秘书写作学的文体归类，历来都采用功用性的分类方法，其结果是始终建立不起“类”的概念，只能停留在“种”的层次上，通常称之为“文种”。由于“文种”之间内在质的联系得不到揭示，因而就形不成“种群”，秘书写作学也就形不成科学的体系。而以揭示 “种群”中内在质的联系为目的的功能性分类，目前尚未实现第二层次分类的突破，因此，秘书写作学的归类理论研究也就没有多大进展。本文试图对这个问题作一探讨，以求建立起秘书写作学的归类理论体系。
一、传统的功用性分类法造成的惯性蓄势给现代秘书写作学的归类理论研究带来了导向性桎梏
文体归类是人们认识文体特征及其本质联系的重要手段。文章的分类方法大体可归纳为四种：一是功能性分类法，二是功用性分类法，三是题材性分类法，四是形态性分类法。其中功用性分类法是我国传统的分类法。
功用性分类法是一种以应用场合、应用领域或具体的读者对象为标准划分文章类别的方法。在我国古代，对文章分类理论进行了全面系统阐述的是刘勰，他在《文心雕龙》中认为： “唯文章所用，实经典枝条”， “故论、说、辞、序，则《易》统其首；诏、策、章、奏，则《书》发其源；赋、颂、歌、赞，则《诗》立其本；铭、诔、箴、祝，则《礼》总其端；纪、传、（铭）盟、檄，则《春秋》为其根”。由此可见，刘勰的文体分类学说运用的是以“文种”为基本单位的功用分类理论。中国文章的分类一直沿袭这一模式。只有多、寡、粗、细和名称的变动。姚鼐在《古文辞类纂》中将文章分为13类，曾国藩在《经史百家钞》中将文章分为3门ll类，采用的都是功用性分类的方法。
从这两大家的分类比较中我们不难看出，功用性分类的优点在于简便、实用，但文种之间没有大的“种群”集结，缺乏对“种群”内在共同质的揭示，形不成“模式”。这就必然会出现仁者见仁、智者见智、众说纷纭的状况。如陆机的《文赋》将文章分为10类，虞挚的《文章流别论》将文章分成11类，萧统的《昭明文选》则分为39类，吴纳的《文章辨体》又分为59类，徐师曾在《文体明辨》中却分出了127类。近代的大学者章太炎先生在《国故概论》中又别出心裁地分出了2类6门12种42目。
功用性分类经过上千年的运动蓄势，其惯性走向的力量十分强大，纷繁杂呈的状况在今天可以说是有增无减。当代秘书写作学的分类理论正处在这一惯性蓄势的强大冲击流中，或政府公文，或司法文牍，或经贸文书，依功用排列出来的文种已多达600余种，他们之间没有大种群的集结，没有大种群集结后凝聚而成的种群“模式”。这说明了秘书写作学归类理论的失控和学科体系的松散。
二、现代功能性分类是在文章归类学中寻求大种群的内在质的联系。建立高层次的理论模式
所谓功能性分类，是指根据文章表达功能的特点来划分文体的类别。而所谓表达功能，主要是指文章反映社会生活的具体方式。通常所说的记叙文、议论文、说明文、描写文、抒情文的五分法，运用的正是功能性分类的方法。我国古代在功能性分类方面较有影响的是北宋的真德秀，他在《文章正宗》中分文章为“辞命、叙事、议论、诗赋”四种。到了近代，以表现功能为标准的分类才更为明确具体，较早的是龙伯纯在《文字发凡》中分文章为记叙文、叙事文、解释文和议论文。引人注目的是高语罕的《国文作法》，他在此书中分文章为叙述文、描写文、解说文、论辩文。这与当代的“五分法”不管是实质性内容还是名称用语都已较为靠近。本世纪20年代中期以来，功能性分类日臻成熟与完善，这一时期的代表人物是施畸、叶圣陶和夏丐尊。施畸在他的《中国文体论》中将文章分为论理文、记事文、抒情文、描写文，叶圣陶在1924年出版的《作文法》中则分文章为叙述文(包括说明文)、议论文、抒情文、描写文，夏丐尊在1926年出版的《文章作法》中分文章为记事文、叙事文、说明文、议论文、小品文五类。汉语大词典出版社出版的《写作大词典》一书曾评价说“这在现代文体学研究方面具有开拓意义”。一直到1939年，商务印书馆出版的《文章概论》一书才提出了较为完整的“五分法”，即分文章为描写文、记叙文、发抒文、议论文、说明文五种。
