秘书知识大全：档案工作>档案管理[中级]

文章作者 100test 发表时间 2007:06:01 11:49:24
来源 100Test.Com百考试题网

一、能够对档案进行分类、检索并实施科学管理
(一)学习目标
能够对档案进行分类、检索并实施科学管理。
(二)分类、检索
1.常用档案分类法
一般意义上的档案分类，即全宗内档案分类。就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的工作。
最常用的档案分类方法有下述三种：
第一，年度分类法
就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成若干类别。

第二，组织机构分类法
就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别。
第三，问题分类法
就是按照文件内容所反映的问题(或称"事由")将全宗内档案分成若干类别。
2.现实分类中几种方法的结合运用
在实际的档案分类过程中，单纯采用一种分类方法的情况是较少的，多为几种方法的结合运用。这种结合也称复式结构分类法。传统的复式结构分类法主要有：组织机构--年度分类法，年度--组织机构分类法，年度--问题分类法，问题--年度分类法。但是，根据目前国家有关规范的要求及现行立档单位的实际情况，许多单位多采用下述方法：
第一，年度--组织机构分类法
就是先将立档单位内的档案按年度分开，然后在每个年度内再按内部组织机构进行分类。此种方法适用于立档单位规模较大，年立卷量较多，且内部组织机构虽有变化但不复杂的全宗。例如某城市建设集团全宗档案按年度--组织机构分类法分类如下：
1997年 经理办
计划部
工程部
经营部
财务部
人事部
……
1998年 经理办
计划部
工程部
经营部
财务部
人事部
……
第二，年度--问题分类法
就是先将立档单位的档案按年度分开，然后在每个年度内再按问题进行分类。在实际工作中，有些单位组织机构变化复杂，或者文件很难区分所属机构；有些单位内部未设分支机构或者虽然内部也设一些机构，但机构职责不明确，加之各机构形成档案的数量差别很大，有的机构(如总经理办公室)形成档案较多，而有些机构(如工会)形成档案很少，难以按年度--组织机构分类。在这种情况下，就可以采取此种方法。例如某生产性企业全宗档案按年度--问题分类法分类如下：
1997年 行政事务类
生产经营类
劳动人事类
财务管理类
教育培训类
综合类
1998年 行政事务类
生产经营类
劳动人事类
财务管理类
教育培训类
综合类