秘书学术论文：浅论秘书人员的隐形能力秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2009:01:25 07:26:34
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秘书人员的能力素质是一项复杂的系统工程，也是开展优质服务的重要保障。一般而言，人们对文秘人员的文字综合、组织协调、分析判断能力要求比较明确，认同程度较高。但笔者认为，随着时代的变化，特别是秘书工作环境的变化，应深化对文秘人员素质内涵的认识，尤其是对那些易被忽视、却又必不可少的“隐形”能力，应有意识地加以锻炼和培养。
一、在工作要求提高、心理压力加大的环境下，不可忽视保持快乐能力
严谨、细致是对文秘人员的基本要求，也是优质服务的基本内涵。但文秘工作经常是事连事，节奏快，要求高，特别是随着领导素质的提高，对文秘工作的要求越来越高，使文秘人员极易患紧张型的“现代病”。没有良好的心态，优质服务就难以落到实处。因此，在工作压力加大的环境下，善于保持快乐非常重要。据报载，外国一家跨国公司招聘策划总监，层层筛选后将余下的三位佼佼者封闭在一个房间里，用闭录电视观察，要求等待考题的送达和最后的考核。五天过去后，考题没有送达，结果出来了，那个不急不躁、保持快乐状态的人被聘用了，理由是快乐是一种能力，能够在任何环境中保持一颗快乐的心，可以更有把握地走近成功。这给我们提供了很好的启示。如果神经绷得过于紧张，就容易枯躁厌烦，力不从心，产生消极情绪，甚至缺乏工作标准和高度；保持快乐，能使自己处在一个良好的状态，更好地搞好服务。一要以苦为乐。但凡有所成就的人，都是经过“劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身”体验和考验的。“不经历风雨，怎能见彩虹”。当你做出了成绩，你就会感到苦也值得，苦也快乐。文字工作真正钻进去了，进入了状态，不仅思路豁然开朗，材料写出来后还会有一种成功的喜悦，服务状态也会不断改进。二要以近为远。即要看得远，用大视野、大胸怀来看待文秘工作。态度决定行动。有了良好的心态，重压之下的工作也会轻松，奉献的事情也会乐意。文秘人员从事的是幕后工作，不登台、不亮相、不留名。必须甘于奉献，志存高远，不能患得患失，斤斤计较。只有达样，才能淡泊名利，宁静致远。三要以张为驰。“文武之道，一张一弛”。要学会举重若轻，自我调控，积极培养各种兴趣和爱好，参加一些有益身心健康的文化娱乐活动，及时消除心理疲劳。遇急事不急，烦事不烦，沉着应对，冷静处理，在积极的心态中做好工作。
二、在知识更新加快、信息量显著增加的情况下，不可忽视定向突破能力
具备宽广的知识，熟悉各方面情况，有利于提高文秘人员的服务水平。但随着信息技术的迅猛发展，知识量的大幅增加，成为各个行业、各个领域的通才已不可能。因为无论多么优秀的人才都有时间和精力的限制，必须在一定的时空范围内明确主攻方向，实行定向突破。面对服务领域和服务对象的变化，文秘人员应树立定向突破思维，一个主题、一个领域地钻研。在商界，有一种“隐形冠军”现象。很多国家出口创汇最多的往往不是那些有名的大公司、大企业，而是那些在某一个领域定向突破，业务做得非常精、尖的小公司、小企业。他们的产品比较专一，但遍布全球，需求量和效益十分惊人，是真正的“隐形冠军”。所以，在力求拓宽知识广度的基础上，要注重向专的层面深化。一是要立足本职突破。要干一行，爱一行，精一行。对于领导交办的每项任务，对于公文材料的撰写，都要用珍惜机遇的眼光来看待，用科研选题的方式来运作，力求思考的广度和深度，搭建发展的平台。要明白组织和领导评价文秘人员能力素质的一条标准，就是文字材料的思想深度。切忌认为会写材料，就会变成“文字老人”，实际上很多领导同志都从事过文字工作，都是文章高手。二是要立足兴趣突破。兴趣是最好的老师。从事自己感兴趣的工作有时能更快地取得突破。要结合自己的个性特点，在可能的范围内准确定位事业发展的“着力点”，长期坚持，不懈努力。三是要立足需要突破。“时代需要什么，我们就干什么”。不能盲目去“突”，要用发展的眼光，根据社会发展需要选择突破点。当前，在人才的构成上，普遍存在党政人才多，科技人才和懂经营、会管理的企业家人才偏少的现象。文秘人员要立足这一现实，注重改善知识结构，努力将自己培养成为社会需要的人才，提前做好各项准备。
