秘书技巧心得：撰写机关公文的功夫在文外秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2009:07:26 10:52:44
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id="gggaaa">　　厚积薄发，主要功夫在文外。作为一个称职的秘书，特别是作为一个文字秘书，一定要使自己成为一个通才、全才。没有别的路可供选择，只有把功天放在文外，走厚积薄发这条路。具体讲，就是从两个方面去充实自己：一是理性的充实；二是实践的充实。理性的充实就是读书、学习，广积知识，只有这样才能逐渐使自己成为一个通才、全才。而要想使自己成为一个通才、全才，首先应从“杂家”做起。
　　对于这一点，毛泽东同志早在《工作方法六十条》中就明确提出，党的干部要学习多方面的知识。后来，胡耀邦同志把这一思想说明得更具体。他曾于1987年在中南海中央党校中青年干部培训班毕业生的讲话中明确、具体地提议“大家花些功夫，着实读点书：第一、要学习马克思主义理论，《马克思、恩克斯选集》、《列宁选集》、《毛泽东选集》，还有三中全会以来的重要文件都是马克思主义文件；第二、学一点历史；第三、学一点语文，包括古文，鲁迅的著作，还有诗词；第四、学一点自然科学知识；第五、学一点国际政治；第六、多少懂一点文艺。”在这之后江泽民同志也曾多次要求干部要加强学习，并且也提出了许多具体要求。这些要求，对于秘书同志成才是尤为重要的。
　　要从“杂家”作起，毛泽东同志一生为我们这一代人做出了表率。他在少年时期，除认真学习经典之外，常读《三国演义》、《水游》之类的杂书，还有《西游记》、《隋唐嘉话》、《公羊春秋》、《精忠传》、《左传》等。不仅如此，就连《华法经》、《大涅盤经》、《般若波罗多密心经》他都认真去看。’到了老年时代，《资治通鉴》、《随园诗话》、《容斋随笔》更是手不释卷，眼睛看不见了，就请人念给他听。
　　毛泽东同志把读书做学问比作修筑百丈之台。他说：“百丈之台，其始则一石尔?!由是而二石焉，由是而三石、四石以至于万石焉。学问也然，今日记一事，明日悟一理，积久而成学。高以下基，洪由纤起，在乎人之求之而已。”毛泽东主张积极学习，“一要积微起纤，日积月累，不要眼高手低，好高骛远；二要广汇百家之流，不要囿于一家之言，执于一孔之见；三要梳蓖条理，弃其糟相，取其精华，不要囫囵吞枣，生吞活剥；四要持之以恒，锲而不舍，不要一暴十寒，半途而废。”
　　毛泽东同志的学习、积累实践为我们树立了一块不倒的丰碑。在这块伟大的丰碑下，我们应当学习他老人家的主张、方法和精神。当今社会里，有人认为读书可分为六个层次，三大支柱。也就是人们读书的6种基本追求：追求刺激、休闲、信息、知识、审美和思想。其中知识、审美和思想是三大支柱。这6个层次由低到高，反映着人们不同的文化程度、修养状态和价值取向。作为秘书人员读书，我以为一定要讲究读书的目的和层次。我们可以把读书大致分为两类：一类是消费型，为了眼前实用；另一类是积累型，为了长远和根本性的提高。前3个层次是属于消费型；后3个层次属于积累型。就像一个国家除实用企业外，还得有能源、交通等基础项目建设。只有在积累型读书上下功夫的秘书人员，最终才能使自己成为一个通才、全才。
