秘书从业经验：Email通讯常识秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2009:06:15 10:51:14
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　　在现代社会中, 人与人交流的一种常用手段就是写email. 如果你给一位素不相识的人写email, 或写信, (当然，你对对方得有一点点了解，如学术上的了解，或从同事、网页等做点了解，不能一点信息都不知道)，希望得到某些帮助, 或者某些信息, 你就得将你的情况诚实地告诉对方。即使你是这样做的，人家也可能因某种原因，不回答你。作为写信者，要有心理准备，也应当理解，人家没有义务，给你解答任何疑难。（当然，如果是有某种义务的人，就当别论了）。如果你想从人家那里了解信息，却又不想告诉人家你是干什么的，甚至连你自己的名字都不写，或者瞎编一个，那你就得想一想，谁会愿意与这样的一个人通讯呢 ？更何况，社会上陷阱之多，计算机病毒之广，谁敢不留点神呢 ？即使不是什么陷阱，一个人一天又有多少时间来处理email呢 ？你不妨调换一个位置来看一看，想一想这些事情。所以，你的诚心和诚信是必要的。在此，提请注意以下的email通讯常识：
　　1．写清楚收信人的称呼，如：尊敬的xx 先生，xx女士。如果你知道人家的头衔，就写尊敬的xx 董事长，xx经理，或 xx教授， xx博士，等等。如果你不清楚人家的头衔，宁可称呼高一点（但也不要过分抬高），也不能直呼其名。特别要注意的是，不能称呼头衔和名字，而是头衔和姓氏。比较熟悉的人例外：在英文中，常用Dear xx, 这里 xx表示比较熟悉的人的名字。中国人对Dear 的理解，与外国人不一样，这里Dear 仅仅是一种习惯的写法，表示尊敬，并没有象中国人所理解的有一定亲密往来关系的“亲爱的”的意思。
　　2．在信的正文中，将你想要说的话写清楚。最后留下有效的联系方式，如电话号码，email地址等。许多人用的是免费邮件信箱，往往回复时，信箱已被撤消，导致收不到回音。
　　3．一定要在信中写上你的真实姓名，你是干什么的，作一点简介，这是真诚与人交往的起码条件。否则，你就很难指望收到对方的回复。英文信的署名， 一般是：对熟人就写： Yours mmm. 这里 mmm 表示名字，不是你的姓氏。
　　对不熟悉的人一般写：Sincerely yours XXX, 这里XXX表示你的姓与名。
　　4．无论是请求帮助，还是提供信息，都不要弄虚作假，更不要欺骗对方。现在的不少广告，之所以不受欢迎，其原因之一就是虚假成分太多。另外，垃圾邮件, 也很耗费时间, 所以, 人们往往会不理睬, 最简单的办法就是删掉，只用一秒钟时间。希望你的邮件不要由于你的失误而被当成垃圾邮件而删掉。
　　如果你做到了以上几点，那么你收到回音的希望就可能大一点，否则，可能有点渺茫。来源于百考试题
　　另外，要注意个人资料的保密性，不要上当受骗，千万别让你的诚实被他人利用，并给你带来不必要的麻烦。