秘书常识:秘书工作的内容秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2009:07:26 11:11:02
来源 100Test.Com百考试题网


id="gggaaa">  职能和职责的区别
  职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征,解决的是秘书应当做什么的问题
  职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能,它具有宏观性和概括性的特征,它不仅解决秘书工作做什么的问题,还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
  【(一)秘书的职能】
  1.辅助决策
  (1) 辅助决策的含义:在决策过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
  (2) 辅助决策的特征:体现在以下几个方面:
  辅助内容的综合性
  辅助时间的经常性
  辅助环节的全过程性
  (3) 辅助决策的原则
  超前原则
  定位原则
  信息原则
  谏诤原则
  (4) 辅助决策的过程
  协助领导确定目标
  协助领导设计方案
  协助领导评优选优
  协助领导实施反馈
  2.协调关系
  (1) 协调关系的含义:秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。
  (2) 协调关系的特征
  从属性
  广泛性
  间接性
  (3) 协调关系的原则
  政策指导
  客观公正
  平等协商
  注重整体
  灵活适度
  (4) 协调关系的过程
  摸清情况
  找出症结
  恰当协调
  督促落实
  检查反馈
  3.处理信息
  (1) 处理信息的含义:信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。
  (2) 处理信息的原则
  及时性原则
  保真性原则
  适用性原则
  预测性原则
  (3) 处理信息的内容
  历史信息
  上级信息
  内部信息
  公众信息
  社会信息
  (4) 处理信息的过程
  信息的收集
  信息的加工
  信息的传递
  信息的反馈
  信息的储存
  4.办理事务
  (1) 办理事务的含义:事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
  (2) 办理事务的特征
  综合性
  服务性
  繁琐性
  突击性
  (3) 办理事务的原则
  被动中求主动
  原则中求灵活
  繁杂中求规范
  (4) 办理事务的程序
  自然程序
  理论程序
  指令程序
  法定程序
  技术程序
  习惯程序
  【(二)秘书的职责】
  大致也有以下11个方面:
  日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理)
  接待事务(来访接待、安排服务等)
  会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)
  行政事务
  信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)
  调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择)
  文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)
  写作事务(各种文体的写作)
  协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)
  督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)
  其他领导临时交办的任务

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