工作总结的作用与写法

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 23:09:12
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  工作总结是集体或个人对一个时期内的工作情况进行的回顾或评价。通常说的工作总结,一般是指机关、企业、事业等单位的集体工作总结,不包括个人的总结和小结。这种文体使用的频率较高。写好工作总结,这不仅是工作上的需要,而且也是向上级领导应有的汇报,向下属单位和职工群众应有的交代。对自身来说,写好工作总结,可以从中有所启迪,看到工作中的优点和不足,从而进一步明确今后前进的方向。
  一、工作总结的作用
  有的人认为工作总结是“例行公事”,老一套。其实,这是一种误解。从实际情况看来,工作总结至少有以下作用:
  一是信息作用。一份全面的工作总结,可以向上级机关、下属单位和有关部门提供某一时期的工作情况,使他们知道你这个单位做了哪些工作,是怎么做的,从而有助于社会了解你这个单位。特别是那些成绩突出的单位,通过工作总结,除交流信息外,还有利于提高知名度。
  二是借鉴作用。工作总结不仅仅是总结成绩,更重要的是为了研究经验,发现做好工作的规律,也可以找出工作失误的教训。这些经验教训是非常宝贵的,对本单位外单位、本地区外地区的工作都有很好的借鉴与指导作用,在今后工作中可以改进提高,趋利避害,避免失误。
  三是监督作用。一般的机关、单位,都会通过定期总结向群众报告工作。企业则向职工报告工作,听取群众意见,接受民主评议。这样,不仅使工作总结更加符合实际情况,而且也接受了群众的监督。从某种意义上,工作总结也是一种民主监督的形式。
  四是提高作用。通过工作总结,领导要深入基层,开展调查研究,培养与锻炼自己的思维方法、分析能力、辩证观点,实际上这是自我提高的好方法。一般地说,总结一次,认识提高一次,领导的能力和水平就会长进。如果说领导者可以在实践中增长才干,那么经常地总结工作也是增长才干的一种好方法。所以,工作总结的过程也是领导自我提高的过程。
  五是考核作用。上级机关检查下级机关和基层单位的工作,除了听汇报、看现场、进行实地调查以外,看工作总结也是一种方法。从工作总结中可以看到成绩,发现存在的问题,再看实际情况是否与工作总结相符。就这方面说,工作总结起到考核的作用。
  六是历史作用。工作总结是工作情况的全面综合,包括很多原始资料。这些资料存入档案,长期或永久保存,可以为编写年鉴和史志提供依据。
  二、工作总结的写法
  写工作总结没有固定的模式,但有大体的路子。一般写法是三个部分或四个部分,根据实际情况而定。四部分的路子可分:
  (一)过程概述
  这部分主要概述一段时期的工作过程,可按时间顺序概述,或按工作内容概述,字不宜多,简明扼要,点明就行。这段文字可以约束为一个段落,是工作总结的开头语或导语,其内容应起到提示全文的总纲作用。
  (二)成绩归纳
  这部分为成绩的概括,应该有条理有顺序地摆数据、讲事实、搞对比,把本单位这段时期的主要成绩写出来。如成绩多、琐碎,可以概括起来,归纳几条写,抓住主要成绩,不能面面俱到,写成流水帐。每条成绩开头要考虑一个小观点,各成绩之间用一、二、三、四等序数词隔开,也可拧成一个小标题,冠在前行。这样看了比较清楚,条目分明。在结构上,一条成绩一般为一个段落,如果是重大的成绩,也可分为几个小段落,组成一个大段落或大的层次。写成绩要用直述的表达方法,语言实实在在,少发议论,应当多用数据,多举事实,让事实说话,没有虚言。这部分的篇幅决定于内容,该长则长,能短则短,以说明成绩为准。
  (三)经验提炼
  一般地说,成绩是实在的,看得见,摸搏着,有目共睹;而经验则是比较含蓄的,隐蔽在成绩里面,需要经过分析研究,在大量事实的基础上进行升华,才能提炼出来。从某种意义上说,成绩是实践的概括,经验是把成绩上升到理性上认识,经验源于成绩,但又高于成绩,工作总结的过程也是由感性认识上升到理性认识的过程。因此,写经验部分要很好地开动脑筋,把经验精华高度概括地
提炼出来。
  经验可以分条写,用序数词一、二、三、四分开,或者可以冠上小标题。每条经验安排一个段落,也可在一个大段落里再分出几个自然段。重要的经验还可在每条经验里再分(一)(二)(三)(四),成为三级或四级的观点。在几条经验中,应分主要的、次要的、再次要的经验,主要经验排第一,次要的和再次要的经验,按次序排后;重要经验应展开写,写深写细,多用些笔墨,次要经验可以浓缩,概括地写,以节省文字。但一定要写清楚。
