秘书资格考试公文写作知识:下行文秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2009:10:22 23:52:04
来源 100Test.Com百考试题网


id="tb42">  下行文
  按照行文关系、文件去向,可分为上行文、平行文、下行文:
  下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。比如,党中央给各个省、自治区、直辖市党委,国务院给各省、自治区、直辖市人民政府所发的文件就是下行文。下行文一般常用指示、决定、通知、批复等。下行文是一种重要的应用文体,也是应用写作学科研究的重要文体之一。源:www.examda.com
  作为下行文,上级机关的“见解和处理办法”,如同其他的下行文一样,对下级机关具有规范作用和行政约束力。这一点上,“意见”同“命令”、“决定”和“通知”等下行文具有相同的特点。不过,“命令”往往是宣布实行重大的强制性行政措施,其强制力和行文规格最高,一般极少使用;“决定”是针对重要事项和重大行动作出安排,涉及问题往往带有方针政策性;指挥性“通知”则是传达要求下级机关办理、执行或周知的事项。以上三个文种区别于“意见”的特点就是它们是以上级机关的权威和职权范围,对下级机关的工作做出直接的布置和安排,是要求下级机关“做什么”或“必须做什么”,而“意见”则体现了上级机关的商榷、探索的态度,往往是对重要问题表明态度、提出见解和参考的处理办法,是对下级机关“可以做什么”和“不可以做什么”作出说明。所以说,“意见”文种体现了原则性和灵活性、规定性和变通性的统一,为下级机关留下了更多的自由度和创造空间。
  因此,下行“意见”的功能,应以指导为主。“意见”不是强制性地具体地布置安排工作,而是参考性地提出工作的目标任务、原则和措施方法。下级机关一般应根据上级机关“意见”的精神、原则参照执行。
  下行文格式
  法定公文在格式上都还要按照《国家行政机关公文格式》来写作,该文件为国务院办公厅秘书局制定,国家质量技术监督局发布于1999年12月27日。
  国务院《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)第10条至第12条对公文格式作了具体明确的规定。参照其它规则,以下简要介绍。
  一、公文用纸、排版与印装
  (一)公文用纸幅面及版面尺寸:公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际确定。
  公文用纸天头(上白边)为:37mm±1 mm。
  公文用纸订口(左白边)为:28mm±1 mm。
  版心尺寸为:156mm×225 mm(不含页码)。
  (二)排版规格、图文颜色与印刷装订要求:公文文字从
  左至右横写、横排。在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写排版)。
  正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。
  未作特殊说明,公文中的颜色均为黑色。公文在一般情况下,除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外,其余部分均为黑色。
  制版要求版面干净无底灰,字迹清晰无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1 mm。
  双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。
  公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5 mm,无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固,后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1 mm,四角成900,无毛茬或缺损。

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