三、在领导方式变化、价值取向多元化的背景下，不可忽视换位思考能力
换位思考能力是指站在对方的位置上思考问题、分析问题的能力。换位思考能力不强，参政设谋服务就会受到限制，层次就不会很高。对文秘人员而言，换位思考应是一种立体的、动态的、多维度的，应当体现一种思想，一种境界。应充分认识到，当前领导方式发生了重大而深刻的变化，单纯的行政命令已无法适应时代的要求，党政机关从权力运作为主向公共服务为主是大势所趋；广大人民群众的思想观念和价值取向也在发生相应变化，尤其是民主诉求的意愿在不断增强。这就要求文秘人员在参政设谋中，应站在领导、地方、部门和群众的角度，多方位思考。一是要强化换位思考意识。意识是行动的先导。意识增强了，换位思考的自觉性才会增强。现在，文秘人才的整体素质大大提高，但仍感到文秘人才十分缺乏。究其原因，很重要的一个方面，就是很多文秘人员习惯于被动服从，缺乏符合时代特征的思想和观点，不能准确地站在多个层面思考。譬如撰写领导讲话稿时，模拟领导的思路不够、摸拟听众的角色意识不浓。所以，要学会观察领导怎样决策和分析解决问题，并假如自己是一名领导，遇到这些问题该如何处理。经常比较自己的方法与领导的思路有哪些异同，从而激发灵感，寻找角度。二是要掌握换位思考方法。坚持辩证换位思考，既站在领导的角度，也站在群众的角度；既站在宏观的角度，也站在微观的角度；既站在历史的角度，也站在现实的角度，根据不同的对象，不同的时间和场所来思考。对同一问题，也要根据不同条件，发生相应的变化。三是要注重换位思考成果。换位思考不能只思不讲，要敢思敢讲，将思考变成成果。要克服心理障碍，对于一些超前性的问题，不能因为还没有考虑成熟就认为没有讲的必要。实际上，有些不成熟的观点对领导来说也有启发、参考和提醒作用。因为思考是一种境界，讲出来又是另一种境界。尤其是撰写文稿，能否用书面的方式“讲”出来，是检验文秘人员想不想问题、想问题深不深、能力水平强不强的一个重要标尺。只有善于换位思考，写出的材料才会立意高，参谋的层次才会高，文秘才会有深刻性和说服力。百考试题编辑整理
四、在人才评价内涵拓展、职业竞争激烈的格局下，不可忽视自我成长能力
自我成长与优质服务是一个互动的整体，良好的自我成长能力有利于推进优质服务，优质服务也有利于促进文秘人员成长。文秘人员处在领导身边，有着得天独厚的优势，理应成长更快。但实事求是地讲，有的同志从事文秘工作的时间虽然较长，却一直没有多大建树。个别甚至除了会写几句领导讲话稿，其他能力素质非常弱，成为“书呆子”，很难适应其他工作之需要，在职业竞争中处于弱势地位。究其原因，主要是忽视自我成长的意识，丧失了践行优质服务的机会。环境和机遇给了文秘人员一个较好的成长空间，但并不等于你就能很快成长，关键要靠自己。所以，应当珍惜机会，将自己放在时代的大背景下，超前定位，适应工作需要。一是要向标杆学习。非学无以广才。文秘人员要把学习作为第一任务、第一要求，时刻做好“战备训练”。要见贤思齐，自觉树立学习的标杆，以谦虚的态度，克服“文人相轻”的倾向，虚心向领导学，向同事学，向实践学。二是要以激情发挥。进取心对一个人的成长十分重要，缺乏进取心，工作就会缺乏热情和动力，自我成长就会无从谈起。哈佛大学一项调查显示，人的潜力在缺乏激励时，只能发挥 20%—30%的潜力，而在良好激励状况下，将发挥80%—90%。时下，很多人不大热爱文秘工作，尤其是写材料，“熬”的思想十分严重，极不利于文秘人员的成长。要克服这种现象，树立强烈的事业心，给自己制订较高的人生目标，时刻用目标激励。深刻领会“条条道路通罗马”的道理，培养良好的文秘工作情结，始终保持蓬勃向上的进取心态，沉下心，钻进去，以文秘工作能力的提高带动整体工作能力的提高。很多实践证明，在文秘工作岗位能够取得突破的，不论今后从事何种工作，都是一种难得的能力储备。三是要不断超越。要经常拿起镜子照一照，静下心来认真分析自己的优劣长短、成功与失败，有了一定成绩和进步不能沾沾自喜，自我陶醉。要注重回顾总结，在总结中提升发现问题、分析问题、解决问的能力，逻辑思维能力和理性思维能力。 F8F8"