职业秘书—第四讲第六节如何准备会务工作秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2009:07:26 11:11:35
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id="tb42">  1、筹备会议
  现在企业经常要召开各种各样的会议,有企业内部的会议,也有企业外部的会议;有定期的例会,也有不定期的临时性会议。作为企业内部的会议,主要有股东大会、董事会、经理会议和一些业务会等等;企业外部的会议也很多,如行业开发战略研讨会、联合开发新产品讨论会等等。会议的筹备工作属于秘书的职责范围。如上所述这些会议,出席的人员都比较多,而且会议日程要安排得比较紧凑,因此,要保证会议善始善终,收到预期的效果,并不是一件很轻松的事。
  秘书在筹备会议的时候,要对会议的一些关键地方作慎密的安排,设想可能出现的问题,以及补救的措施。在筹备会议的过程中,最可怕的是以下两种态度:一是掉以轻心,“上次开会就是在这里开的,没什么问题,这次大概也不会出什么问题……”所以,在开会之前,根本没有想到要去检查一下麦克风、投影仪等这类会议的关键设备是否完好;如果老是这样,非捅出漏子不可!要是捅了娄子,董事长、总经理和其他领导都在场,这个板子打下来,谁也受不了!另一种态度是将就凑合:“时间来不及了,干脆就用上次会议的代表证好了……”如果秘书在筹备会议过程有这两种作风,哪怕是其中的任何一种,会议非出漏洞不可,出了问题,就是秘书的失职。当然,有些偶然的事故不是秘书能预料到的,但是,秘书作为会议的筹备者,要尽量减少各种事故,至少在主观上不能采取掉以轻心和将就凑合的态度。秘书一旦接受会议筹备的任务,首先就要把握会议的内容、主题和形式,并着手准备以下几项工作:
  确定会议的时间和地点
  确定会议的参加人选
  草拟会议日程表
  起草会议通知
  准备会议资料和各种会议用具
  2、筹备会议的步骤
  公司的司务会、每周一的业务会等定期的例行会议,由于参加人员、会议地点、会议时间基本上是固定的,所以这种例行会议的日程安排、会议用具、签到表也是固定的,因此,对于一般的秘书来说,这种会议的筹备工作并不是很难。
  但是,如果是公司内部召开的临时会议,或者是公司在外租借场地召开的会议(如新产品发布会),会议的筹备工作就有一定的难度。所以,有经验的秘书都有这样的体会:会议能否收到预期的效果,关键在于会前的筹备工作。会议的筹备工作做得如何,可以看出一个秘书工作能力的大小。下面以公司租借场地为例,具体说明筹备会议的步骤:
  a.布置会场
  由于会场是租借他人的(如宾馆内的会议室等),所以,在开会之前,秘书自己一定要去实地检查一下会场,看会场的工作人员的态度如何、会场的布置和设备怎样,对一些关键的地方要作详细的记录。即使参加会议的人数不多,但也许根据会议主题的要求,会场不能显得太小。到底要租借什么样的会场,要根据会议的内容、参加人数的多少及需要什么设备(如是否需要投影仪)等因素来确定。
  租借会场的协议一旦签订,秘书就要经常与会场的管理者保持联系,特别是在开会的前一天,一定要用电话落实一下会场的情况。
  安排好出席会议人员的座次后,就要将他们的座次写在记事的黑板上。另外,秘书还要看看会场的空调设备、采光状态以及座位间的间隔如何。开会的当天,在会议开始之前,一定要检查一遍会场的设备(如麦克风)情况。如果出席会议的人员有变动或者座次需要变动的话,一定要赶在会前调整好。
  b.会议通知
  根据会议的形式和内容,确定参加会议的人员名单。秘书确定了出席会议的人员名单后,最好同时还附上这些人员的基本情况一览表(包括职务、年龄等)送给上司审核,上司也许会作一些增减。
  完成人员名单确定工作之后,就要立即起草会议通知(或请柬),在通知后面一定要附回执。在会议通知上,要注明开会的地点、时间和联系电话号码,以便在出现飞机、火车误点等特殊情况下及时联系。会议通知应在会前15~30天之内寄出,这样对方有一个把会议回执寄回来的时间。有了这个回执,会议筹备过程有许多工作就方便多了。如果到时没有收到回执,就要打电话问明原因;上司一般会让秘书提前两周发出会议通知。
  写会议通知要注意以下6点:
  1.会议名称:临时董事会
  2.日 期:5月10日
  上午10点到下午4点(含1小时午餐)
  3.地 点:五洲宾馆二楼第三会议室
  4.内 容:为参与西部大开发设立西北分公司等
  5.联 系人:总裁办公室于雪
  电话:87654321转100
  6.截止日期:5月9日
  c.检查用具