  (四)问题分析
  问题分析是工作总结的结尾部分。这部分的内容主要是把问题找准,分析深刻。事物总是一分为二的,不管什么单位,工作再好,成绩再大,难免有问题。写问题要抓住要害,找出实实在在的几条,不要把鸡毛蒜皮的琐事罗列进去。对问题要做分析,从主客观两个方面找原因,尤其要从思想上剖析,不能怕揭短。这部分的文字不宜长,能写深刻便可。
  上述四个部分是有机联系的整体。没有第一部分便没有第二部分,因为只有做工作,才能有成绩,如果不把工作过程写上,成绩便无从谈起。第三部分又是第二部分的正向延伸,因为有成绩才会有经验,没有成绩便谈不上经验,经验是成绩中来的。第四部分是成绩部分的反向延伸,因为做任何工作,有成绩也有失误,失误是工作的另一面,所以也是成绩的反面。但是,在写工作总结时,不是四个部分都要写,有时为了突出某部分,就重点写某一部分,其他部分可以省略或合并。比如,要突出写经验部分,前两部分可并成一个部分,而且可以简写。这样经验部分就比较丰满而实在。所以,工作总结基本构成是四个部分,但也可以写两个或三个部分,这就要看领导人的要求了。
  三、怎样写好工作总结
  工作总结一般人都会写,但要写好并不那么容易,尤其是带有指导性的经验型工作总结。写好工作总结,要从内功和外功两方面下功夫。内功就是要学习写作知识,提高驾驭语言的能力;外功就是要会收集材料,调查研究,熟悉本单位工作情况及有关的信息。
具体要求:
  l、充分占有材料。材料是总结的基础,是第一性的。没有材料,工作总结便无从写起,材料不充分,写出的工作总结就干瘪。所以,在写作前要收集材料,包括与总结相关的材料,诸如数据、业绩、人物、事实等,既要有物质文明材料,又要有精神文明材料,既要有全面材料,又要有典型材料。在收集方法上,可以多种多样,如统计报表、查看记录、深入调查、座谈访问、观察现场、听取群众反映等,尽可能把大量的第一手资料掌握到乎,从材料中形成概念、观点,然后才开始动笔。
  2、运用辨证思维方法。辩证思维方法是科学的思想方法,它用联系、发展、变化和一分为二的观点来观察研究事物。写工作总结,就是要把收集的各种材料吸进大脑,然后用辩证思维的方法,进行系统的分析研究,去粗存精,去伪存真,由表及里,由此及彼,梳理出有条理的内容,用准确的语言表述出来。因此,写工作总结的过程也是思维活动的过程。如果不经过思维活动,不经过大脑加工,那么,所收集的材料便不能发挥作用,等于一大堆存放的“建筑材料”,没有建成高楼大厦。
  3、拟好提纲。写工作总结需要先立下提纲,有纲有目,按照纲目落笔。拟提纲要从工作总结(文章)的整体出发,考虑写几个部分,每个部分里考虑写几个观点,每个观点里再写几层意思,或再分几个小观点。一般应写到三级观点。如果能详细更好,越细越好。考虑写提纲时,就不要硬拼乱凑观点,玩观点游戏,可以这样说,提纲是工作总结的骨架,材料是基础;材料附着于骨架,骨架需要材料衬托、支持。两者缺一不可。
  4、吃透领导意图。一个单位的工作总结,除了征求下属单位、职工群众的意见外,更重要的是必须得到领导层的认同。因为领导处于特定的位置,高瞻远瞩,掌握全局,许多工作是他们的决策、指挥甚至亲自做的,所以他们有深刻的体会。工作总结其实也是领导者的工作总结。写作人员在撰写工作总结时,应当首先吃透领导的意图,请领导提提看法,看领导有何想法。一般地说,领导是会提出要求的。如果领导一时提不出来,写作人员可把自己的想法和意见讲出来,请领导提出修改意见。经过领导修改和赞同的提纲,那就成为领导的意图,这时,写作人员就可以按照提纲写作,写好草稿交领导审阅通过。写工作总结一定要吃透领导意图,这既是尊重领导又可防止走弯路。
  5、熟悉工作特点。有人怕写工作总结,说什么“不怕飞机大炮,就怕总结报告”,认为工作总结难写。其实,任何写作都是“苦差使”,是一种艰苦的脑力劳动。不过,我们只要熟悉工作总结的特点,常写常练,反复修改,不怕返工,是完全能够写的。
  工作总结是既不同于公文又有别于文章的文种,它除了具备应用写作的共性外,还有独自的特点:其一,在语言上朴实而不呆板,生动而不华丽,综合朴实、稳重、生动活泼三位一体的风格。其二,在表述上以直述为主,议论很少,用事实说话,言之有物,反对假、大、空等虚言诳语。其三,在观点上力求创新,给人以新鲜感,但不能哗众取宠,无限拔高,脱离工作实际。其四,在结构上不套用固定模式,结构比较灵活自由。其五,在篇幅上可长可短,视内容而定,一般3000字左右即可。


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