商务英语实战：如何写好商务报告（中）

文章作者 100test 发表时间 2007:12:15 12:20:27
来源 100Test.Com百考试题网

四、商务英语报告各构成部分写作介绍

一般来说，商务英语报告的常见构成部分有：摘要（Executive Summary）、标题（Title）、导言（Introduction/ Terms of Reference）、材料收集方法（Methodology/Proceedings）、调查结果（Findings）、结论（Conclusions）、建议（Recommendations）、附录（Appendices）等。以下就各个部分的内容及其写作方法分别讲解。

（一）摘要（Executive Summary）

一份正式且篇幅较长的报告通常在报告的前面加上摘要。摘要一般不超过一页，是报告的导言、调查结果、结论和建议的内容总结。这部分一般是在整篇报告写好以后再写。非正式或篇幅较短的报告则无需写报告摘要。写摘要时，应注意以下几点：

· 尽量限制段落的数量，一般可用三段式：报告的目的、报告的调查结果和结论、报告的建议。
· 摘要写作的时态用一般现在时，因为报告已经存在。如“This report shows…”属于正确表达，而“This report will
show…”则不妥。
· 报告摘要中无需引用具体数据。可用“by and large、the vast majority、only a
few”等语言表达大概的数据或趋势。

（二）标题（Title）

报告的标题应尽可能概括报告的内容，因为它是整篇报告的信息浓缩，而且标题应该准确、客观，不应像报刊文章标题那样为了吸引读者的注意力而别出心裁。此外，标题应该是名词短语或动名词短语。如以下几例：“Report
on Improving the Training Methods of HDC、Report on the Proposed Incentive
Scheme、Report on the Adoption of Flex-time Working Systems”。

（三）导言（Introduction/ Terms of Reference）

在导言部分，扼要地说明一下报告的写作背景和主旨。此外，还应该注明报告提交给何人、何时提交的。如果是事件调查报告应首先说明事件的经过，包括事件发生的日期、时间、地点、情况叙述等。以下是导言部分写作的常见句型：
· The report examines/explains...
· The purpose of this report is to…investigate/evaluate/study…
· The objective of this report is to…recommend/analyze/give…
· The aim of this report is to…feedback/estimate/assess…
· Enclosed is a report about...

（四）材料收集方法（Methodology/Proceedings）

报告的这部分应说明收集信息或资料的方法和步骤。在报告中注明提供这一信息可以增强报告的真实性和客观性，尤其是意见调查报告。当然并不是所有的报告都需要收集资料，因此，并非每一种报告都需要提供这部分内容。这部分内容在整篇报告所占篇幅较短，可以写成一个段落。以下是该部分写作的常见句型：
· A sample of workers was individually asked for their opinions.
· A questionnaire was completed by those who were surveyed in this
project.
· The information was mainly achieved with a number of telephone calls to
manufacturers.