文体模式，是指具有共同特征的文章模型，它是这一类文章的主要特征、基本规律的科学抽象和本质概括。如果从这一要求出发，秘书写作学的文体归类不应仅停留在功用性分类的层次上，而应切实运用功能性分类的方法来进行文体归类，以确立其严谨的归类理论体系。
秘书写作明显地区别于文学写作之处在于：前者属一种实质性管理活动，后者属一种艺术创作。现代管理理论之父享利·法约尔曾指出：管理活动有五大职能，即计划、组织、指挥、协调和控制。而控制又是计划、组织、指挥、协调的归结点，所以说管理的实质就是一种控制，是控制对象按照预期的方向朝着预期的目标运动。秘书写作文章，正是实现这一控制的一种手段和方法，它是向被控制对象传达、说明领导集团的组织、指挥意图及运动方向和目标的。因此，这类文章总是带有某种程度的说明性，总是以说明为基调，吸取和融合其它表达方式，形成边缘文体。这种以说明为基调的边缘文体对其它表达方式的吸取和融合也是有选择和有条件的。否则，就不可能形成新的边缘文体，构成新的体系。
秘书写作中依照功用性方法划分出的数百个文种，均可以归入议说性体式、描说性体式、叙说性体式、概说性体式和说明性条文体式这五种具有内在质的联系的种群中，我们称之为五大基本文书体式，依此我们就可建立起高驾控层次的理论模式。
三、在议论与说明的边缘聚集而形成的新的种群及它们的理论模式
在秘书写作中，有一大群出现频率很高的文种，如调查报告、可行性研究、经济活动分析、咨询诊断书、质量评估、市场预测、市场动态等。它们既不能简单地归入议论文，也不能简单地归入说明文，而是在议论与说明的交叉边缘区聚集而形成的一个新的种群，我们称之为议说性体式文书。
议说性体式文书绝不应是“议论”与“说明”的简单组合。议说性体式中的“议”，是不同于一般议论文中的“议论”这一表达方式的。在议说性体式文书中，当“议论”与“说明”联姻时，是排斥“论”而接纳“议”的。也就是说，在秘书写作的“议说模式”的文章中，不采用纯理论的推导，不追求论证形式的完备和充分，不完全依靠概念、判断、推导的逻辑手段来组合文章，而是采用“观点 情况”，也就是“议论 说明”的模式来实现“议事、明事、决事”的目的。
“议说性体式”中的“说明”，主要采用概括的方式。它往往撇开个别与具体，从一般和普遍意义上来议说事物的本质属性。“议说性体式”中的说明部分，总是要依靠“议论”或者“观点”的领起，来选择材料、组合材料，实现一个宪整意义的表述。
秘书写作中的议说性体式文书，就这样对其组成的两大基本要素进行特殊处理，从而使它们有机地组合，形成一个具有自身特点的文体模式。
四、在描写与说明的边缘聚集而形成的新的种群和它们的理论模式
在描写、叙述和说明的边缘交叉区聚集着一个大的种群，我们称之为描说性体式文书。欢迎词、欢送词、祝酒词、告别词、旅游景点介绍、名胜古迹解说，以及经贸秘书经常需要撰写的广告文字和商品介绍等，都属于这类文书。这一个大的种群的理论模式的形成，关键问题集中表现在描说性体式对描写手段的可能性与选择性这一点上。描写就是用生动的语言对人物、事件、景物进行具体、细致、形象的摹写和描绘。在具体写作过程中，根据其风格和详略程度，又可分为细描写和白描。细描的文字大多精雕细琢，色彩绚丽斑斓，往往借助对比、比喻、拟人、夸张等修辞手法来加强描写的生动性和形象性。白描则是用精练的文字，朴实地不加修饰地把人物和景物的主要特征勾勒出来。描说性体式文书的理论模式，只选择白描而排斥细描，然后与说明结合，从而构成描说性体式。
