《秘书学》教学方案第一次授课

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 23:08:30
来源 100Test.Com百考试题网


第一次授课
一、秘书学的定义及性质
(一)秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。
(二)秘书学的三大内容:
1.秘书人员(又称为“秘书工作人员”、“秘书工作者”、“秘书从业者”、“秘书从业人员”,或者径直称作“秘书”)
2.秘书机构(又称为“秘书部门”、“秘书班子”、“文秘部门”、“办公厅”或“办公室”)
3.秘书工作(又称为“秘书活动”)
(三)秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴的应用型学科。
二、秘书的定义
(一)秘书的定义:
  秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。
(二)秘书定义的三个构成部分:
1.服务对象(存在领域):政府机关、企事业单位、团体或个人
2.主要功能(主要作用):提供辅助管理、综合服务
3.职业属性(“职业”、“职务”之分):秘书首先是一种职业名称(秘书人员在社会中所从事的作为其主要生活来源的一种社会活动),在某些特殊场合同时又是一种职务名称。
附:[职业]个人在社会中所从事的作为主要生活来源的工作。
[职务]机关或团体中由职位规定的应该担任的工作。
三、秘书的类别与层次
(一)秘书的类别(划分标准不同,类别各异)
1.公务秘书与私人秘书(区分的关键在于经济来源,而非服务对象是否为个人)。
2.从所属部门的角度划分,更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。
3.从具体工作的角度划分,意义在于提示秘书可以而且必须承担哪些具体工作。
(1)“生活秘书”、“警卫秘书”等类型确实存在过,不能简单地予以否定。
(2)按此标准划分,还有“新闻秘书”、“军事秘书”、“公关秘书”等类型。
(二)秘书的层次
  1.秘书所在单位级别有高有低,相应地有三个层次的秘书。
2.同一单位内部,秘书人员的职位有高低之分:
(1)初级秘书:主要从事一般日常工作;
(2)中级秘书:主要负责起草文稿、办理公文、处理信息;
(3)高级秘书:工作以参政议政为主,较多参与决策。
四、秘书的修养
(一)政治理论修养
(二)秘书的职业道德
  1.[职业道德]从事一定职业的人在其特定的职业活动中必须遵循的行为规范。
2.秘书职业道德的基本内容:服从、谨行、合作、守纪
五、秘书的知识结构
扎实的基础知识、系统的专业知识(秘书业务知识+所属行业知识)、必要的辅助知识
六、秘书的能力结构
办事能力:1.理解和领会能力(迅速准确地领会领导的意图);2.分析能力(分清轻重缓急);3.应变能力(灵活处理突发性事件、政策“真空”状态下的各类特殊事件)
交际能力:1.秘书从事公关活动的主要目的:帮助所在单位及服务对象树立良好的社会形象;2.第四章《秘书交际》重点内容提示:①p30双向互惠,②p31换位思考,③p34学会倾听,④p36深切了解领导,⑤p37若无其事,⑥p39雪中送炭与火上浇油,⑦p40等边距离
表达能力:1.基本要求:能说会写;2.共同标准:准确、规范、简洁
操作能力:各类常见办公设备的熟练操作与简单维护
七、秘书人员的心理素质
(一)培养秘书意志力
  1.意志:具有确定目的、实现目标、支配控制自己行动的心理素质。
2.秘书意志力的表现:①自觉,②自制,③坚韧,④果断
(二)塑造适合于秘书工作的性格
1.性格:一个人对现实的稳定的态度、行为方式。
2.性格的特点:既有稳定性,又有可塑性。
3.比较适合于秘书工作的性格“模式”:顺从与独立相结合,外向与内向相结合。
(三)维护心理健康
1.心理健康的表现:①智力正常,②情绪成熟,③行为协调,④工作专注,⑤关系和谐
2.秘书工作容易滋生的不良心理:①唯上,②恃势,③骄傲,④自卑
3.培养正常的情感情绪,时常调节个体行为,随时矫正异常心理。
八、秘书的培养目标和培养途径
(一)培养目标:
1.秘书人员应是具有比较广博的基础知识、掌握系统的专业知识、熟悉了解行业知识的通才—专才型人才。
2.通才与专才之辨
(二)培养途径:自我培养+外界培养
(三)秘书人员与优化群体
  1.优化群体:按照异质结合的原则,由不同专长、学历、年龄、性格、性别、籍贯的人科学组合起来的工作群体。
2.优化群体的特点:①各有所长,②各得其所,③各司其职,④比例适中,⑤动态平衡
3.秘书部门及秘书人员在优化群体中可以发挥的作用:
①根据因事设人的原则,协助领导组建工作群体;②协助领导了解组成成员的各自情况,因人制宜,做好分工;③协调上下左右的关系,增强内部凝聚力;④时刻注意工作动态,根据需要,及时加以调整。
九、秘书机构的定义及特点
(一)秘书机构的定义:党政机关、社会团体、企事业单位为领导机构及领导者处理综合事务的辅助性机构。(提示:与秘书的定义相对照)
(二)秘书机构的性质
1.秘书机构属于综合性机构,既非决策性机构,也非职能性机构(或称“业务性机构”、“职能部门”、“业务部门”)
  2.比较两类机构:
  (1)职能性机构:承担具体业务工作,专业性强,分工明确,职能界线清晰;
  (2)综合性机构:不承担具体业务工作,处理综合事务,全面协调,拾遗补缺。
(三)秘书机构的特点
1.附属性:直接隶属于领导机关
2.综合性:活动内容综合性强
3.辅助性:活动形式是向上辅助,而非向下指挥或执行监督
(四)秘书机构的设置原则和具体要求
*总原则:秘书机构的设置,要适应机关或单位管理工作的实际需要。
*具体要求:
  1.凡独立单位必须设置秘书机构(从独立行文角度把握)。
  2.秘书机构的组织形式、人员配备必须符合精简、合理、高效的要求。
  3.秘书机构与所属机关、单位在工作性质上必须相适应。

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