秘书的重要职业技能：日程安排——总体日程安排

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:41:32
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领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。

（一）总体原则：
Ø.了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，
-优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；
-了解公司业务发展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；
Ø.对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；
Ø.明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；
Ø.定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；
Ø.注意日程安排的时间松紧，适当安排；

（二）经验与技巧
Ø.周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；
Ø.在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；
Ø.根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；
Ø.对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；
Ø.不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；
Ø.控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；
Ø.掌握近期要回避的人物；

月/周计划安排模版
Ø.可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可；
Ø.也可按照总经理习惯，自行制作日程表。