秘书资格考试从业经验：商务秘书漫谈

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:41:59
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商务，它不单纯是指商业，而是包括工业企业、农业企业、商业、服务企业等领域在现代市场经济环境中所发生的一切商业性活动。所谓商务秘书是泛指在工业企业、农业企业、商业、服务企业等领城中，协助领导处理商业性活动的秘书人员。

一、商务秘书的概念内涵和沿革

商务秘书是在市场经济条件下兴起的一种社会职业，他们具有熟练的行政管理与文字处理技能，以投资经营者和商务管理者为服务对象，主要从事行政办公事务性工作和决策辅助性工作，有时，在授权范围内履行代理职权。

任何社会职业的形成都要经历一个漫长的过程。商务秘书这一社会职业的萌发、演变和形成当然离不开商业的起源、变化和发展。远在母系氏族社会时期商品交换有了一定的发展，从一些传说中，可以看到我国商品交换、市场、商业起源的一点线索。《易经·系辞下》记载：“疱牺氏没，神农氏作，列 于国，日中为市，致天下之民，聚天下之货，交易而退，各得其所。” 神农氏生于姜水，在今陕西歧山东，可见，这里记载的是我国北方原始集市状况。《世本·作篇》则记载了“祝融作市”的传说，祝融活跃在我国南方两湖一带，可见，长江以南同黄河流域一样，也出现了商品交换和市场。在夏、商时代，发生了第三次社会大分工，“它制造了一个不从事生产而只从事商品交换的阶级——商人”(《马克思恩格斯选集》第4卷。社会上也出现了一种专门从事商品交换的经济事业——商业。商人的出现，商业的产生，为商务秘书这一社会职业的出现提供了前提和基础。

至商、周时代，我国商业发展己有了一定规模，据《六韬》记载：“殷君善治宫室，大者百里，中有九市。”“宫中九市，车行酒，马行炙”。可见商都的市肄、商业已初具规模，《诗经·商颂》曾生动形象地描绘说：“商邑翼翼，四方之极，赫赫厥声，濯濯厥灵。”随着交换数量的增多，物资交流的地区也日益扩大，交换的距离更日益辽远，据《易·复》记载：出门经商的人往返需“七日来复”，有的则长达数年，《易·渐九三》中记载说：“夫征不复，妇孕不育”。这时，便出现商人对于经营助手的需要，于是就有了“小臣”的出现。这便是我国商务秘书的萌芽。“小臣”们在授权范围内行使代理职权，处理各种商务事宜，实施办事职能。

经过周代的发展，到春秋战国时期商业界出现了名商大贾，他们拥有“千金”、“巨万”之富。例如范蠡、子贡、猗顿、郭纵、乌氏倮、白圭等。时至今日，人们仍然将经营商业称作“陶朱事业，端木生涯”，其中，“陶朱”是指范蠡，“端木”是指子贡。范蠡字少伯，春秋后期楚国人，曾是越王勾践的谋臣，辅越灭吴后，便更名易姓，弃官经商，定居陶邑，自称“朱公”，后也称为“陶朱公”。据《史记·货殖列传》记载：他到齐国都城经营商业，盈利千万；后散发家财，移居定陶，又逐什一之利，积资巨万，为天下富翁。子贡复姓端木，名赐，春秋后期卫国人，就学于孔子。《论语·先进》中记载有孔子对子贡的评议：“赐不受命而货殖焉，意则屡中”。他是说子贡宁愿经营而不愿做官。善于猜中行情，预测市场，后至“家累千金”。其社会地位也令人刮目，《史记》中曾记载说：“子贡结驷连骑，束帛之币以聘享诸侯，所至，国君无不分庭与之抗礼。”所以，“陶朱事业，端木生涯”，就成了中国工商界的世代楷模。这些名商大贾的出现，促使商业经营有了两大实质性变化：一是对经营谋略的追求；二是有了商业经营办事机构的设置。

范蠡之所以能富之“巨万”，《史记·货殖列传》中认为他“善治生者，能择人而任时”。所谓"“治生之学”集中表现在《计然之策》中。《史记、集解》引《范子》说：“记然者，葵丘濮上人，姓辛氏，字子文，其先晋国亡公子也。尝南游于越，范蠡师事之。”可见“计然之策”是指计然的商业经营理论，其核心部分是强调商业经营过程中的“时断”与“智断”。据《越绝书·计倪内经第五》记载：“时断则循，智断则备，知此三者形于体，万物之情，短长逆顺，可观而矣”。所谓：“时断”是指掌握天时变化的规律；所谓“智断”，是指选择贸易对象。计然的商业经营理论确已接触到经商的一些规律性问题，并已在经济上接触到价值规律调节商品生产的问题，范蠡依靠计然的商业经营谋划而至巨富，由此可知，在当时的名商大贾身边，己聚集一批智囊人物为他们提供决策理论、决策依据和诀策方案，实施辅助决策的功能，这就是我们常说的参谋功能。这正是今天高层次的商务秘书所要担负的职责，只不过当时这批智囊人物往往没有固定职衔和职责，多以师、友，或宾客的身份出现。名商大贾的出现，促使萌芽状态下的商务秘书职能逐步走向完善。