描说性体式具有三个鲜明的特点：一是语言上的平正性和装饰性相结合，以平正性为底色；二是文体上的实用性和文艺性相结合，以实用性为主体；三是目的上的宣传性和交谊性相结合，以交谊性为基调。
语言上的平正性和装饰性的结合，是描说性体式的重要特征。如果失去了平正性，那就失去了秘书文书的特色；如果没有装饰性，就达不到宣传、鼓动、引人入胜的目的。例如：
回雁峰是南岳七十二峰之首，潇湘八景之一的“平沙落雁”之所在。峰麓有烟雨池，相传每遇天欲下雨时，池水必然雾气腾腾，故有“雁峰烟雨实堪夸”的美誉；入山处有大雁展翅的铜雕，是雁城的标志。山上亭台楼阁，回廊庙宇与园林小品错落有致。茂林修竹，潺潺飞瀑，人文荟萃，引人遐思，是人们向往的旅游胜地。
这段文字平正性与装饰相结合，而以平正性为底色的语体特点十分鲜明。既做到了事理清晰明白，又给人以形象浑成之感，这正是描说性体式文书能在秘书写作中占有重要一席的原因所在。
实用性与文艺性相结合，这是描说性体式文书在文章体例上有别于一般应用文之处，它是一种介于文艺体裁与应用体裁之间的特殊文体。如索尼电视广告词：
多么清澄的海底，多么绚丽的生命。啊，自然色调，请看彩色电视机：索尼！
这简直是一篇绝妙的描写小品，明朗深远的画面，体贴温柔的情调，再加上多种修辞手法的运用，给人以一种飘逸、陶醉之感。这是文艺作品常用的手法和特有的情调，而应用文中很少见。
宣传性和交谊性紧密结合，充分发挥其诱导功能，这是描说性体式文书的又一特点。如台湾的银座１２５摩托车广告词：
征服青年／人车一体的快感／银座１２５，就是豪迈／年轻的您，总是征服的胜者／银座１２５更显您的八面威风／野性的造型，豪迈奔放／强劲的引擎，快感十足。
这则广告词具有十分明显的宣传性，这里所指的宣传性，是指一定程度的夸饰性。同时，又具有十分明显的交谊性，这种交谊性包含在赞誉性和受益性中，正是通过给对方以赞誉从而实现交谊和诱导的目的。
五、在叙述和说明的边缘聚集而形成的新的种群和它们的理论模式
在秘书写作中，叙说性体式文书涵盖着一个十分庞大的种群，经常被用于管理活动中。所谓叙说性体式，是指以介绍某种具体对象或某一运动过程为目的，以记叙和说明相结合的语体形式为表达手段的书面材料。这一体式具有三大基本特征：一是直叙性，二是概述性，三是表达方式的单纯性。
叙说性体式的直叙性是指文章多用记叙的语言平直地陈述事实，介绍情况，为文章的说明分析提供事实的依据。例如：
宏达漂染有限公司由中国纺织品分公司、四通羊毛衫染织厂、香港××漂染厂有限公司三方合资对××县办汇峰羊毛衫染织厂漂染车间进行扩建和技术改造后形成的漂染专业厂，旨在引进先进染色设备，提高出口棉、毛针织品的染色质量，增加颜色品种，以适应国际市场流行色更换快、变化大的特点，使××口岸针织品在国际市场上具有更强的竞争力。
这一段文字的叙述部分，用平正直质的语言陈述新公司组建的经过，简洁清楚地勾勒出了新建公司的总体轮廓。同时，又为下一个层次的组建目的、担负任务的说明提供了依据和基础。
叙说性体式的概叙性，是指文中的记叙语言经常呈现一种概括程度较高的状态。它追求的是线索清楚、轮廓分明、综合简练的效果。例如：
茅台酒，产于贵州省仁怀县茅台酒厂，已有近３００年历史。１９１５年曾获巴拿马国际博览会奖章和奖状，在全国第一、第二、第三届评酒会议上均被评为全国名酒。这种酒酿造时用曲量大，用辅料少，经过８次蒸粮酿酒，再入库储存３年，才准许出厂。酒度５５度。产品以酱香为主体香，味醇厚，回味悠长，饮后空杯留香浓郁，经久不散。因为酒质优美，风味独特，深受国内外消费者欢迎。
