长时间的现场调查称为蹲点调查。
②有直接感受;可以核实间接材料;可以扩大调查线索
*调研的方法:根据调查对象与对象总体的数量关系而划分。
  1.普遍调查
①定义:对调查总体范围内的全部对象普遍进行调查,以获得全面的数据和情况。
②优、缺点:调查材料全面准确;投入大,周期长,工作量大
③注意事项:项目简明,时间一致,周期进行
2.典型调查
①定义:在调查总体范围内选择有代表性的特定对象进行调查。
②优点:省时省力,简便易行
③注意事项:选择的调查对象要具有代表性,尽量排除主观因素的影响
3.抽样调查
①定义:在调查总体范围内,抽取一定数量的样本作为调查对象,然后从调研的结果中获得数据材料,以此推断出一般情况。
②优点:比较科学、比较完善
③注意事项:样本一定要严格按照随机原则进行抽取,以保证调查的客观性,降低误差程度
4.统计调查
①定义:以数字为中心,运用统计学的原理和方法,收集有关方面的数据资料,然后进行数量分析。
②秘书部门经常进行的统计调查:
●利用各部门报送的统计表进行经常性的统计调查
●为了某项工作的需要临时组织专题性的统计调查
四、协调工作
(一)定义
1.协调就是沟通信息,统一认识,解决矛盾。
2.协调与协作的关系
3.[协调]①配合得适当。②使配合得适当。(why,how)
(二)作用
1.协调是秘书部门的一项基本任务。
2.协调推动秘书工作向深度和广度发展。
(三)秘书协调工作的主要内容
(四)秘书协调工作的基本原则
1.从属原则;2.分层负责原则;3.法律、法规、政策原则;4.调查研究原则;5.沟通原则



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