等级考试二级Access考点分析之数据库和表(1)

文章作者 100test 发表时间 2007:03:10 17:33:50
来源 100Test.Com百考试题网

2．l 创建数据库
　　在使用Access实际地建立构成数据库的表、窗体和其他对象之前，设计数据库是很重要的。无论是使Access数据库或是Access项目，合理的设计是创建数据库的基础。只有合理的设计，数据库才能有效地、正确地、及时地完成所需的功能。
考点1 数据库设计的步骤

　　数据库设计一般要经过：确定创建数据库的目的、确定数据库中需要的表、确定该表中需要的字段、确定主关键字和确定表之间的关系等步骤，如图2-1所示。
　　1确定创建数据库的目的
　　设计数据库的第一个步骤是确定数据库的目的及如何使用。用户需要明确希望从数据库得到什么信息，由此可以确定需要什么主题来保存有关事件（表）和需要什么事件来保存每一个主题（表中的字段）。
　　与将使用数据库的人员进行交流。集体讨论需要数据库解决的问题，并描述需要数据库生成的报表；同时收集当前用于记录数据的表格，然后参考某个设计得很好且与当前要设计的数据库相似的数据库。
　　2确定该数据库中看要的表
　　确定表可能是数据库设计过程中最难处理的步骤。因为从数据库要获得的结果、要打印的报表、要使用的格式和要解决的问题中不一定能够提供用于生成表的结构线索。
　　不必使用Access来设计表。实际上，先在纸上草拟并润色设计可能是较好的方法。在设计表时，应该按以下设计原则对信息进行分类。
（1）表不应包含备份信息，表间不应有重复信息。因此，关系数据库中的表与常规文件应用程序中的表（例如，电子表格）有所不同。
（2）如果每条信息只保存在一个表中，只需在一处进行更新，这样效率更高，同时也消除了包含不同信息的重复项的可能性。例如，要在一个表中只保存一次每一个客户的地址和电话号码。
（3）每个表应该只包含关于一个主题的信息。
（4）如果每个表只包含关于一个主题的事件，则可以独立于其他主题维护每个主题的信息。例如，将客户的地址与客户订单存在不同表中，这样就可以删除某个订单但仍然保留客户的信息。
　　3确定表中需要的字段
　　每个表中都包含关于同一主题的信息，并且表中的每个字段包含关于该主题的各个事件。例如，客户表可以包含公司的名称、地址、城市、省和电话号码的字段。在草拟每个表的字段时，请注意下列提示：
（l）每个字段直接与表的主题相关。
（2）不包含推导或计算的数据（表达式的计算结果）。
（3）包含所需的所有信息。
（4）以最小的逻辑部分保存信息（例如，名字和姓氏而不是姓名）。
　　4确定主关键字
　　Access为了连接保存在不同表中的信息，例如将某个客户与该客户的所有订单相连接，数据库中的每个表必须包含表中唯一确定每个记录的字段或字段集。这种字段或字段集称作主键（主关键字）。
　　5确定表之间的关系
　　因为已经将信息分配到各个表中，并且已定义了主键字段，所以需要通过某种方式告知Access如何以有意义的方法将相关信息重新结合到一起。如果进行上述操作，必须定义Access数据库中的表之间的关系。
　　6优化设计
　　在设计完需要的表、字段和关系后，就应该检查该设计并找出任何可能存在的不足。因为在现在改变数据库的设计要比更改已经填满数据的表容易得多。
　　用Access创建表，指定表之间的关系，并且在每个表中输入充足的示例数据，以验证设计。可创建查询，以是否得到所需结果来验证数据库中的关系。创建窗体和报表的草稿，检查显示数据是否是所期望的。最后查找不需要的重复数据，并将其删除。如发现问题，修改该设计。
　　7输入数据并创建其他数据库对象
　　如果认为表的结构已达到了设计规则，就应该继续进行并且在表中添加所有已有的数据，然后就可以创建所需的任何查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。
考点2 创建数据库

　　创建数据库有两种方法，第一种是先建立一个空的数据库，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象；第二种是使用“数据库向导”，利用系统提供的模板进行一次操作来选择数据库类型，并创建所需要的表、窗体和报表。
　　第一种方法比较灵活，但是用户必须分别定义数据库的每一个对象；第二种方法仅一次操作就可以创建所需要的表、窗体和报表，这是创建数据库最简单的方法。
　　1创建空数据库
（1）在第一次启动Access时，将自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据库的选项。如果此对话框显示，请单击“空Access数据库”选项，然后单击“确定”按钮。
　　如果已经打开了数据库或当Access打开时显示的对话框已经关闭，请单击工具栏上的“新建数据库”按钮 ，然后双击“常用”选项卡上的空数据库图标。
（2）指定数据库的名称及位置，并单击“创建”按钮。