外经文书的种类、作用及其写作特点

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 23:08:04
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外经文书是一种专用文书。它是我国与世界各国在经济、技术、贸易交往中所使用的一种特定文体．随着进一步地对外开放，影响型经济的大力发展，对外经贸活动的不断扩大，具体经济事务日益增多，这类文书的使用频率越来越高。为此，笔者通过调查了 ，以及工作和教学的实践，介绍一下有关对外经济文书写作的基础知识。


一、外经文书的种类

对外经济文节的种类较多，不下数十种，尚无准确统计，且有发展趋势。分类的标准颇不一致，但丛目前实际使用的情况看，大 上有以下几类；

(一)书信类。主要是在经贸业务活动全过程中联系和交往的函，包括询问信、回复信、说明信、交涉信、认可信、告知信等。这来往信函，在外经文书中占有一定的分量。

(二)电报电传类。主要是处理对外经济事务所发出的业务电传真。因为书信通过邮寄比较慢，有时为了讲求时效，不得不使电报和电报传真，事后也可再补写书信，作详细说明。

(三)记录纪要类。这类文书主要是在同外商外资外国经济组进行业务洽淡或会谈过程中而形成的文书，包括备忘录、会议记录、会谈纪要等。在此类文书中，记录人员和参加会议或会谈的人都要签字，以示负责。

(四)合同类。包括我方与外商外资企业及国际组织所签订的一种经济合同和协定，如贸易合同、信贷合同、技术合同，租赁合同、代销合同、加工合同、运输合同、保险合同等。

(五)协议性文书。中外双方协商或认可的带有协议性质的文书，如意向书、意见书、建议书、协议书、合资合作企业的章程、规定等。

(六)法律性文书。主要是涉外诉讼方面的文书，如起诉书、答辩书、调解书、裁决书、委托书，各种证明文书等。

(七)公开性文书。主要是各种广告、商品说明书、简介，以及公告、通告、启事，声明等一些公开性或宣传性的文书。

(八)礼仪性文书。如欢迎词、欢送词、告别辞、祝酒辞、贺电、贺信、贺年《节日)卡片、请柬等。

此外，有些商事、财务方面的专用凭证，因为属于票据之类，就不列为外经文书之内。


二、外经文书的作用

对外经济文书是开展外经外贸活动的不可缺少的工具，起着十分重要的作用。

一是联系作用。我们对外开展经济贸易活动，以及对外向型经济事务的处理，不可能事事面对面地商谈，有的远隔重洋，也不便于直接对话，往往通过书信来往和电报传真进行业务协商，意见交流、询问和答复问题，从而排除障碍，打开局面，推进业务的开展。在这里，外经文书在各个环节上都能发挥联系的作用。

二是执行作用。对外经挤技术贸易的业务活动必须有依据，而许多外经文书的内容就是执行的依据，有的是明确规定某一方面必须履行的条款。例如，合同、协定、会谈纪要等外经文书，一经双方签字，便产生了法律效力，双方都要严格履行，否则就要承担经济责任，而这些文件也就是执行的依据，文件本身就起到执行的作用，对当事人有一种必须执行的约束力。
三是保证作用。或者叫法律作用。因为在开展对外经济技术贸易业务活动过程中，总会碰到一些阻碍和问题，或者是某一方面违背合同和协议，或者是发生纠纷，这就必须提出诉讼或申请，通过仲裁或判决解决，使经济贸易业务活动得以顺利进行，免受经济损失，维护我国的正当利益。所以，这些法律文书就对外经外贸活动起了有效的保证。

四是宣传作用。外经文书中的一些公开性文种，如广告、通告、启事、说明书等，具有广泛的宣传作用。有的是宣传企业的服务宗旨，有的是宣传商品知识，有的是宣传我国外经外贸有关的方针政策与投资环境，有的是对外发布工程项目的招标，等等。通过向国外公开宣传，进一步扩大影响，提高信誉，发展对外经济贸易业务。
五是交际作用 我们对外要广交朋友，结识客人，要开展必要的正常的活动。使用礼仪性文书，就能发挥交际作用。它能加强联系，促进了解，联络感情，增进友谊，推进我国同世界各国在经济技术上的友好合作与交往，有时甚至能起到一种意想不到的作用。比如，当业务会谈陷于僵局时，一篇好的祝酒辞、欢迎辞，往往会创造轻松愉快的气氛，起到融化冰冻、缓和情绪、挽回局面的效果。

当然，每一种外经文书不一定同时具备上述五种作用，但某一种文书都有其特定的不可替代的作用。