秘书组织与参加会议技巧例题分析题秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2009:10:03 18:05:56
来源 100Test.Com百考试题网


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秘书组织与参加会议技巧例题分析题
一、如何组织非正式会议(IFM)
二、讨论非正式会议常用的两种方法?
三、如何成为一名有效会议组织者?
四、如何当好一名与会者(how to be a real participant)
参考答案
一、
1、非正式会议与正式会议区别:非正式会议没有繁杂的准备工作。
2、特征:
1)即时召开(promptness)——随时随地
2)形式随意(casual style)。
3、非正式会议在形式上是非正式的,但实质上却是严肃的。为使非正式会议开得更好,有以下建议:
1)要始终心有所思
2)保持语调轻松
3)限定与会者人数 
4)保证会议不要“离轨”
5)结束会议时应表示感谢
二、
常用非正式会议常用的两种方法
1)集体自由讨论法(brainstorming)。
a、不要对任何想法作任何评价,
b、限定时间和目标,
c、鼓励所有与会者参与意见,
d、安排人员作记录。
2)66制讨论法(discussion 66)。每一个讨论组织由六个组员;每个特定问题的讨论每组限时为六分钟。
3)两种方法比较。自由讨论法得到的想法多,花费时间长,能在问题的解决上进到最大努力;66制讨论法效率比较高,但在特定问题上的解决方案上无法做到最大化
三、
(一)会议开始前认真检查 会议开始前,会议组织者应对会议作最后一分钟的检查,以保证所有工作准备就绪,没有出现遗漏或出问题的情况。
(二)开始会议
1、为了避免浪费时间和让与会者感到不厌烦,应按时开会——纵然有一些参加者还没有到。
2、会议应该以3~5分钟的介绍作为开始,包括:
1)会议的目标和时间长度:
2)问题的背景;
3)可能的解决方案和约束条件;
4)暂时的日程安排;
5)议事程序
最后问一下与会者是否同意你的安排。
3、安排一名与会者作会议记录。会议开始以后,你的话讲得越少越好,有效率的领导人“就像一名谈话节目主持人,它要确保每一位与会者都有机会发言,而同时又不让某一个人大出风头。”记住会议的目的是交换意见,而不是听某个人,尤其是会议主持人在哪里喋喋不休。
4、按照议程和时间表进行会议是非常重要的。
(三)会议中的控制技巧
1、所有与会者是否都参加了讨论
2、会议是否按既定方式进行
3、处理冲突及不同意见
4、防止健谈者“垄断”会议发言
5、要有时间意识
(四)收尾好、一切好(all is well that ends well)会议的结尾同样需要很好的控制,会议主持人应对会上所讨论的问题及所形成的决议作一总结;此外,会议组织者还应该强调会后所应采取行动的意义。
四、
(一)事先该做什么(what should be done beforehand)
1、对议事日程的主题和目标有很好的理解;
2、与会者应考虑自己所应作的准备工作,有时要做一些调查研究,以保证会上所谈看法的质量;
3、应该注意说话的逻辑性,尽量将其思想系统化,意识其他与会者易于理解和信服;
4、应该考虑一下其他与会者可能提出的问题(或疑问)。采集者退散
(二)当一名认真的听众(try to be a serious listener)
1、就会议的本质而言,会议讨论是一种双向的沟通活动——听和说。
2、当一名认真的听众是指在别人说话时,听话人应该注意听(而不是心不在焉)。这样有利于对说话人的全部观点有一个整体性的评价。
3、一个真正出色的想法来自于与会者认真并且有效的听的态度。
(三)作一名好的合作者(be a good cooperator)
1、 应主动按照组织者所提要求去做。
2、若与会者有时有自己的想法,在可能的情况下,可以向主持人提一些建议;在被接受及得到认可之前,你仍应该按要求去做。
3、与会者应认真记录会议主持人的话,并按其要求去做。
4、除了贡献自己的想法,可以协助主持人保持整个会议围绕着会议的目标。
(四)选好发言的时机 选好发言的时机,可能希望别人先说,等待最好的时机公布于众。在自己的观点确信无疑时,先发言;如果缺乏信心,可在后面发言。



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