秘书知识大全：协调工作>纵向关系协调(下)[中级]

文章作者 100test 发表时间 2007:06:11 12:23:30
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一、秘书与领导关系的协调
(一)学习目标
领导是秘书公务服务的主要对象，正确有效地协调与领导的关系，使二者工作和谐、心理默契、相互信任，这对秘书发挥其职能作用，有着关键性影响。
(二)秘书与领导关系协调的步骤
1.检查自身
秘书要协调与领导的关系，首先要从检查自身做起。在政治意识上、思想品质上、业务素质上，都要严格要求自己、不断寻找差距。特别是在为领导和领导部门服务方面，应不断地对照有关要求，看看是否做到尽职尽责，是否能准确理解、把握领导的思路，在工作中是否贯彻好领导意图，是否圆满完成了领导交办的各项工作等。只有发现了不足，才能提高进步。
2.提高素质
秘书必须不断加强服务意识、服从意识、参谋意识、全局意识；必须摆正自己的位置，处理好对领导的依从性和独立性的关系，不断提高业务素质，提高观察感知能力、分析综合能力、语言文字运用能力、组织社交能力。只有素质提高了，才能不断改进工作，更好地为领导服务、当好助手和参谋，使自己的工作日有所进、月有所进，以得到领导的肯定与认可。
3.主动交流：
秘书人员应尊重领导、体谅领导，参与领导进行各方面的交流，以便加强沟通，逐步建立起秘书与领导的新型的和谐关系，即工作上领导与被领导、辅助与被辅助的关系，政治上、人格上的平等关系，生活上、道义上的友爱关系。
(三)相应知识
1.协调的内涵
以静态来说，协调是指各要素之间比例适当，构成和谐统一的整体；从动态来说，是指发展变化过程中，各相关方面相互配合，相互影响，步调一致，共同发展；从心态来说，心理协调是指人们在从事社会活动中，排除各种心理干扰，克服各种心理变态和情绪失控，保持良好的心理情绪，清晰理智地去进行工作；从管理的角度来讲，协调是基本管理职能之一，指将计划、组织、指挥、控制等管理手段与人、财、物、事、时、空、信息等管理要素连结成一个统一整体，有效地实现管理目标的重要管理活动。总体说来，协调既可以描述某种和谐的关系状态，也可以用来描述缓解或化解某些关系失调或矛盾的措施和手段。
2.秘书与领导相处的基本原则
(1)服从领导、保持一致：秘书与领导相处的首要原则就是尊重和服从领导，既不能代替领导，也不能擅自作主，更不能越位越权。要同领导保持思想一致、工作步调一致。
(2)维护领导、忠诚服务：秘书必须自觉维护领导集体所代表的根本利益，忠于职守、精心服务、埋头苦干、任劳任怨、不计名利，通过自身的工作来维护领导所代表的组织的信誉。
(3)拾遗补漏，当好参谋：秘书对领导既要服务、服从，又要帮助、提醒，要敢于和善于为领导出主意、提建议。在领导工作中出现失当和疏漏时，秘书要从对工作负责的角度出发，拾遗补漏、帮助领导、提醒领导。
(4)照顾大局，维护团结：秘书是为领导集体服务，不是只为哪一位领导服务，因此秘书必须协调处理好与领导集体中每位成员的关系，自觉维护领导集体的团结和威信，提高整体工作效率。
(四)注意事项和要求
1.在工作中应注意的几个方面
在实际工作中，秘书应注意以下方面：(1)要善于总结领导活动规律，正确领会领导意图，在辅助领导工作的职能地位上，积极主动及时周全地为领导服务。(2)不折不扣地完成领导交办的事务，做到忠诚可靠，不假借领导的权威谋私，也不向领导献媚讨好。(3)维护领导的威信，不背后议论；若发现领导工作中的失误和疏漏，坦诚地当面提出自己的建议和看法，做领导的诤友。(4)设身处地体谅领导。受到批评要虚心，受到误解不埋怨，找适当的机会向领导解释。
与领导关系的协调，对秘书人员来说是一个颇有难度的问题。秘书人员应认识到，搞好与领导关系的协调，对组织运转和发展有着至关重要的影响，秘书人员的职能地位为协调工作提供了良好的条件和较多的机会。秘书人员应努力工作，使领导产生信任感。在与领导建立深厚的同志感情和友谊的同时，还要能够运用灵活的协调方法和艺术。
2.安排好领导层的活动
　　安排领导层活动是秘书经常性的工作，为搞好与领导关系的协调，秘书人员应该做到：一要统筹，忌"撞车"，防止时间冲突；二要预报，忌突然袭击，不打无准备之仗；三要得体，忌过滥，注意维护领导尊严；四要适度，忌过累，每次活动时间勿过长。
