秘书知识大全：会议组织>会议前期准备[初级]

文章作者 100test 发表时间 2007:06:01 11:49:15
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一、能够草拟会议通知
(一)学习目标
能够草拟会议通知。
(二)会议通知的草拟
1.会议通知的一般形式
会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分，有当面通知、电话通知、电报(明码电报)通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。按作用又分为预告性通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。
会议通知都应按规定办理，没有规定时，应依照惯例和具体情况办理。如果应该被通知的人没有接到通知，他可以提出这次会议没有按照法定程序办理，而否认会议的效力。有的国家一些公司的股东会议，常有因此而发生诉讼的。接到通知的人不参加会议，是他自己放弃权利；但是组织者不发通知或通知有错误，就是组织者的责任。
有些单位内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代通知，也要求通知人签名，事后通知人要追踪落实。
2.发会议书面通知的技巧
(1)写信封。要写清收文单位的地址和单位全称，有时还要写收信人姓名。特别要注意的是，单位名称不要任意简化，例如收文单位是"京华外贸公司"，不能简化成"京华公司"，如果随意简化，就容易使人误解和错发。
(2)装通知。信封写好后，要装入会议通知，并在封口之前仔细检查一遍，不要漏装。
(3)封信皮。通知装入信封后，要逐个的将信皮封贴起来，防止失落。
(4)核对。将名单与信封进行核对，防止遗漏或重复。
(5)发送。信封送到收发室时要进行清点，请收发人员打上编号，以备查询。
(三)发会议通知应注意的事项
(1)对拟任免、调动的人员发通知要特别注意，不能把准备调动但尚未调动的人的通知发错单位。
(2)一般的会议只发一次正式通知。有些会议需要发预备性通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作如准备发言材料或方案的会议。
(3)对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票。
(4)发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。
会间通知要贴在醒目处，一定要写清会议的详细场所。会间的通知最好在会上宣布或在饭前通知，否则很难通知到所有与会者或有关与会者。
4.书面通知的格式要求
　
二、能够按计划准备会议文件
(一)学习目标
按计划准备会议文件。
(二)会议文件的准备
会议文件的准备是会议召开前准备工作的一项重要内容，需要秘书人员认真、仔细、周到地加以安排。
对于秘书而言，会议文件的准备一般包括以下几方面内容：
1.做好文件的印制或复制工作
秘书参与印制或复制的文件种类大致包括：
(1)会议的程序性文件。如会议议程与日程安排表、会议时间安排表、选举程序及表决程序安排表等。
(2)会议的中心文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。
(3)指导性文件。如有关的法律、法规、政策等文件。
(4)参考性文件。如统计报表、技术资料。
(5)会议管理性文件。如会议通知、证件、作息安排表及会议须知等。
2.认真校对会议文件
文件校对工作实际上是文件印制工作的一个重要环节。文件的校对是一件非常细致的工作，要求杜绝差错，切实保证文件正文文字准确。校对时还应同时检查文件结构的各个组成部分、各种标记及文件的格式。因此，要求秘书在校对文件时要严肃认真、耐心细致，一丝不苟。惟有如此，才能把住会议文件的文字关，确保文件的质量。
3.做好会议文件的分发工作
有些会议文件需要在会议召开之前发给与会者，有些则在会议召开时分发。但无论何时分发，都应尽量提前做好文件分发的准备工作。
(三)相应知识
准备工作的内容与要求
1.按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明"会议文件"等字样。
2.分发重要文件一般要编号、登记。文件编号通常印在文件首页的左上角处。字体字号应有别于文件正文。具有保密内容的文件，还要注明密级。
3.一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。
4.分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。对于需要提前发出的文件，要在封皮上仔细填写好收件人的姓名、地址与邮政编码，按照会议的时限要求与保密程度选择适当的文件传递方式。 src="/ms/JS/wxgg.js">