秘书知识大全：接待工作>安排会见与迎送外宾工作[高级]

文章作者 100test 发表时间 2007:06:01 11:49:30
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外宾来访，要安排好会见与会谈工作，特别是要做好这方面的准备工作。迎送外宾工作，要注意迎送规格及行礼习俗。
　
一、安排好会见与会谈
(一)学习目标
如果外宾提出会见(会谈)，我方业已允诺，秘书人员即应主动安排好会见(会谈)工作。
(二)安排会见(会谈)
会见按其内容，可以分为礼节性会见和事务性会见。一般讲，礼节性会见时间较短，通常是半小时左右，话题比较广泛，且轻松，属于一种较正式的见面(相识)形式；事务性会见则涉及关系的交流，业务商谈等，时间较长，也较严肃。

会谈是指双方或多方就某些正式或重大的经济、技术或其他共同关心的问题或事宜交流情况、交换意见或洽谈业务、商务谈判等。会谈的内容比较正式，且专题性较强。
1.会见(会谈)的准备
如果外宾提出会见，我方业已允诺，即应主动将会见的具体时间、地点、客人抵达方式、是否派车接送及我方出席人员等事项通知对方，以便对方及早安排。同时立即着手进行场所、物质资料、信息资料等各方面的准备，以确保会见(会谈)成功。
不管是做为主方还是客方，与外宾会见(会谈)均应了解对方的背景资料及其习俗、禁忌、礼仪特征等。参加会谈，应在文字资料方面做好准备，如有提供外方参阅的，还要准备好外文资料。
2.场所的布置及座席安排
会见或会谈一般安排在客室或会议室进行。秘书人员应对场所进行精心布置，使其宽敞明亮，整洁大方。这一方面是对外宾的礼貌和尊重，同时也是组织整体形象的外在显现。首先，要安排足够的座位，并事先排好座位图，在现场放置座位卡，需用中英文对照的，上部写中文，下部写英文。如会见日本客人，日本人员姓名只写日文当用汉字即可。其次，要准备好扩音器、麦克风等音响设备和灯光设备。
要备有一定的茶具、茶水和饮料，场所周围还应备有完好的通讯、传真、复印设备及必要的文具，以备临时急需。
3.会见(会谈)时的要求
(1)外宾抵达时，主见人在会客室门口迎接，接待人员则在大楼或大厅口迎候，并引导外宾进入会客室。对重要外宾在进门后即由代表团团长向主见人一一介绍来团成员；对一般外宾可以在入座后分别介绍宾主双方。
(2)会见时，座位安排通常为半圆形。按国际惯例，主宾坐于主见人的右侧，其他外宾依级别、身份均坐于右侧，我方陪同人员依次坐于左侧。译员和记录员一般坐于主见人和主宾的后排左右两侧。会谈时一般用长方桌子，宾主相对而坐，以进门为准，右为客，左为主，或对门为客，背门为主。
(3)会见(会谈)时，均要做好专门记录，填写情况汇报表，会后对客人提出领导许诺的问题，应负责落实，做好后续工作。
(4)会见结束，主见人及陪同人员与宾客合影留念，然后在会客厅门口与外宾握手告别，重要外宾可送至大厅或大楼门口握手告别。接待单位的陪同同志视情况送至大厅或大楼门口握手告别。
(三)相应知识
涉外交往中的忌讳
由于不同的国家、民族，不同的历史、宗教等因素，各具有特殊的风俗习惯和礼节，国际交往中都应互相尊重。
1.与外宾交往中的禁忌
跟英国人打交道，要注意下列三点：一不要系带条纹的领带。二不要以王室的家事作为谈笑的话题；三不要把英国人通称为英国人，而称"大不列颠人"，这样会使所有的英国人满意。
欧美人忌讳谈论其私人性质的问题，如个人生活、家庭收入、住址、婚否、年龄等，因为欧美人希望别人承认自己的权利，也尊重别人的权利。随便询问个人问题，等于冒犯了他的尊严。
德国人比较注重形式。与其打交道时，如果对方有博士等头衔，要使用这个称呼，朋友见面或分别，总是互相把手握了又握，这样他们就会高兴。如果帮助对方把外衣穿上，则会更显得亲热。
被应邀到芬兰、瑞典某北欧的国家里做客，一定要准时到达，不要忘了给女主人带几支单数的鲜花，最好是五朵或七朵。
与东南亚国家的外宾相处，交谈时不要跷"二郎腿"。假如无意中把脚颠来颠去，以至鞋底朝向了对方，这是非常不礼貌的表现。
在印度、印尼、阿拉伯国家等，不能用左手与他人接触，也不能用左手传递东西，在佛教国家里不能随便摸小孩的头顶。
在南美洲国家，交谈时要亲热，离得近点，说话时文静地把嘴凑到对方的耳边，但不可粗放而失庄重。
在拉美，不要赠送与刀剑有关的礼品。因拉美人认为，赠送刀剑意味着割断关系。
保加利亚、尼伯尔、印度等一些国家，摇头表示赞同，点头表示不同意。
印度人在丧礼中不捶胸顿足，号啕大哭便是有悖礼教。
对待欧美的老人，多忌讳由别人搀扶，他们认为这有损于体面，是受轻视的表现。他们讲究化妆，是为了青春永驻，"老"这个词是不受他们欢迎的。
对风雪等方面的禁忌：罗马尼亚最忌过堂风，因此，房间、客厅、过道门窗不可对开。加拿大哈德孙湾的居民视白雪为吉祥，积雪再多，也忌铲除。
东南亚加里曼丹岛附近的伊班族人，在孕妇临产前，夫妇俩都禁照镜子，丈夫忌敲钉子，爬楼梯，站门旁。
新加坡人严忌说："恭喜发财"。他们素将"发财"理解为"不义之财"。说"恭喜发财"将被认为是对别人的侮辱和嘲骂。
2.国外一些民族的忌讳
(1)商标图案的忌讳
意大利忌讳菊花作商标。
美国人认为蝙蝠是凶神恶煞。
日本人对饰有狐狸和獾图案的物品很反感。
法国人把仙鹤作为蠢汉和淫妇的代称。
英国人忌讳用人像作为商品的装潢，忌大象图案。
伊斯兰教的国家忌讳用猪作商标图案，也不用猪皮制品。
北非一些国家忌用狗作商标。
捷克人认为红三角形是有毒的标记。
国际上把三角形作警告性标记。
在土耳其绿三角表示"免费样品。"
瑞士忌猫头鹰图案。认为是死人的象征。
鹤和龟的图案在东南亚一些国家里不受欢迎，在赠送礼品时，包装纸上也不能出现这两种动物的图案。