3.遵纪守法
秘书人员从事的工作综合性强，涉及面广，必须注意自身塑造良好的形象，因此要有牢固的法制观念，严格遵守法律、法规和本单位、本行业的规章制度。坚持在法律和纪律允许的范围内工作，谦洁自律，不徇私情，不以权谋私，如：在公务交往中，不能将经营、管理中的折扣、中介费、礼金据为己有，不违反规定贪取兼任职务的工资、资金；个人不私自经商办企业；自觉遵守收入申报制度等。只有严格依法办事的秘书，才能在协调活动中受到被协调各方的信任，并做出公正的调解。只有遵纪守法的秘书才能在公务活动中抵制不法行为的侵蚀，捍卫本单位的合法权益。此外，协调的目的，方法和结果，要符合党和国家的方针政策。协商时，以法律法规为依据，以事实为准绳。协商一致、遵纪守法是从事协调工作所须遵循的首要原则。
二、群众关系协调
(一)学习目标
协调好群众与单位的关系，使群众对单位有一种向心力、凝聚力和归属感，这就是群众关系协调的努力方向和目标。
(二)运用群众关系协调的方法进行协调
1.一般步骤
群众是组织的基石。作好群众工作乃是秘书工作的重要内容。除了用组织会议、制发文件统一群众的思想和行动外，还应做好以下的工作：一是深入调查研究，发现不和谐的因素和失调趋势，应努力协调各方和及时向领导汇报，尽快解决；二是在草拟决策方案、法规制度时，要全面考虑，避免出现疏漏，在群众中造成矛盾和纠纷；三是当群众中发现某种利益冲突时，一方面要协助领导，帮助群众，让群众理解根本利益的一致性，另一方面，要及时向领导汇报，建议领导采取必要的措施；四是当一项改革措施出台，群众中的认识出现差异时，秘书人员更要加强宣传工作，避免认识上的差异造成群众中的矛盾和纠纷；五是对群众中存在的一些一时难以解决的矛盾，一方面要缓解矛盾，另一方面要请示领导，创造条件逐步解决。
2.常用的方法
(1)理论灌输法
协调工作不能以势压人，只能以理服人，晓之以理。要用大道理管小道理。通过宣传马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，用真理来统一思想和行动。
(2)权威利用法
这是当有关各方固执己见、互不让步，进而可能影响领导层决定事项的贯彻落实之时，不得已采取的。通过富有权威的领导同志出面干预，或由领导集体表态，而达到统一思想和步调的强制性办法。
(3)感情激励法
协调方法诸多，以攻心之法为上。最能感动人心的，莫过于一片人间真情和一颗赤诚之心，晓之以理，还要加上动之以情。人是有感情的，往往因一番肺腑之言或困境中的一次鼎力相助，就能起到联络感情、化解矛盾的作用。人与人之间如此，部门之间、单位之间也如此。
(三)相应知识
秘书协调。秘书人员既是领导的近身助手和参谋，又是综合办公部门的工作人员，其职能活动既要全面地推动行政工作，又无明确的法定管理权，因此，协调能力是其全面推行公务的重要手段。组织运转中，往往出现职权交叉、职权脱节、和局部间利益冲突等问题，在各职能管理部门难以单独进行处理，而领导者又无暇亲自处理时，秘书通过自身的职能活动或在领导授权后进行协调，是解决问题的有效方法。在组织管理活动中，秘书协调既是领导协调的延伸，又是职能管理的补充；既是秘书自身开展职能活动的需要，又是组织管理实际的客观要求。
(四)注意事项和要求
1.内外有别
秘书人员在协调处理问题的时候对不同的对象要有不同的方法，在对外协调时，不能采用强制手段，只能在平等互利，互通有无，相互依存，共同发展的基础上进行。对内协调要按照组织原则，依照实际情况妥善协调好出现的各种问题。
2.办事公道
秘书人员在协调处理事务的过程中，要接触各种各样的人，都应采取公正的立场，对上级、下级均一视同仁，一切要从工作出发。不能用双重标准，搞倾斜政策。
对上，要协调好同整个领导层各成员间的关系。对正职和副职一个样。尽心尽力地为每一个服务成员服务，谁交办的事情都保质保量地完成。在生活上，做到同级同待遇，不厚此薄彼。对老弱病残还应适当多照顾。
对下级、对同事，要善于尊重别人，虚心学习，平等相待，切不可从功利角度考虑问题，亲近有权有势者，疏远职务、级别较低者。出面调停下属间的矛盾、纠纷时，既要按领导的意图和批示办事，又要全面听取下属的意见。将二者有机地结合起来，从实际出发创造性开展工作。 src="/ms/JS/wxgg.js">