　　从写作的角度看，广取博闻的意义，正如朱光潜先生在他的《文学趣味》一书中所说：“你玩索的作品愈多，种类愈杂，风格愈纷岐，你的比较资料愈丰富，透视愈正确，你的鉴别能力也就愈可靠”。所以我们应该在广度涉猎的基础上，侧重读一些文学方面的书籍，如像古代优秀公文中晁错的《论贵粟疏》、诸葛亮的前后《出师表》、李密的《陈情表》、魏征的《谏太宗十思疏》、骆宾王的《为徐敬业讨武曌檄》等，还有《古文观止》、王国维的《人间词话》以及明人的《幼学琼林》、《龙文鞭影》，这些书籍既有公文范本，又有丰厚的文学基础内容，且内涵丰富，语言优美。同时，注意多读大报的社论、评论员文章，还有一些好的随笔、札记、散文、杂文之类，如像《人民日报》的“大地”专栏，《文汇报》的“时评点击”，这些文章不但观点新，内容富有时代感，而且语言接近公文的语言，容易掌握，便于运用。总之，作为秘书人员，应该有读大块文章，听百家之言的胸怀和学习精神。这正如国学大师南怀谨在自己客厅里挂的一幅对联所说的志向和抱负。“上下五千年，纵横十万里；经纶三大教，出入百家言”。
　　另外，就是练笔。练笔是读书学习的具体运用。把所学到的书本知识，及时地用到写作实践中，学了就用，用中再学；锲而不舍地学，坚持不懈地练，久而久之，必有大的收获，这是唯一行之有效的办法。
　　练笔首先要有一个高的思想境界，这就是把写作要作为一种乐趣去对待，这是一种写作态度，是一种精神，是一种境界，也是一个人对待写作的最高境界。有了这种境界，才会有自觉的行动，才不会把写作任务看作是一种工作负担；才不会有惰性，这种境界是以学习为基础，是以成为全才、通才为支撑的。北宋大文学家、诗人苏轼为文浑涵光芒，雄视百世。究其原因，就是他把写作作为一生最大的乐事去做。他曾说：“某生平无快意事，惟作文，意之所到，则笔力曲折，无不尽意，自谓世间乐事，无复逾此”。如果一个秘书人员，始终要想着使自己成为一个名副其实的笔杆子，成为一个办文的得心应手的人才，他就一定会在学习、工作中不断地培养个人的这种志趣，并逐渐走进这种境界。
　　有了把写作作为一种乐趣的境界，还要有不怕吃苦、积极进取的精神。这种精神主要体现在一个人对待自己的秘书工作上，体现在他能够经常地发现自己写作中的不足之处，不及别人的地方。如果你对一个方面的情况不甚了解，对一种文体不大熟悉，你就应该主动地要求去做这方面的工作，不论是被借调去参加一些会议，还是跟随领导去搞市场调研；也不论是参加一次学术会议，还是参加业务培训，这都会使自己开阔限界，增长知识。越是不熟悉的文体、文种，越是要争取机会去撰写，写的次数多了就会熟悉起来，最怕的是把这些工作看成负担，产生情性。就是为领导写一篇讲话稿，就是在领导同志审批过的文件草稿中，只要多留心、多体会，也常常会从领导修改过的字里行间领悟到许多能使自己进步的东西。
　　练笔不能盲目的去练，不能毫无目的地去练，而是要把被确定的写作对象视为精品，认真地去做。有人曾说，写作成果有可能成为盖世太保、混世魔王，或者本来就是一个死胎。我们不能使自己的作品变为混世魔王，更不能成为死胎，而要成为盖世太保。这就是精品意识。纵观人类社会的发展历史，确实不乏许多惊世之作。不少好的作品，不仅可以改变人的一生，也可以影响一个领域，甚至改变整个世界。它们的精髓就是精品。美国人曾写过一本书《影响世界历史的16本书》，其中包括马克思的《资本论》、牛顿的《自然哲学和数学原理》等，还有希特勒的《我的奋斗》。
　　马克思写的《共产党宣言》和《资本论》改变了世界。据统计，《共产党宣言》共出版了70多种文字的1000多个版本。它传到中国是1920年，由陈望道先生译出第一个中文本。从此开始改变了中国的命运。
　　毛泽东同志在延安的窑洞里完成了《论持久战》。当白崇喜把这本麻纸本小册子送给蒋介石时，蒋介石如获至宝，发给团以上军官每人一本。这本书又很快在美国出版，震惊了世界。后来事实证明，抗日战争就是沿着这一思路进行的。