这篇文章仅用了１６０多个字，就将茅台酒的名称、产地、历史和国内外获奖情况记叙得清楚明白，真可谓简明准确，高度概括。
叙说性体式表达方法的单纯性，是与文学作品表达方法的多样性、交叉性比较而言的。要文学作品中，记叙、描写、抒情、说明和议论五种方法经常穿插并用。而秘书写作中的叙说性体式文书的表达方式就比较单纯，叙说中一般不杂以描写和抒情。因为它多用于综合地交代报告管理方面作出决策、制定政策、采取行动、提出要求与建议等的现实背景、具体原由、事实依据等，让有关人员更准确地理解公文内容。
六、说明语体在新的条件下的裂变而形成的新的种群和它们的理论模式
一般文章中的“说明”方法，在秘书写作这个特殊容器里发生了裂变，分裂出的个体经过再度集结，形成了两个使用频率很高的种群。一个为说明性条文体式文书，如章程、条例、规定、办法、细则、合同、协议、守则、民约等；另一个为概说性体式文书，如通知、通告、公告、通报、报告、请示、批复、指示、议案、决定、会议纪要等。这两大种群虽然都隶属于说明这一大项，但其区别是十分严格的。
说明性条文体式的理论模式，具有两项直观性特征：一是结构上的条文化，二是语体上的说明性。凡属这一种群中的各类文种，都以条文式作为基本结构手段，每条文字都要求简短，一事一条；如要细说，则条下分款，款下设项，项下设目，清晰度高，界域感强。在一般文章学的研究中，对这一类文书一般不予提及；在现有的应用写作书籍中，也只作单一的操作性说明，并没有进行归类性的种群研究。可是在秘书的写作实践活动中，它们却具有十分重要的作用，而且运用的频率极高，应用的范围也极广。为了提高驾驭此类文书的能力，不少人都在作集约性研究。
说明性条文体式文书包括三大类型：一是法规性条文体式文书。二是民约性条文体式文书，三是契约性条文体式文书。不管是哪种类型，它们都处于说明性条文体式理论模式的总体驾控之下。
秘书写作中的概说性体式由一大群用于办理日常事务的文书组成，在行政管理活动中起着传递信息、协调行动的作用，因而总是要介绍情况、说明经过、证明讲清道理。这就决定了这一文书群体的两个共同特点：一是表达方法上采用以说明为基础的由夹叙夹议而形成的综合性，二是由内容叙述上的简明扼要而形成的概括性。
这一种群的基本结构方式是总分式逻辑结构。所谓总分式逻辑结构，是指其组句成段和组段成篇时，总是按照事理的内在逻辑关系来处理；或采用演绎方式，由总说到分说；或采用归纳方式，由分说到总说。但它们又不同于一般的演绎推理或归纳推理。这里的“总”，一般用以说明制文根据、制文目的、制文背景，或总观点、总原则，或对全文作总的扼要概括，以提起全文。这里的“分说”，是指将文件的基本内容分列为几个基本方面加以具体表达。它与“总说”的关系也有几种情况：或是由因到果的因果关系，或是由一般到个别的原则与具体的关系。不管何种情况，“总说”都要简洁。有时，“总说”也可省略，这属于理论模式驾控下的变体。尽管概说性体式文书个体之间的文字长短差距甚大，其基本模式却较为一致。
从以上的论述中可以知道，秘书写作学归类体系的首要层次由议说性体式、描说性体式、叙说性体式、概说性体式和说明性条文体式五大类组成，每一“体式”之下又涵盖着不同的“文种”。同一“体式”下的“文种”有着内在质的一致性，并能以“文体模式”的形式显示出来。这就建立起了一个简明、严谨的秘书写作学的归类理论体系和种群模式，它不仅能够有效地指导秘书的写作实践活动，而且为秘书写作学理论体系的完整性奠定了基础。