等级考试二级Access考点分析之数据库和表(3)

文章作者 100test 发表时间 2007:03:10 17:33:36
来源 100Test.Com百考试题网

考点5 建立表结构

　　建立表结构有3种方法，一是在“数据表”视图中直接在字段名处输入字段名；二是使用“设计”视图；三是通过“表间导”创建表结构。
　　1使用“数据表”视图
（1）如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按[Fl1]键从其他窗口切换到数据库窗口。
（2）请单击“对象”下的“表” ，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。
（3）双击“数据表视图”选项，将显示一个空数据表。
（4）重新命名要使用的每一列：请双击列名，键入列的名称，命名方式必须符合Access的对象命名规则，然后再按Enter键。
（5）随时可以插入新的列：单击要在其右边插入新列的列，然后单击“插入”菜单中的“列”命令。按步骤4中的说明重新命名列的名称。
（6）在数据表中输入数据。
　　将每种数据输入到相应的列中（在Access中，每一列称作一个字段）。例如，如果正在输入姓名，将名输入在名的字段中，而将姓输入在另一个不同的字段中。如果输入的是日期、时间或数字，请输入一致的格式，这样Access能为字段创建适当的数据类型及显示格式。在保存数据表时，将删除任何空字段。
（7）在已经将数据输入到所有要使用的列后，单击工具栏上的“保存”按钮来保存数据表。
（8）在保存表时，Access将询问是否要创建一个主键。如果还没有输入能唯一标识表中每一行的数据，如零件编号或ID编号，它将建议选择“是”。如果已经输入能唯一标识每一行的数据，可以指定此字段为主键。
　　注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建数据表之前或之后，也可以随时删除列或重新排序列的顺序。
　　2使用“设计”视图
（1）双击“设计器创建表”，打开表“设计”视图。
（2）在“字段名称”中输入需要的字段名，在“字段类型”中选择适当的数据类型。
（3）定义完全部字段后，设置一个字段为主键。
（4）单击工具栏上的“保存”按钮，这时出现“另存为”对话框。
（5）在“另存为”对话框中的“表名称”中输入表的名称。
（6）单击“确定”按钮。
3使用“表向导”
（1）如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按[Fll]键从其他窗口切换到数据库窗口。
（2）请单击“对象”下的“表” ，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。
（3）双击“表向导”选项。
（4）按照“表向导”对话框中的提示进行操作。
如果要修改或扩展结果表，在使用完表向导后，可以在“设计”视图中进行修改或扩展操作。
考点6 向表中输入数据

　　在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。向表中输入数据就好像在一张空白表格内填写内容一样简单。在Access中，可以利用“数据表”视图直接输入数据，也可以利用已有的表。
考点7 字段属性的设置

　　表中每个字段都有一系列的属性描述。字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性，当选择某一字段时，“设计”视图下部的“字段属性”区就会依次显示出该字段的相应属性。
　　1字段大小
　　通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的空间大小。该属性只适用于数据类型为“文本”或“数字”的字段。对于一个“文本”类型的字段，其字段大小的取值范围是0~255，默认为50，可以在该属性框中输入取值范围内的整数；对于一个“数字”型的字段，可以单击“字段大小”属性框，然后单击右侧的向下箭头按钮，并从下拉列表中选择一种类型。
　　2格式
　　“格式”属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式。不同数据类型的字段，其格式选择有所不同。
　　3默认值
　　“默认值”是一个十分有用的属性。在一个数据库中，往往会有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分。例如：性别字段只有“男”和“女”两种，这种情况就可以设置一个默认值。
　　4有效性规则
　　“有效性规则”是Access中另一个非常有用的属性，利用该属性可以防止非法数据输入到表中。有效性规则的形式及设置目的随字段的数据类型不同而不同。对“文本”类型字段，可以设置输入的字符个数不能超过某一个值；对“数字”类型字段，可以让Access只接受一定范围内的数据；对“日期／时间”类型的字段，可以将数值限制在一定的月份或年份以内。
　　5输入掩码
　　在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可以使用Access提供的“输入掩码向导”来设置一个输入掩码对于大多数数据类型，都可以定义一个输入掩码。