董秘制度建设和公司治理结构完善

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 23:10:05
来源 100Test.Com百考试题网

公司董事会秘书 (简称董秘)处于各方利益交汇点，它是公司的新闻发言人，是证监会、交易所等监管部门指定的联络人，又是沟通公司"三会一层"(股东会、董事会、监事会以及经理层)和广大股东之间的桥梁和纽带，还是公司资本运作的参与者和完善法人治理结构的催化剂。在种种眩目的光环下，"外表光鲜"的董秘似乎集万千宠爱于一身，然而谁知董秘群体的内心苦楚，在一些上市公司中董秘甚至是“不受欢迎"的人，尴尬的处境使得董秘人群更接近于 "弱势群体"。本文从公司治理角度对中英董秘制度进行比较，分析我国董秘的现状与存在的问题，提出完善我国董秘制度的几点建议。
　　　　　　　　　　　
　　中英董秘制度的比较
　　1、董秘的地位。英美法系国家中董秘(公司秘书)的法律地位经过了一个不断上升的过程，董秘现作为公司主要高级职员已具有广泛而实质性的义务和责任。在英国，每家公司依据公司法规定必须有一名董秘，对未任命董秘的公司并处罚金的规定，但如果某些文件(如年度不报告)未经董事和董秘或其代理人正式签署，可能会引起责任问题。在我国，根据中国证监会、沪深证券交易所制定的有关规定，上市公司均应设立董秘，董秘属于公司组织机构的一部分，作为公司高级管理人员负责处理董事会执行职权所产生的事务。但实际操作中缺乏规范性，很多公司董秘不属于高管人员，其地位和收入大多与部门中层管理人员相当，无法履行披露、协调及监管联络的治理职能。
　　2、任职资格与任免程序。英国公开招股公司聘用的董秘资格包括两个方面:一是必须具备履行秘书职责所需的知识和经验.二是必须拥有一种法律要求的资格证书，如会计师资格、法律方面的资格或董事会认为合适的其他资格。在公司拥有一名以上董事的情况下，董事可以兼任董秘。在英国，董秘的任免和报酬由董事会决定，股东会可通过决议要求董事会免去现任秘书的职务，如果董事会不予办理，股 东会可通过一般决议来免除董秘的职务。董秘有权要在他所同意的或合理的限期前收到解雇通知，对末经通知而作出的错误解雇，董秘有权要求公司赔偿损失。我国证券法规对董秘任职资格和任免程序的规定正不断深人细化，２００４年深沪证券交易所修订的《股票上市规则》中明确董秘应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，强调拥有董秘资格证书，董事会应在董秘空缺期间指定一名董事或高级管理人员代行董秘职责，不得无故解聘董秘。
　　3、职能及执行。在英国，董秘的职责涉及处理董事会相关文件及联络等事宜、签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书和行政管理性合同、及时信息披露文件和信息等方面。英国董秘在公司管理方面的职权具体包括:(1)参加包括董事会会议在内的公司的所有会议，并负责会议记录.(2)保管公司的各项会议记录、决定、合同、股东名册等文件，并证明其与其副本的真实性.（３）认定所有发出的通知依公司章程细则而言均属正当或均为法律所要求.(4)作为公司印章的保管人，并认定公司印章在所有文件上代表公司的使用均系经过正当授权.(5)根据公司主管机关的要求及时准确地提供和披露有关文件和信息.(6)与总裁或一名副总裁一起，签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书.(7)据董事会的随时指定，主持处理其它属于董秘职责范围内的事务等。在我国《上市公司章程指引》所列明的董秘主要职责涉及董事会和股东大会相关文件及筹备事宜、信息披露事务、文件管理等。２００４年，深沪证券交易所修订的《股票上市规则》强调了董秘对公司内外关系的沟通协调和治理监督职责，如与证券监管机构之间的沟通联络、公司与投资者关系的协调。促使董事会依法行使职权、协助董事、监事和高级管理人员了解信息披露相关法律规则并处理信息披露事务等。我国相关法规对董秘职责的强化从法律角度提高了董秘作为机构而非个人的重要地位，并有利于董秘制度在我国公司治理中发挥作用。
