职业秘书—第四讲第四节如何安排上司的工作日程秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2009:07:26 11:11:39
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id="FWM">  1、如何兼顾效率与健康
  作为现代企业的领导人,他们工作的一个最大特点就是“忙”,从内部的人事安排到外部的市场竞争,几乎是无所不包,可以说是千头万绪。因此,为了抓住大事、抓住重点,提高工作效率,他们的工作本身也需要有个计划,否则,在繁杂的事务中就会出现紊乱,顾了这头忘了那头,捡了芝麻丢了西瓜,从而使企业在激烈的竞争中败下阵来。所以,作为上司的助手,为上司安排工作日程是秘书一项很重要的工作。如果说秘书的工作难,那就是难在这个工作日程的安排上,因为它要花费秘书很大一部分精力。
  工作日程的安排,通常是按时间来划分的。如下周工作安排,本月工作安排,第二季度工作安排,等等。在安排工作日程时,要考虑各项工作的轻重缓急,各项工作之间的联系,特别是要考虑如何提高工作效率!
  但是,在安排工作日程时,不能只顾工作的效率,因为上司的年龄一般偏高,还必须考虑上司本身对工作的承受能力,所以要讲究弛张之道。上司也是人,也是血肉之躯,而且年龄一般都偏大,所以上司在体力上连续作战的能力是有限的。如果不注意有张有驰,劳逸结合,影响了身体健康,最终的工作效率也无从谈起。因此,秘书在为上司安排工作日程时,既要考虑如何最大限度地提高工作效率,又要在时间上留有充分的余地,有利于上司的身体健康,充分做到劳逸结合。可以说,能否统一工作效率与时间宽裕这一对矛盾,是评价一个工作日程表是否科学合理的标志。
  2、长期与短期工作安排
  上司的日程安排可分为年度计划、本月计划、本周计划以及当天计划等形式。计划是安排得越细越好还是越粗越好,这主要是根据上司的实际需要而定,一般来说,由于客观的变化和许多不可预料因紊的影响,中长期计划是宜粗不宜细的。现在大多是这样,年前制订年度计划,年度计划主要是将来年的工作大致描个轮廓,比如为了实现某项重要目标而要抓哪几项工作,或接规定要开哪几个例行的大会;根据年度计划的设想,安排当月的计划;而本周的计划就是实施,星期一上午与天地公司李总会谈,星期二下午召集哪些人开研讨会……不仅如此,还要根据实际情况的变化随时调整、充实计划,使之更具体、更详细。在所有的日程表中,当天的日程表要非常具体,如上司外出办事,在把日程表交给上司时,提醒他不要忘了约会等一些重要工作;这张表必须在头一天就让上司确认;当天早晨上班后,复印一份让上司再次确认;对于经常外出的上司,还要复印一份让上司自己带在身上,把对方的电话号码等一些注意事项记在上面。由于电脑的使用,日程表的制作、修订和打印都己变得非常简单。
  一般来说,刚刚参加工作的秘书很难把上司的工作日程表安排得那么慎密周到,至少得2~3年才行。只有虚心向老同事学习,自己多留心,与有关部门密切配合,才能将这项工作做好。
  a.适当保密
  上司的工作日程安排,一般都是画成一览表形式,因为它简单明了。打印好的日程表给上司本人一份,给秘书部门负责人或其他综合部门负责人一份,再就是给有关部门和汽车司机复印几份。不过,给业务部门和司机的日程表,内容不能太详细。比如上司某月某日出差,在这前一天的上午与天地公司的李总会谈等等,只有秘书自己和上司本人手中的日程表才允许这么详细,因为日程表送得越多,泄密的可能性就越大。如果业务部门的人在与客人洽谈业务时,无意之中让对方看到了上司详细的日程表,后果就难以设想了,所以,给这部分人的日程表,只要与他们业务有关的部分详细一点就行了。
  因此,在制定日程表时要使用一些表示特定工作内容的符号,但是,这些符号所代表的内容在公司内要统一,不仅负责制定日程表的秘书要明白,而且要让其他秘书也能看得懂。另外,日程表旁边最好还要留一定的空白,以便随时能用铅笔增增减减或作特定的标记。
  b.事先确认
  在安排上司的日程时,无论是一般的工作还是重要的工作,都要事先征得上司本人的同意。因为上司在审核日程表的过程中,往往会根据自己以往的经验来考虑应该采取什么方法处理,是否要安排专门的时间,而这些也正是秘书所要掌握的。但是,也不能完全听任上司的主观意思去做,把计划丢在一边,如果是这样,秘书就有可能不知道下一步应该干什么,使日程表变成了一张废纸。
  几乎所有的秘书都是这样的:在本月末安排下月的工作;周末安排下一周的工作;在前一天下午或当天早晨的第一件事,是安排当天各项工作的时间与具体步骤,与有关方面打好招呼,保证各项工作按计划顺利进行。
  3、制定日程表的方法
  要求与上司面谈的人中,很多是客户和顾客;要想全部安排见面,几乎是不可能的,因为上司的时间毕竟有限。因此,作为重点,秘书在给上司安排工作日程时,要对上司的工作进行分类,以保证上司的工作效率。对于那些确实需要安排与上司面谈的客人,秘书也需要对他们所关心的问题和与自己公司的关系作出判断,这样在安排约会的时间和顺序的时候,做到心中有数,保证上司的日程安排科学合理。由于采用电脑作日程表,所以日程表的修改和打印非常方便。一旦日程上有什么变更,就能马上打印出来,并通知相关人员。