  不同的会议需要不同的用具,秘书要根据会议的具体内容进行准备,千万不能出现会议因用具不全或用具出现故障而被迫中断的现象。即使是同一个会议,同样的人员出席,由于会场的变更,所需的用具也不相同。对于这一点,秘书最好将准备会议用具的工作与会议的日程安排结合起来,比如,星期一上午董事长讲话需要哪些用具,星期二下午某某博士讲解新产品需要哪些用具,这样,在排好会议日程表的同时,会议所需用具的清单也列出来了。
  一般的会议都要准备以下用具:电脑、投影仪、签到表、黑板刷、文件袋、指示棒、废纸篓、桌、椅、烟灰缸、饮料、笔记本、铅笔等等。除此之外,如果参加会议的人数比较多,会场比较大的话,还要配备扩音器。另外,还要注意在扩音器下面再垫一层布,这样能减少在它们的底部产生的共鸣声。
  对于上述会议用具,要根据会议的进程事先进行检查,不要出现临时抱佛脚的现象。
  d.核对资料
  如果有大会发言,一定要把发言稿打印好,事先分发给每个会议代表。上司的发言稿,一般都是由秘书起草。一个有丰富经验的秘书在把发言稿交给上司时,肯定会给上司一些提醒,哪些问题应重点讲一讲;哪些问题代表可能会提出质疑。总之,秘书自己一定要先吃透这份发言稿。
  准备会议资料时,不能是有多少代表就打印多少份,一定要留有充分的余地,因为有时可能出现代表丢了资料找你要第二份的情况,也有可能会议又临时增加几个列席代表。资料多了固然有些浪费,但少了的话,哪怕是只少一份,也会惹出许多麻烦。
  3、开会当天的工作
  开会的代表一般是提前一刻钟签到进入会场。在会议代表进入会场之前,秘书一定要再检查一下室内温度、通风换气设备、照明采光设备、扩音设备、桌子、椅子、窗帘等。如果会议中间还要用投影机的话,那么,事先还要给它留出一定的空问。
  现在稍微有些规模的会议,大多是安排在那些高级宾馆、饭店内的会议室举行,所以,秘书一定要在大门口放一块进入会场的示意板:“某某会议在某层某号召开”,不过,仅仅是放一块示意板还不够,如果可能的话,最好还安排几名具体工作人员到门口迎接参加会议的代表,把他们领到会场,这样更能显示出会议主人的周到和热情。
  担任接待人员,在会前就要根据出席会议人员的名册,记熟代表们的单位、职务和安排他们住宿的房问号,这样对接待工作会有许多方便。
  经常出现这种情况,原定是总经理来参加会议,因为另外有事,总经理派副总代表自己来参加会议。因此,担任接待工作的人一定要细心不能只按花名册办事。如果总经理没有来,你却要代替总经理的副总出示总经理的名片,那就会让对方感到难堪,甚至造成不愉快。
  4、会议正在进行
  在开会的时候,如果秘书没有安排作会议记录等具体工作,那么,秘书就坐在会议室的最后一排,或坐在会场旁边的小传达室。秘书一般不作为会议的正式代表参加会议。
  会议期间,秘书的主要工作是传接电话、作会议记录、协助有关工作人员调整扩音设备、给代表送饮料等。
  开会的时候,不是特别紧急的电话,一般都不转接。内容一般的电话,秘书帮助记录下来,在会议中间休息的时候,把电话记录选给当事人,只有当内容比较紧急的情况下才立即通知当事人。当然,如果会场比较大,人数超过100人的话,可到会场中间把当事人叫来接电话。
  开会的时候,给代表送饮料,要事先了解他们的爱好和习惯。有人喜欢果子汁,有人则喜欢喝茶,因人而异。在召开人事等特别会议的时候,一般是事先将饮料摆在代表们的桌子上,不轻易进去打搅会议。如果是会议中途进去送饮料的话,一定要掌握好时机。
  会议即将结束的时候,秘书就要开始安排与会者乘坐的车辆。这个时候,最忌讳的就是秘书只顾安排自己上司的车辆,而不管其他代表的乘车。会议代表一共需要多少车辆,秘书心里要有数。当代表出来时,车已在门口等候。
  5、会议扫尾工作
  会议结束之后,要立即去清理现场,看看代表是否丢了什么东西。清理会场之后,向会场的主人表示感谢。
  a.会议记录
  秘书常常安排作会议记录。作会议记录的秘书,一般同时要负责写会议纪要。会议纪要的内容要简单明了,而且时间不能拖得太长。会议纪要写好之后,要多复印几份,抄送给有关部门。
  b.会议总结
  会议结束后,要及时总结经验教训,特别要找出在会议中出现的
  那些失误的原因,这样,在下次开会时,能把会务工作做得更好。
  如果上司是参加外面的会议或聚会,秘书应做好以下准备工作:
  收到通知后,马上向上司请示是否参会;根据上司的意见,与举办方进行联系;如果要求以书面形式答复,就以下面的方式答复;
  如果上司参会,就马上记入上司的日程表,并办理配车手续;
  在出席会议或聚会的时候,会前会后在时间上留有一定的富余,以便上司在会前会后与有关人员举行临时会谈;
  准备好参加会议或聚会所必带的材料。

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