　　　　　　　　
　　我国董秘的现状与存在的问题
　　1、制度缺陷造成董秘"先天不足"。在《公司法》中找不到董秘的职位定位，虽然深沪交易所新修订的上市规则进一步明确了董秘在公司中的高管地位，但没有强制性规定条款，董秘的高管地位没有从资格认定、任免程序等方面得以落实，也没有具体措施来防范董秘的职业道德风险。由于制度的缺陷导致董秘这一岗位存在"先天不足"，相当多上市公司的董秘实质上不能进入公司高管行列，使得董秘在多数情况下对公司的众多决策不能充分了解，执行多数任务要在多方面的压力和规定中寻求平衡，在一些敏感问题上，董秘不具有依据相关规定制约董事会、董事长、总经理一些不妥决定的能力。制度缺陷所造成的职位揽枕使得董秘只有在法人治理结构相对比较良好的公司中才能施展其所长并且能够游刃有余地开展工作，而在公司治理结构紊乱、运作较不规范的公司中，董秘的生存环境是恶劣的，即便是其有切实履行勤勉义务的决心，也没有让其施展拳脚的用武之地。
　　２、公司内部治理结构不尽完善。在股权分置、股份非全流通的情况下，大股东的利益往往与中小股东不一致，端着大股东的饭碗为中小股东的利益说事，董秘的工作就很难顺畅。董秘的工作环境往往取决于大股东的意识及态度，而不少上市公司的管理层并不了解董秘的职责和上市公司的相关规则，董秘往往成为公司管理层"行使职权"的障碍，是"不受欢迎"的人。而董秘所从事的沟通、协调，平衡各方利益的工作特点，常让董秘两面受气。外界对董秘工作重要性的认知程度在提高，对这一职业群体也较认可，但董秘工作的好坏关键要看公司的董事长、总经理等主要领导的认识程度及支持力度。如果认识不到位，工作起来受到的掣肘较多，董秘就很难开展工作。董秘的另一个重要职责是促使公司董事、监事及高级管理人员明确他们应当承担的责任，对董事会作出相关违规决议时，有义务及时提醒，从而防止不规范行为的发生。但因目前董秘职位基本上由控股股东说了算，公众股东缺乏监督与任免其的话语权，在衡量控股股东及社会公众股东之间的利益天平时，董秘极易成为控股股东控制的董事会下的"附庸"，很难起到维护中小股东利益的作用。
　　3、董秘职责大于权利。董秘在我国得到有关法律法规上的认同最早起源于国务院根据《公司法》第85条及155条而制定的《关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》(１９９４)，该规定第15条明确了董秘为公司的高级管理人员。而后，国务院证券委、原国家体改委颁布的《到境外上市公司章程必备条款》(1994)以及中国证监会颁布的《上市公司章程指引》(1997)中，都进一步重申了董秘属于公司的高管人员。特别是《上海证券交易所股票上市规则》和《深圳证券交易所股票上市规则》中有关章节都明确了董秘这一职位，要求"上市公司应当设立董秘，董秘为上市公司的高级管理人员，对董事会负责"，并规定了相应的职责。但实际上具有高管地位的董秘只是少数，职责大于权利，升迁难，风险大，七成左右的董秘薪酬处于高管层的中等时的心态是"颤颤兢兢，如履薄冰"。
　　4、缺乏有效沟通。董秘作为上市公司的 "形象代表"，其窗口作用是不言而喻的。然而一般投资者很难直接与董秘进行沟通，常常会出现诸如证券事务代表或一般工作人员代董秘行使其应履行的职责。即使诸如最强势媒体的证券类节目中电话采访上市公司，我们也会经常看到部分上市公司会派个证券事务代表或一般工作人员出来应付一下了事。而作为主要负责公司信息披露的董秘们却深藏“闺中”不肯抛头露面，这样的董秘在搞好投资者关系管理、维护广大股东利益、展示公司形象等所能起到的作用就让人值得怀疑了，而且一些公司的董秘动辄就用"商业机密"等理由拒绝回答理应回答的问题。另一方面，个别媒体对董秘所表述信息的断章取义、推理和演绎常令董秘无所适从，可能发生的节外生枝往往使许多董秘不愿意与媒体接触，选择了逃避的态度。