　　哥白尼的《天体运行论》这本书改变了世界，它成了一块里程碑。1943年出版，文艺复兴的开始，近代科学的开始就从这一年算起，世界由此进入了一个新时期。
　　爱因斯坦的相对论，现代物理学开端被史学家定为1905年，就是因为这一年《物理学记事》发表了爱因斯坦的几篇重要论文。爱因斯坦提出了质能互变公式E＝MＣ².。直到1945年第一颗原子弹爆炸，才证实了爱氏超前了40年。
　　1952年，李四光完成了《中国地质学》一书，论证了地壳运动与矿产分布的规律，提出了“构造体系”这一地质力学新概念。当时只发行了2000册，但地质队员在这本书的理论指导下，于10年后相继发现了大庆、胜利、大港等油田，使中国甩掉了贫油国的帽子。
　　1852年，斯陀夫人写了《汤姆叔叔的小屋》，导致了美国南北战争的爆发。林肯说是一个小妇人引发了一场解放黑奴的大革命。
　　当然，我们的作品不能有这样的奢望，但我们的作品在伟大思想家、政治家、科学家的精神鼓舞下，能取得属于自己个性的新的创造，服务于自己的机关工作，服务于建设小康社会总还是有现实意义和作用的吧。这种思想就是精品思想。
　　精品要靠精益求精来打造。作为练笔，作为写作，就要勤于积累材料。材料是写作的基础。茅盾先生说，搜集材料，要像“奸商”一样，那里有“货”，就要闻而动，有的拿起来敲一敲，有的拿起来在太阳光下照一照，凡是有用的，全都屯积起来，屯积奇居。同时，还要根据文章主题的需要谋篇布局，或列提纲，或打腹稿，处理好开头与结尾，层次与段落，过渡与照应。当然还有公文的语言问题。这些问题都考虑好了，安排精当了，才能更好地突出主题。
　　所有这些写作准备，都要在动笔之前去做，凡是经典作家，大文章家都把一次次写作的主要精力放在动笔之前去进行。法国作家福楼拜说：“我用心想好，为了写好”。我国古代的文章家也有同样的论述，他们主张“袖手于前，始能疾书于后”。所以说，有经验的秘书人员，在起草每一份文件或撰写属于张扬自己个性的文章时，总是准备的时间长，动笔的时间短。相反，那些没有写作经验的人，总是与之相反。其结果，欲速则不达。
　　动笔前的准备是一个多方面的过程，要围绕写作主题，凡是涉及到的理论观点，方针政策，业务知识，材料取舍，篇章结构，领导意图都要认真想好。想，是想事，而不是只言片语。只要把事情想清楚了，把事物的内部联系想清楚了，思路就顺了。这时，再动笔就会左右逢源，得心应手，甚至那些好言妙语也就随之而来。
　　我们单位有那么一个秘书，平时很注意研究、学习写作方面的知识和方法，同时，也注意把自己的秘书业务同平时练笔结合起来，取得了很好的效果。在他任职的秘书工作中，不但承担了政协机关大量的材料工作，而且曾为人大、政府10多位领导同志撰写过各种题材的文章。《人民日报》“大地”编辑部、中共中央党校出版社编辑出版的论文集和甘肃省优秀论文汇编中都收录有他本人的文章，而且多数是他平时的练笔之作。他的一个最大的特点，就是把机关公文撰写与练笔有机地结合起来，用他本人的话说，就是本职工作是主体，利用完成主体工作后的"边角废料"去练笔。记得在去皋兰山调查社情民意时，他发现山顶上有一个奶牛厂，在别人眼里，这里牛粪满地，臭不可闻，但在他的笔下却写出了题为《皋兰山上奶飘香》的文章。在一次回族杂居区调查杂居区落实政策期间，他了解到一个村子里家家户户都有外出拉牛面的人员的情况后，便以一家人家院里有一棵正在开花的杏树为背景写了一篇题为《一枝红杏出墙来》的纪实文章。类似这样的文章都是他在利用所谓的边角废料写成的。
　　我们平常看到他练笔的作品，在省内外的许多报刊上被登载出来，真是功夫不负有心人。这说明，有一份耕耘，就有一份收获。