会计电算化下的企业内部控制

文章作者 100test 发表时间 2007:02:05 18:36:38
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随着信息社会的到来，使用计算机进行会计核算的管理成为历史的必然。会计实行电算化后会计工作的职能划分、责权关系、稽核关系及会计文档的管理形式等，会计业务关系发生了一系列深刻的变化，因而过去的一套内部控制体系的局限性也日益显化，迫切需要建立一套新的，更加严密有效的会计内部控制制度。

　　在电算化条件下，根据会计系统内部控制要素及原则，本文构想新的内部控制体系主要包括文档控制、硬件控制、软件维护控制、软件质量控制和审计控制等。

　　（一）文档控制

　　文档控制是指对企业系统的证、账、表以及有关的软件技术控制的同时，还应当建立相应的档案管理制度，以及尚未打印成书面的存储在磁性介质上的会计数据的安全控制。建立备份，目的在于防止存储介被破坏而带来损失。对软件技术文件、源程序及其目标代码必须建立安全保密制度，对于计算机输出打印成书面的资料，应由输出人员和审核人员同时签章才是合法的会计档案。

　　文档控制首先要进行数据备份，一般要按日、月、年对凭证、明细账、余额表、会计报表、各种代码等进行备份。备份是要详细记录备份时间、备份内容、备份人、备份份数等。一般一套数据除保留在计算机硬盘上的以外，还至少应保存两套完整的软盘或磁盘或其他硬盘备份。另外，程序或数据结构发生变化时要备份两份。

　　（二）硬件控制

　　硬件控制也称为工作环境控制，是系统正常工作必不可少的前提条件，作为软件依托的硬件设备，其性能的高低、质量的优劣、处理能力的强弱，直接关系到会计信息系统处理过程的准确性和可靠性。这其中也包括制定计算机房及设备管理制度，确保机房设备环境良好，健全硬件检查与维护制度以及装备不间断稳压电源等，为电子数据处理创造优越的条件。有条件的单位应尽量建立财务部门的专用机房。在计算机的选择上，应尽量先用正牌机，先用物优价廉，且运行状态稳定的计算机；在条件可能的情况下，系统内部应统一机型，并统一基本工具软件系统，增强磁盘介质的兼容性，减少维修难度，提高监督效能；还要选用性能优良的操作系统和软件工具，提高对系统软件的管理水平。

　　（三）软件维护控制

　　会计软件既使在使用初期被誉为优质高效，也不意味着永久不变。软件一旦投入使用，就必须实行相应的维护，同时要建立先申请后维护的制度，维护期间必须拟定维护计划，然后再实施维护，最后经过测试，确认被维护软件完全符合要求后，方可投入使用。

　　软件维护工作包括系统初始化维护、正常运行维护、故障胜维护和管理胜维护等几个方面的内容。

　　（四）软件质量控制

　　会计软件的质量，首先满足会计工作的要求，因而保证会计数据处理的正确性、完整性、可靠性；其次，软件的效率性、可测性、可维护性，也是软件质量的重要指标。比如在网络环境下大量不相同的会计业务交叉在一起，再加上多用户共享数据库的出现，如果制度不严密就很可能影响会计信息的准确。

　　（五）审计控制

　　计算机舞弊形式有两种：一种是针对计算机系统进行的舞弊活动，以系统为直接犯罪目标；另外一种是以计算机系统作为犯罪工具和手段的舞弊活动。如用计算机偷窃资产、窃取有关经济情报、非法使用计算机系统、输入错误信息、破坏系统硬件设备和软件系统，人为制造病毒程序，篡改输人、输出、文件程序以及非法操作。

　　现代审计是以内部控制的研究和评价为基础的，外部审计人员为了对被审单位会计等资料的公正性发表审计意见，必须首先研究和评价被审单位的内部控制，内部审计人员也是如此，而且内部审计有时还以完善内部控制系统为直接目的，无论内部审计人员还是外部审计人员，他们都需先对环境控制进行研究和评价。在这一过程中，他们必须特别考虑篡改输入文件和程序以及非法操作等行为。

　　他们发现的任何问题都要报告被审单位，以便引起注意，加强内部控制。审计人员还要以对自己提出建议实施后情况予以审计，检查建议是否被采纳和实施，督促被审单位完善内部控制系统，加强预防工作。