几种常见易混淆公文文种的适用与区别

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 23:09:15
来源 100Test.Com百考试题网

实际工作中，有的部门和单位在公文处理中经常出现文种使用不当的现象，如:"请示"、"报告"、"意见"不分，用作"报告”请示工作，或在"报告"中夹带请示事项或代替 "意见"提出建议、意见."请示"、"函"不分，有的单位向非直接上级机关和有关职能部门请求解决问题和批准事项，为了表示谦恭和尊重，该用 "函”的形式，却用 "请示"或 "报告".’还有的将 "批复"与"函"、"请示"与 "议案"、"公告"与 "通告"、“命令"与"通知”在制定公布规章和转发规范性文件的适用上混淆。诸如此类，都是不可取的。
　　拟制公文必须准确使用文种。文种是根据行文目的、发文机关职权与主送机关行文关系确定的。下面试就公文处理中常见的容易混淆的几个文种作一辨析:
　　"请示"和 "报告"的适用与区别。"请示"是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、批准."报告"是阅件，一般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。文件中只要有请求事项的，就不能用"报告"来处理，否则很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决:一是将"报告"和 "请示"分开，形成两份公文分别上报.二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。
　　"报告"和 "意见”的适用与区别。在新的《国家行政机关公文处理办法》中，"报告"的适用范围删去了"提出意见和建议”这一规定，也就是说，现在在 "报告"中不得再提意见和建议。向上级机关提出意见和建议，可以使用 "意见"这个新文种。"意见"可以是上行文，也可以是下行文，还可以是平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文.如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的"意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行.无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。
　　"请示”和 "函"的适用与区别。"函"适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。"函"和 "请示"容易混淆的主要在 "请求批准和答复审批事项"这一适用规定上。"请示"的主送机关必须是直接的上级机关，而"函"的主送机关则是不相隶属的机关，可以是上级机关，也可以是平级单位，还可以是下级单位。某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机关请求批准和答复审批事项，只能用"函”，而不能用"请示"。
　　"批复"和"函"的适用与区别。"批复"适用于答复下级机关的请示事项。如下级政府或部门向上级政府或部门报送请求事项，上级政府或部门应用 "批复"给与答复，而经政府部门同意后，其办公厅 (室)则应用 "函"来答复.对不相隶属机关来函商洽工作、询问问题、请求批准事项的，受文机关也应用"函"来答复。
　　“请示"和 "议案”的适用与区别。“请示"与 "议案"在基本性质上是相近的，但也有一些区别:"议案"的发文机关是被严格限定的，只能是各级人民政府，主送机关也是非常专指的，只能是同级人民代表大会或其常务委员会."请示"可用于具有隶属关系的任何下级机关对上级机关所有呈请。"议案"所涉及的事项是提请国家权力机关审议的重大事项."请示"所涉及的事项则不仅仅是重大事项。在效用上，"请示"要求上级机关必须回复意见表明态度，但内容并不能强制执行."议案"则在经审议通过后，具有法律约束力，要求有关机关或人员必须认真遵照执行。
　　 "公告"和 "通告"的适用与区别。"公告"的行文方向是面向国内外，必须通过媒体公开发布，其内容必须是重要事项或者是法定事项。"通告"的行文方向是面向社会公众，公开发布，可以张贴，其内容是社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。"公告"、"通告"混淆，主要是将"通告”错用成"公告"，如《xx市人民政府关于封填市区地下水源井的公告》、《xx市公安局关于对xx路实行交通管制的公告》等，都不属于向国内外宣布重要事项或法定事项，应把"公告"改为"通告"。
　　"命令"和"通知"在制定公布规章和转发规范性文件的适用与区别。用"命令"制定公布规章，这规定适用于有制定公布规章权的行政机关，即国务院直属工作部门、省级政府、省级政府所在地的市政府以及国务院批准的较大市政府。如江苏省有规章制定公布权的是省政府、南京市政府、无锡市政府、徐州市政府、苏州市政府，其他地级市政府没有规章制定公布权，因此也就不适用以“命令"制定公布规章。在实际操作中，没有规章制定公布权的市发布规范性文件可以用 "通知"进行转发或印发。