图书馆项目管理的模式和方法

文章作者 100test 发表时间 2008:01:22 16:06:44
来源 100Test.Com百考试题网

任何社会机构作为社会活动的基本细胞都有其定位和属性。计划经济年代国家操办一切，任何机构单位都纳入国家政府管辖范围。随着改革的深入以及我国加入WTO，企业的经济细胞作用凸显，政府机构、企业和事业单位三类机构的划分格局是否能继续维持下去？图书馆作为事业单位的法律地位是不是稳定？图书馆的实体性质到底是什么？将来的发展趋势是什么？这些都不能肯定。然而只有一样可以肯定，那就是图书馆的管理模式不会一成不变的，从大的意义上来说，项目管理给我们提供了变革的契机。
　　任何社会机构的管理都是围绕其职能和目标施行的，图书馆的核心价值在于通过对各种文献保存和利用达到交流知识，传播文化的目的，图书馆的管理也必然服从于它的目的,维持着图书馆功能的正常发挥。图书馆的管理在很多方面与一般社会机构的管理是相同或近似的，例如人事管理、财务管理等等，然而所不同正是其实现核心价值的管理：业务管理。图书馆的业务管理围绕其业务流程而设计，涉及资源采购、编目、典藏、流通、期刊管理、读者服务等整个业务过程的各个环节，随着计算机的应用，业务管理的整个过程被固化在图书馆自动化系统中，构成图书馆管理的中心内容。 　　然而随着数字化和网络化的发展，图书馆的信息环境发生了很大的变化，数字图书馆的提出就是这样一种变化的结果。在向数字图书馆过渡的过程中，传统的图书馆业务管理必须建立一种自学习、自适应的机制，调整自身，才能适者生存。项目管理的许多理念和方法正好提供了这种可能性，它正在为业务管理提供营养：在项目管理中探索的行之有效的做法，常常被固化、被吸收为业务管理的组成部分，从而使业务管理不断得到发展和提高。这个过程正在企业管理领域非常激烈地进行着，例如企业流程再造（re-engineering）、知识管理等等的提出，都经历了这样的过程。
　　从前文所述的项目管理的概念中可以看出，项目管理不是对原有社会机构任何管理模式的取代，而是一种补充。
　　从整合社会资源的角度考虑，现代图书馆常常被赋予更高的目标，它已不再是只具有保存文化、传播知识、娱乐大众等传统功能的机构，各级政府和社会大众还希望它同时兼有信息枢纽的功能。在我国，一些大型的图书馆常常能够提供非常专业的信息咨询与研究服务，常常拥有非常现代化的信息加工、制作能力，有的甚至拥有图书、期刊、电子资料等非常全面的出版发行资格，能够开发、研制和出版多种数据库和其他信息产品。这类图书馆实际上已经成为信息服务产业的一部分，有能力向社会提供全面的高水平的信息增值服务。项目管理这种形式能够为复杂机构的管理提供面向任务的实现机制，使这些机构能够集中人力或其他资源实现一些特定的目标，任务，突击解决一些瓶颈问题，克服单兵作战的不足。

　　图书馆的机构设置来自于传统图书馆的管理模式，现代图书馆常常要实现一些实验性、临时性或突发性的任务，在原有管理框架中难以解决，必须要借助项目管理这种灵活的方式，资源投入有限，目标明确，经试行后再考虑与原有机构建制进行整合。

　　由于大量采用IT技术，图书馆在转型或“升级”的过程中会涉及到很多项目，同时图书馆由于在IT方面的人才不足，常常采用资源外包的方式管理IT系统甚至数据，项目管理的应用将不可避免甚至非常普遍。
　　构建学习型组织，实现扁平化管理，都需要引入项目管理“打前站”，或借助项目管理的方法进行实施。项目管理的方法和工具也有利于使以往的一些凭感觉或经验的管理，演化成依据完整计划和科学测度的高精度、高效率的管理。
　　
　　图书馆工作中哪些内容可以作为项目进行管理？

　　就项目的属性来看，凡是目标明确、有一定独立性、必须利用一定的资源完成的工作都可以作为项目，因此在引入项目管理以前，图书馆早就在同项目打交道了。项目不一定必须按项目管理的程序和方法来做，但是项目管理的方法往往能够带来出奇制胜的效果。
　　图书馆工作有许多内容可以成为“项目”，例如图书馆的馆舍建设一般都是按照项目管理的方法进行运作，我国建筑行业自70年代后期就开始普遍采用项目制，以后扩大到各类工程。著名数学家华罗庚在推行项目制方面做过很大贡献。

　　图书馆的计算机应用开发项目也多采用项目制进行管理，这也与IT公司普遍采用项目制管理有关，几乎所有的软件公司都全面采用项目管理，软件公司职能部门设置的目的就是为大大小小的项目组服务。类似采用全面项目管理的机构还有广告公司、影视制作公司等等。

　　图书馆是否能够全面推行项目制管理呢？目前有一种“项目泛化”管理思潮，认为任何管理对象都可以泛化为“项目”，甚至包括日常重复性的工作，也将其看作是可重复的项目。但图书馆的传统管理还是行之有效的，我们不主张这种项目泛化。

　　但是图书馆管理工作中的确有许多内容可以作为项目进行管理，除了上述的工程类、IT技术应用类项目之外，凡是与图书馆现有机构建制基本无关（即现有组织机构中没有“当然”的部门应该从事这项工作），有明确的目标，需要调动一定的人力、物力、财力在一定的时间内完成的工作，都可以列为项目，这些工作如果按照项目管理的规则去做，一定能够带来事半功倍的效果，而且常常可以调动馆内外各种资源，消耗最小，利益最大，并避免传统管理的许多弊端。

　　项目的生命周期和管理流程