  由于上司工作内容不一样,上司外出的次数和来访的客人人数不一样,因此给上司制定工作日程表也因人而异。一般来说,给上司制定工作日程表有四到五种,它们在滚动执行过程中相互衔接:
  a.年度预定日程表
  将股东大会、公司成立周年纪念日、法定节假日和公司其他特定
  纪念活动等记载在表内;将这个表也抄送给总务部等相关部门,必要的时候请他们配合;
  b.月内预定日程表
  月内预定日程表,主要是根据年度预定日程表进行安排,上面注
  明上司出差、开会等重大事项;每个月连续制定;
  c.每周工作日程表
  将上司一周之内的约会和会议等预定好的工作记入表内,这是上司一周之内具体工作安排的基本依据;一般是在上一周的星期五完成;表做完之后,要送给上司审阅,请上司确认;
  d.当天工作日程表
  这份表是根据每周工作日程表制定出来的。把当天工作的一些注意事项记在上面,交给上司,提醒他不要忘了约会等一些重要工作;这张表必须在头一天就让上司确认;当天早晨上班后,复印一份让上司再次确认;对于经常外出的上司,还要复印一份让上司自己带在身上,把对方的电话号码等一些注意事项记在上面。
  e.多人日程表
  如果同时给几位上司制定日程表,最好也画成一览表形式。如果出现新的情况(比如需要召开全体董事紧急会议)需要调整大家的工作日程,调整起来就非常方便。
  这几种日程表的制定要灵活掌握,对于上司的工作安排,既不要重复,也不要遗漏;这几种表出来以后,要随时注意它们之间的衔接,最好经常把它们集中起来,相互对照。
  为上司制定好了工作日程安排表,秘书当然希望能按预定的安排顺利运行,但是,在实际工作中,情况经常发生变化,不是这里就是那里总要出现一些突发事件,改变上司原来的日程安排;在这种情况下,秘书要能根据具体情况,随机应变,采取相应的措施:如果是在年度预定或月内预定这种时间范围比较长的预定期间内,出现新的情况,秘书应根据这种突发事件对其他事件的影响,及时提醒上司注意;如果实在不能避免,要及时与对方和有关部门联系,并对日程表进行修改,请上司确认;如果能够对预定的日程安排作相应的调整,应与客户和其它有关方面进行联系。(如对会场、旅馆、交通工具等的取消或变更;在变更日程表后,如果新的日期是手写的,最好用红笔打上记号。)如果约会时间延长,影响后面的约会或其他工作,秘书要用便笺等告诉上司,听取上司的指示。如果可能的话,在约会的前一天,用电话与对方再次确认约会的时间和地点比较妥当;这样做虽然要花些时间和精力,但能提醒对方秘书别忘了,做些前期准备,这样,既能让对方能够感到你们重视这次约会,也等于提醒对方别忘了约会的时间。
  4、制定日程表的注意事项
  每个月上旬日程安排的内容,主要是参加公司内和公司外的各种比较重犬的活动,如各种会议、会谈、出差、访问等。在安排日程的过程中,要与各部门密切配合,并随时向上司本人请示汇报。
  a.时间上留有充分的余地
  安排上司的工作日程,在时间上一定要留有充分的余地。有许多秘书都犯过这样的错误;为了争分夺秒,上司刚开完董事会,就安排与刘先生会谈……其实,这并不能提高工作的效率,其结果往往适得其反。因为上司刚开过董事会,思想不能一下子转过弯来,加上又没有休息,这样与刘先生会谈,能谈得好吗?如果董事会要延长的话,那不白白浪费刘先生的时间?所以,在制定日程表的过程中,最大的困难是时间的测算。董事会要开多久?与刘先生的会谈需要几个小时……如果是公司内部的会议及其他活动,时间的测算也许要容易一点,与客人的会谈则不好说了。就拿签订合同来说吧,如果事先知道对方会提出什么条件和要求,事情也许好办一点;如果事先不知道的话,双方还需要讨价还价,合同签下来到底需要多少时间,就谁也不好说了。因此,秘书在安排日程表时,最好在每项工作原订的时间之后,再加上10~15分钟的机动时间。
  b.提高效率
  上司要到几家公司拜访,是先到天地公司还是先到大地公司?是由天地公司到恒昌公司还是由大地公司到恒昌公司?对于这些问题,秘书要事先统筹考虑,找出最佳行车路线,减少路上耽误的时间。当然,如果恒昌公司提前邀请,那么,在时间安排上要尽可能优先。
  上司经常要乘车外出,因此秘书对乘车时间和交通状况都要比较清楚。比如上班时、下班时交通拥挤的情况就不一样,顺行和逆行的情况不一样,月末、周末和平时不一样……如果对于这些胸中有数,那就能比较准确地算出上司外出办事在路上所需要的时间。
  c.内外兼顾
  随着业务的发展,上司与外界打交道的时间越来越多,但是作为公司领导必须内外兼顾。因此,秘书在给上司安排工作日程时,一定要留出专门的时间让上司来了解本公司生产经营状况,及时处理业务中的各种矛盾和向题,把握本公司的发展。如果从上午8点半就开始开董事会,10点与天地公司李总会谈,下午1点半去拜访恒昌公司的赵经理……一天到晚忙于这些活动,没有时间了解各部门的情况,对请示报告也不能及时批阅,那就会影响本公司的发展。如果秘书知道每过一段时间就有多少文件需要上司批阅,或各部门定期上报的材料,那么,每周至少固定安排一天到一天半专门处理内部事务。
  上司出差和休假之后,等待他批阅的文件往往比平时多,所以在上班的第一天,一般不要安排会议、约会等活动,让他专门处理内部各种文件,哪怕是抽出半天也行。

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