秘秘书职业指导：女秘书不是“青春饭”

文章作者 100test 发表时间 2007:04:02 11:20:08
来源 100Test.Com百考试题网

秘书这个字眼在最近几年人才市场中频频出现，秘书职位的空缺也是层出不穷，其需求连续多年在招聘排行榜上位居前列。随着市场经济的发展与繁荣，特别是三资企业在中国的发展，这种势头将会有增无减，同时也给社会提供了许多就业机会。

秘书作为一门学科，实用价值很高，它的培训包括语言能力、文字处理能力、计算机应用水平、公关能力、文档管理、协调能力等，作为专业院校注重培养缩合素质和风度。而在实际商业活动中，人们对秘书的了解并不十分全面，社会上对这一职业的褒贬也不一。

从实际工作角度来解释秘书职位的重要看来十分必要，像秘书的分工、职责、权限、利益与其所在部门、公司规模、公司影响力都密不可分。

一般来说，初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等，他们的职责一般比较单一，事件技术含量较低，薪金相对低一些，在职者的年龄一般不超过25岁。这也是在人才市场常常见到他们身影的原因之一。

中级秘书包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书，他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力，薪水自然也高一些。这些人的年龄一般在25~35岁左右，他们不轻易跳槽，更关心发展机会。

高级秘书则包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等，这是处于高级领导层的要职，他们的领导力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼，很多人持有外国护照，年龄也偏大，这是秘书职位的顶点。到此时才能真正领悟秘书工作的全部内涵，而此时在任的高级秘书并没有几个是从初级、中级做到现在，绝大部分曾转行做过管理工作，因此积累了丰富的管理经验。

在猎头公司接到的客户定单中，包括一些高级秘书职位，其要求几近苛刻。我们不妨先看看一家美资在华企业的高级秘书在职位描述：

亚太区总裁秘书：

（1）35至42岁，职业女性；

（2）长期外资企业经历，至少8年外企高级秘书经验；

（3）非常流利的英语、熟悉计算机操作；

（4）良好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力……

在长达8项的条款中，我们仅摘录了其中4条，而正是这4条就已经把很多人拒之门外，因为在中国，这样的职业女性凤毛麟角。

首先，在人们眼时，秘书的工作太简单、太程式化，似乎可归纳为"收发打存"，更被人们普遍认为是吃"青春饭"。一位女性在秘书职位干上一年两年，即便在很好的外企公司，她也会千方百计地要求转工，要么做人事、行政，要么做市场、销售，去实现别人眼中的人生价值。所以在中国的外企公司里，能找到一个从事秘书工作3年以上的职业秘书已经很难了，传统观念阻碍中国女性把自己培养成为一个职业秘书。

再说外语条件，目前大陆40岁左右的知识女性，除了在国家外事机构工作的人员外，很多人不具备良好的外语能力，而在机关工作的人又缺乏在外企公司工作的经验。与之相对，在欧美国家，秘书意味着一种职业。高级总裁或是高级部门的秘书职位，大都是一些40多岁、有教养、有经验的职业女性在支撑，她们的特殊地位，足以令部门经理和公司其他员工尊而敬之。

除了一般秘书工作，她们的沟通、协调、预见和判断力都必须很强，在公司顶层能站住脚，需要付出极大的努力。而有一点不能忘记的是，这些女性也是从"青春饭"开始的，是一步步走上来的。

猎头公司在中国内地找高级秘书很费周折的事实，告诉那些工作处于动荡之中、正到处投递简历和总是不断转工的人们，特别是女性一族，虽然转工会给你带来机会和新的成功，但秘书工作绝对是一个可以有所作为的职业。

为什么不争做一名有教养、有经验、有能力、有地位的高级秘书呢？有朝一日，你真的做到一家大公司的顶级秘书，鸟瞰公司左右，40岁的你会高兴地说："我成功了！"你会感叹，秘书不是一碗"青春饭"，而是足可以令任何人羡慕的职业。

公司老板如何选秘书

常有外语专业毕业的年轻女孩希望在外企找份工作："先当个秘书凑合着干，有了合适的位置再跳。"这些自信心很强的姑娘们认为，秘书是晋升的第一个台阶。

可是，老板们却说："我们最希望找的秘书是30岁以上，比较成熟的女性，工作踏实也肯干。太年轻的留不住，麻烦的事情反而会很多。"

在外企干了十几年的王先生是一家跨国公司驻华某企业的总经理，先后用过许多秘书，凡是到他那里找工作的人都要经过他面试。他对中国女秘书的特点有很精辟的看法："国内的女秘书大都年轻漂亮，个性较强又任性，多数未经过培训，欠专业化，被动性工作，责任心较差，工作起来像个闹钟，拧一下，转一下。这其中最主要的原因是短期工作心理问题。她们大都把担任秘书作为跳板，特别是现在来应聘的女秘书有许多是双学历的，她们来你这里的目的不是一辈子当秘书，她们是一边干，一边学，一边想跳槽，等到她们自认为积累了足够的经验，也就走了。"

在国外，大公司里很难看到年轻的女秘书，大多数秘书的年龄都在40岁以上，她们像一个公司里的大嫂，把一切都安排得井井有条。访问期间的日程表精确到分钟，从起床、早餐、集合、到达、会见，访问者就像被关在一座钟里，不知不觉中便顺着这个安排好的计划走到最后结束。要知道，这一切都操纵在秘书手中。

老板对这样的秘书满意吗？绝对满意！好秘书能当半个家，省了老板多少心！

王总经理对国外女秘书的敬业心理也有一番见解："她们有一种管家心理，因此，工作责任心和主动性非常强。我在国外工作用秘书时，对此体会很深。如果我头一天告诉秘书，第二天公司将会有何时来何种客人，请她提前做好准备。等你第二天到会议室一看，一切布置得井井有条，甚至连水果、小点心都是按照客人来自的国家和民族的口味准备的。在国内用的年轻女秘书却要操许多心，她会来问我：我该怎么办呀？使用岁数大的女秘书比较稳定，由于这种女秘书比较成熟，做秘书工作也是在经历过多次比较和思考后选择的，因此具有长期干下去的准备。"

像任何工作一样，秘书工作是非常细致和重要的。秘书是老板的左膀右臂，她的工作态度和为人处世不再是个人行为，可直接影响到老板的工作效率和公司形象。

在国外的公司里流传着这样一句话：如果你想知道一家公司内部的各种情况，那么就去问女秘书。可见秘书的能量有多大！