这些名商大贾们的经营规模和拥有的流通资金己达到了相当的程度。《韩非子·解老》中曾把“上有天子诸侯之尊”和“下有猜顿、陶朱、卜祝之富”相提并论，这就可见一斑了。战国时期的白圭曾提出“人弃我取，人取我予”的经营谋略，他主张：“夫岁熟，取谷，予之丝、漆茧；凶，取帛、絮，与之食。”意思是在丰收的年成，由于粮食大量上市，应购进五谷、粮食商品，并将存贮的丝、漆、茧等非粮食产品出售给别人；在粮食歉收之年，应多购进帛、絮等农林副业的非粮食产品，多出售粮食。这样可以从不同商品的贱买贵卖中获利。白圭的这一经营谋略必需以雄厚的资金作为基础，必然会形成相当的经营规模。如此数量的资金流通，如此规模的贮存、销售，没有较为完善的经营机构设置是不可能的，这样就有了帐房先生和伙计的出现。“伙计”这一群体主要负责储运，“先生”这一群体主要负责营销，“帐房”则主要负责接待、洽谈、日常事务和会计业务等，将办公室和总会计室合为一体，大约相当于现在的综合办公室。这便是商务秘书办公机构的萌芽。

由于封建社会在我国维持了一段漫长的时期，近代工业和近代商业出现较迟，因此，具有现代意义的商务秘书，特别是一种社会职业，作为一个社会群体，则一直到本世纪下半叶才形成。如果从世界范围来看，18世纪下半叶在英国发生的工业革命，把手工作坊变为近代化工厂，同时也促使商业发生了实质性变化，引导了商务秘书这一社会群体的出现，最早论述工商企业秘书职能的是法国科芒特里——富香博采矿公司总经理享利·法约尔，他在本世纪初的著作中，主张在总经理下面设置类似秘书的参谋人员，负责通讯、会客、记录、联络、计划、检查等工作，向经营者提供帮助。可见，商务秘书是随着现代规模商业的产生而出现的一种社会职业。

二、当代商务秘书工作的整体功能和机构设置

为了适应商业公司和商业企业群体组织结构的需要。商务秘书工作的整体功能，大体以三个层次的形式分别表现出来：

1、直接辅助层。这个层次的商务秘书群体，通称商务助理，如董事长助理、总经理助理、经理助理等。主要行使商战谋略和行政代理职能，有的直接进入领导核心。在实际商务秘书工作中，他们与领导层最为接近，又大多具有秘书工作的丰富经验。在他们手下一般都有大、小不同或密集型或松散型的工作班子，并对其负有组织领导责任。在这个班子的支持下，充分发挥“领导智囊”或“领导左右手”的作用。商务秘书工作的辅助决策和实施综合管理功能主要依靠这一层次的商务秘书群体来实现。

2、行政执行层。这个层次的商务秘书群体通称经理秘书，具有较强的办事能力，则是这个群体的显著特征。在管理系统中他们处于直接辅助层的外层，一般从事属于秘书工作范畴的事务工作，他们主要接受秘书部门主管的工作指令；办理各项具体事宜；他们也当参谋，但这种辅助决策大多是间接的，往往是寓参谋于办事之中。商务秘书工作的办文、办会、办事功能主要依靠这个层次的商务秘书人员来实现。

3、技术操作层。这个层次的商务秘书人员通称企业文员，他们的工作较为单纯，具有明显的专业性和技术性，如办公室内务、文书收发管理、档案管理、各种办公机器的操作等，积极提供专项服务、保障领导工作、管理工作的正常运行，是这一层次文秘人员最主要的功能，而熟练的专业技术能力，则是这一层次商务秘书最显著的特征。

如果我们从机构设置的角度作横向考察，为了适应商业公司和商业企业群体的需要，现代商务秘书的整体功能可以分列为六大系统：

（一）以信息调研为主体的参谋系统。这一系统的主要任务是负责本企业生产经营方面信息的收集、筛选、加工和反馈；负责大型会议等重大活动的筹划和组织；负责本企业目标实施过程出现的问题的调查研究以及决策意见的初拟。

（二）以计算机管理为主体的决策支持系统。他们负责整理并及时提供商品的进、销、调、存及财务等情况的数据，帮助企业领导明确决策目标和进行问题的识别。

（三）以文件制发、传递为主体的办文系统。他们的主要任务是外部文件和领导批示的收签、呈阅、转办、清缴、销毁；本企业文件的草拟、审核、呈签、登记、分发、打印、保管等。

（四）以树立企业形象为主体的公关系统。他们的主要任务是获取商品形象、组织形象、科学技术信息，并对企业整体形象、经营方针、目标、计划以及公众环境和市场环境分别进行评估、预测，向领导提供咨询建议；在企业和公众之间进行双向信息传递，开展传播沟通活动。