秘书证试题练习——信息与档案情景题

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:30:52
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二． 情景题
1．你是正大公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你拟出信息收集的基本方法和信息传递工作中应注意的事项，并于今天下午在小会议室向她做一下介绍。
参考答案：
（1） 介绍收集信息的基本方法：
1） 观察法
2） 阅读法
3） 询问法
4） 问卷法
5） 网络法
6） 购置法
7） 交换法
（2）介绍信息传递工作中应注意的事项：
1）区别对象按需传递信息
2）做好例行信息的传递工作
3）加强非例行信息的传递工作
4）收到的信息中发现重要情况要立即传递信息
2．公司经理要求你整理刚刚收集到的几份反映同一问题的信息，在决定信息取舍时，你将采用哪些方法？
参考答案：
在这种情况下，信息的取舍可采用两种方法：一是将几份信息选择其重点、特点，综合成一份信息材料；二是择优录用，选择宏观的，淘汰微观；或选用典型的，淘汰一般的。

3．你是宏达公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你向她介绍信息收集的渠道和信息传递的方法。
参考答案：
（1） 介绍信息收集的渠道：
1） 大众传播媒介（广播、电视、报纸、期刊等）
2） 图书馆
3） 数据库
4） 供应商和客户
5） 贸易交流活动
6） 信息机构
7） 关系渠道（海关、银行、商检、工商、税务、保险、统计等部门）
8） 调查渠道（深入市场，实地调查）
（2） 介绍信息传递的方法：
1） 语言传递（对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等）
2） 文字传递（将各种信息编成文本、表格、图表等进行传递）
3） 电讯传递（电话、传真、电子邮件）
4） 可视化辅助物传递（影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏）
4．公司最近研发出几种新产品，为了向社会推广，拟在展示新产品期间举行一次新闻发布会。作为秘书的你将如何为这次新闻发布会做准备？
参考答案：
1) 要落实发布会日期、地点、出席名单；
2) 准备展览用品、赠品；
3) 制作工作人员及展览会使用标牌；
4) 发请柬和资料
5) 拟写及印发有关信息材料
6) 布置会场
5．下面是择取的XX市卫生局某年度形成的10份文件材料，请你按已学过的立卷方法，将其进行分类并组成案卷、拟写出案卷标题：
1）XX市卫生局关于干部职工中级培训的几点意见
2）XX市卫生局关于全市卫生系统干部职工免费脱产学习几个问题
的通知
3）XX市卫生局关于2004年卫生护士学校招生的通知
4）XX市中心医院关于对余XX所犯错误的处分决定
5）XX市卫生局转发市中心医院《关于对余XX所犯错误的处分决定》
的通知
6）XX市卫生局关于举办中等技术培训班的通知
7）中共XX市委关于任命 刘X为卫生局党组副书记的决定
8）XX市卫生局关于王X等同志职务任免的通知
9）XX市人民政府关于卫生局李X等同志的任职通知
10）XX市卫生局关于钟X等同志的任职通知